nach Art. 28 DSGVO – zwischen dir als Verantwortlichem und uns als Auftragsverarbeiter über die Daten, die du in rechtlichen Betreuungen, Verfahrenspflegschaften und Nachlasspflegschaften verarbeitest.
Verantwortlicher ist die Nutzerin oder der Nutzer dieses Kontos – als rechtliche Betreuerin oder rechtlicher Betreuer, als Verfahrenspflegerin oder -pfleger oder als Nachlasspflegerin oder -pfleger. Name und Anschrift ergeben sich aus den Kontodaten.
Auftragsverarbeiter ist die BetreuungONE UG (haftungsbeschränkt), Bielefelder Straße 151 A, 33818 Leopoldshöhe, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Lemgo unter HRB 12098, vertreten durch den Geschäftsführer David Sadlowski, E-Mail support@betreuung-one.de.
(1) Wir stellen dir eine Software zur Führung von Akten in rechtlichen Betreuungen, Verfahrenspflegschaften und Nachlasspflegschaften, zur Rechnungslegung und Vermögensverwaltung, zur Fristen- und Aufgabenverwaltung, zum Schriftverkehr, zur Zeiterfassung sowie zur Vergütungsabrechnung bereit und betreiben sie in deinem Auftrag.
(2) Du entscheidest allein über Zwecke und Mittel der Verarbeitung der von dir eingestellten Daten und bist gegenüber den betroffenen Personen und den Gerichten für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden und verfolgen mit ihnen keine eigenen Zwecke.
(3) Nicht Gegenstand dieses Vertrages sind Daten, die wir als eigener Verantwortlicher verarbeiten: Bestands- und Abrechnungsdaten deines Nutzerkontos, Anfragen über das Kontakt- und Kündigungsformular sowie die Reichweitenmessung unserer Internetseiten. Hierüber informiert die Datenschutzerklärung.
(4) Dieser Vertrag beginnt mit deiner Zustimmung und endet mit der Beendigung des Nutzungsvertrages. Er kann nicht gesondert gekündigt werden, solange der Nutzungsvertrag fortbesteht.
(5) Die Zustimmung erfolgt in elektronischer Form (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): Du bestätigst diesen Vertrag in deinem Konto. Wir protokollieren Fassung und Zeitpunkt der Zustimmung. Eine handschriftliche Unterzeichnung ist nicht erforderlich.
(1) Verarbeitet werden die Daten, die du zur Führung deiner Betreuungen und Pflegschaften in die Software einstellst. Betroffene Personen sind insbesondere: die betreuten Personen und in Verfahrenspflegschaften die betroffenen Personen sowie jeweils deren Angehörige, Bezugspersonen und Beteiligte; in Nachlasspflegschaften Erben und mögliche Erben, Nachlassgläubiger und -schuldner, Vermieter, Bestatter und weitere Beteiligte; ferner Ärztinnen und Ärzte, Ansprechpartner bei Heimen, Pflegediensten, Behörden, Banken und Krankenkassen, Richterinnen und Rechtspfleger der Betreuungs- und Nachlassgerichte sowie Zahlungsempfänger und -sender aus eingelesenen Kontoauszügen. Angaben über verstorbene Personen, etwa den Erblasser, behandeln wir nach diesem Vertrag wie personenbezogene Daten, auch soweit die DSGVO für sie nicht gilt (Erwägungsgrund 27).
(2) Zu den Datenarten zählen Stammdaten, betreuungs- und nachlassrechtliche Angaben, Angaben zur wirtschaftlichen Lage, Identifikationsnummern, Konten und Vermögenswerte, Kontoumsätze, Berichte an das Betreuungsgericht, Vergütungsanträge, Tätigkeitsaufstellungen, Fristen und Aufgaben, Schriftverkehr, Adressdaten sowie hochgeladene Dokumente jeder Art.
(3) Die Verarbeitung umfasst regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO), insbesondere Gesundheitsdaten – etwa Pflegegrad, behandelnder Arzt, Angaben im Jahresbericht, Wohnform, gesundheitsbezogene Kontoumsätze und hochgeladene ärztliche Unterlagen. Beide Seiten tragen dem durch erhöhte Schutzmaßnahmen Rechnung.
(4) Die Verarbeitung findet ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Datenbank, Dokumentenspeicher und die Ausführung aller Serverfunktionen sind auf Frankfurt am Main festgelegt. Eine Verlagerung in ein Drittland bedarf deiner vorherigen Zustimmung und der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO; für den optionalen KI-Assistenten erteilst du diese Zustimmung mit der Freischaltung in deinem Konto (§ 7 Abs. 6).
(5) Einzelne der in § 7 genannten Unterauftragsverarbeiter haben ihren Unternehmenssitz außerhalb der Union; die dortige Spalte weist das je Dienstleister aus. Ein Zugriff auf Inhaltsdaten aus einem Drittland findet nach dem Stand von § 7 nicht statt – die Verarbeitung selbst bleibt in Frankfurt am Main. Einzige Ausnahme ist der optionale KI-Assistent (§ 7 Abs. 6): Nur wenn du ihn freischaltest, werden je Aufruf die dort genannten Angaben aus der Akte an Anthropic in den USA übermittelt, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Ohne Freischaltung bleibt es für dich uneingeschränkt bei den Sätzen 1 bis 3.
(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf deine dokumentierte Weisung. Als Weisung gelten dieser Vertrag, die AGB sowie jede Bedienhandlung in der Software.
(2) Weisungen außerhalb der Software richtest du in Textform an support@betreuung-one.de. Mündliche Weisungen bestätigst du unverzüglich in Textform.
(3) Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir dir das unverzüglich mit und dürfen ihre Ausführung bis zur Klärung aussetzen (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
(1) Wir verarbeiten die Daten ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken – insbesondere zur Auswertung, zur Erstellung von Statistiken über Betreuungsverhältnisse, zum Training von Verfahren künstlicher Intelligenz oder zur Weitergabe an Dritte – findet nicht statt.
(2) Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 6 und halten sie während der Vertragslaufzeit aufrecht. Maßnahmen dürfen fortentwickelt werden, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(3) Wir unterstützen dich bei der Einhaltung der Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.
(4) Wir führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag (Art. 30 Abs. 2 DSGVO) und legen es dir auf Verlangen vor.
(5) Wir benennen eine Kontaktstelle für Datenschutzfragen. Eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) besteht derzeit nicht; entsteht sie, teilen wir die Benennung unaufgefordert mit.
(1) Wir verpflichten alle zur Verarbeitung befugten Personen auf Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Verpflichtung wirkt über das Ende der Tätigkeit hinaus.
(2) Du kannst einer besonderen Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen – etwa als staatlich anerkannte Sozialarbeiterin oder staatlich anerkannter Sozialpädagoge (Abs. 1 Nr. 6) oder als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt (Abs. 1 Nr. 3). Für diesen Fall gilt: Wir und die für uns tätigen Personen sind sonstige mitwirkende Personen im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB. Wir werden ausdrücklich zur Geheimhaltung verpflichtet und über die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung belehrt (§ 203 Abs. 4 StGB). Die Pflicht gilt auch für Geheimnisse verstorbener Personen (§ 203 Abs. 5 StGB).
(3) Wir übertragen diese Verpflichtung auf jeden Unterauftragsverarbeiter, der Zugang zu Inhaltsdaten erhalten kann, und weisen sie auf Verlangen nach.
(4) Wir offenbaren deine Daten nicht gegenüber Dritten, auch nicht gegenüber Behörden, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. In diesem Fall unterrichten wir dich vorab, soweit zulässig.
(1) Wir treffen die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Die nachfolgende Beschreibung gibt den tatsächlich umgesetzten Stand wieder.
(2) Zugangskontrolle. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort über einen spezialisierten Authentifizierungsdienst; Passwörter werden ausschließlich als Hashwert gespeichert. Neu gesetzte Passwörter werden gegen eine Datenbank bekannter Datenlecks geprüft, wobei nur ein Teil des Hashwerts dein Gerät verlässt.
(3) Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wir stellen sie für jedes Konto bereit. Ist sie eingerichtet, wird sie serverseitig auf Ebene der Datenbank durchgesetzt: Zugriffe aus einer Sitzung ohne zweiten Faktor liefern keine Daten. Ob du sie einrichtest, entscheidest du als Verantwortlicher selbst; wir empfehlen sie angesichts der Art der verarbeiteten Daten ausdrücklich.
(4) Mandantentrennung. Die Trennung der Daten verschiedener Verantwortlicher erfolgt durch Zugriffsregeln unmittelbar in der Datenbank, nicht erst in der Anwendung. Jeder Lese- und Schreibvorgang wird gegen die Kontokennung geprüft; Dateien liegen unter einem kontobezogenen Pfad derselben Prüfung.
(5) Übertragung und Speicherung. Sämtliche Verbindungen sind transportverschlüsselt und über einen Sicherheitsheader dauerhaft auf verschlüsselte Verbindungen festgelegt. Eine Inhaltssicherheitsrichtlinie unterbindet das Nachladen fremder Inhalte und die Einbettung in fremde Seiten. Dokumente sind nur über signierte Verweise mit begrenzter Gültigkeit erreichbar. Datenbank und Dokumentenspeicher werden im Ruhezustand verschlüsselt.
(6) Verfügbarkeit. Die Datenbank wird täglich gesichert. Hochgeladene Dokumente werden zusätzlich allnächtlich in einen getrennten Sicherungsspeicher gespiegelt, auf den kein Nutzerkonto Zugriff hat.
(7) Betreiberzugriff. Wir können aus technischen Gründen mit erhöhten Rechten auf Datenbank und Dokumentenspeicher zugreifen. Wir nutzen diesen Zugriff ausschließlich zur Störungsbeseitigung, zur Datensicherung und zur Ausführung deiner Weisungen und beschränken ihn auf das erforderliche Maß.
(8) Deine Mitwirkung. Du trägst Sorge für die Sicherheit deiner Endgeräte, für die Geheimhaltung deiner Zugangsdaten und dafür, dass unbefugte Personen keinen Einblick in die Software nehmen.
(1) Du erteilst deine allgemeine Genehmigung zur Beauftragung der nachfolgend genannten Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2 Satz 2 DSGVO):
| Dienstleister | Leistung | Daten |
|---|---|---|
| Supabase Verarbeitung auf AWS, Frankfurt | Datenbank, Anmeldung, Dokumentenspeicher | sämtliche Inhaltsdaten deiner Akten sowie Anmeldedaten |
| Vercel Ausführung Frankfurt, Sitz USA | Betrieb und Auslieferung der Software, nächtliche Sicherungsläufe, Reichweitenmessung | Inhaltsdaten während der Verarbeitung; dauerhaft in Protokollen: IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserangaben |
| Resend E-Mail-Versand | Anmelde-, Betriebs- und Benachrichtigungsmails | deine E-Mail-Adresse; bei Kontakt- und Kündigungsnachrichten zusätzlich Name und Freitext |
| IONOS SE Deutschland | Support-Postfach und Verwaltung der Absenderdomain | eingehende Support-, Kontakt- und Kündigungsnachrichten |
| GitHub, Inc. USA | Quellcodeverwaltung und Auslieferung der Software | keine Inhaltsdaten – aufgeführt zur Vollständigkeit der Auslieferungskette |
| Stripe Payments Europe, Ltd. Dublin, Irland · Muttergesellschaft USA | Abwicklung des Abonnements und der Zahlungen | deine E-Mail-Adresse und Kontokennung, Abonnement- und Kundennummer – keine Daten aus deinen Akten. Zahlungsdaten gibst du unmittelbar bei Stripe ein |
| Anthropic, PBC USA · nur bei freigeschaltetem KI-Assistenten (Abs. 6) | Textvorschläge für Briefe; Auslesen hinterlegter Bestellungsurkunden und Beschlüsse; Formulieren von Freitext-Abschnitten der Berichte an das Betreuungsgericht; Sortieren gescannter Post aus dem Eingang; Beantworten eines von dir hochgeladenen Schreibens; Auslesen ärztlicher Gutachten und Zeugnisse, von Sozialberichten der Betreuungsbehörde und anderer Unterlagen aus der Ablage einer Akte als Vorschlag für die Akte (Claude-API) | je Aufruf die Akte der betreuten oder betroffenen Person bzw. des Erblassers (dann mit Sterbedatum, letzter Anschrift und Wirkungskreis), soweit für das Schreiben erforderlich: Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Wohnform und Einrichtung, Gericht und Aktenzeichen, Beginn und gegebenenfalls Ende des Amtes, Aufgabenkreise, Einwilligungsvorbehalt, Vermögensstatus, Pflegegrad, Krankenkasse und Versichertennummer, Hausärztin oder Hausarzt), Beteiligte, offene Fristen und Aufgaben, Termine, Betreffs bisheriger Schreiben – dazu Empfänger, Vorlage, bisheriger Brieftext und dein Auftrag; auf Klick zusätzlich der Scan einer von dir hinterlegten Bestellungsurkunde oder eines Beschlusses als Bild oder PDF; beim Beantworten eines Schreibens der Scan des von dir hochgeladenen oder aus der Ablage gewählten Schreibens als Bild oder PDF; beim Auslesen eines ärztlichen Gutachtens oder Zeugnisses, eines Sozialberichts oder einer anderen Unterlage aus der Ablage einer Akte der Scan dieses Dokuments als Bild oder PDF samt Dateinamen, ohne Angaben aus der Akte (regelmäßig mit Diagnosen, Befunden, Pflegegrad und Schwerbehinderung sowie Angaben zu Angehörigen, Ärztinnen und Ärzten und Pflegediensten samt Kontaktdaten); beim Formulieren eines Berichtstextes der Zeitraum des Berichts, Aufgabenkreise und Wohnform (bei einem Heim samt Namen der Einrichtung), deine Stichworte, der Text des jeweiligen Feldes, im Jahresbericht bei der Begründung zu Ziffer 15 das von dir gesetzte Kreuz samt den Aufgabenbereichen, die du daneben einträgst, und – für den Abschnitt über die Kontakte – die Kalendereinträge des Zeitraums als geplante Termine; auf Klick der Scan eines im Eingang abgelegten Briefs (Bescheide, Schreiben von Gerichten, Behörden, Ärzten, Kassen, Banken – regelmäßig mit Gesundheits- und Sozialdaten und Angaben Dritter) zusammen mit einer Zuordnungsliste aller deiner Akten (Name, Geburtsdatum, bei Nachlasssachen Sterbedatum, Wohnort, Einrichtung, Gericht und Aktenzeichen, Kennungen) und aller deiner Kontakte (Name und Art, etwa Behörde, Arzt, Angehörige, Vermieter). Darunter können besondere Kategorien personenbezogener Daten sein (Art. 9 DSGVO) |
| Have I Been Pwned Aufruf aus deinem Gerät | Prüfung neuer Passwörter gegen bekannte Datenlecks | ein Teil des Hashwerts eines Passworts – kein Personenbezug |
Stripe wickelt seit dem 21. August 2026 die Bezahlfunktion ab. Übermittelt werden dorthin ausschließlich deine E-Mail-Adresse und Kontokennung sowie Abonnement- und Kundennummer – keine Daten aus deinen Akten. Deine Zahlungsdaten gibst du unmittelbar bei Stripe ein; wir sehen sie nie.
(2) Wir unterrichten dich mindestens vier Wochen vor der Hinzuziehung eines weiteren oder der Ablösung eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters in Textform. Du kannst innerhalb dieser Frist aus einem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen.
(3) Widersprichst du und lässt sich die Leistung ohne den betreffenden Unterauftragsverarbeiter nicht wirtschaftlich zumutbar erbringen, kann jede Seite den Nutzungsvertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Im Voraus gezahlte Entgelte werden zeitanteilig erstattet.
(4) Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die den Pflichten dieses Vertrages entsprechen, und bleiben dir gegenüber für deren Erfüllung verantwortlich.
(5) Nicht als Unterauftragsverarbeitung gelten Nebenleistungen ohne inhaltlichen Datenzugriff, etwa Telekommunikations- und Wartungsleistungen.
(6) KI-Assistent (optional). Anthropic wird nur hinzugezogen, wenn du den KI-Assistenten in deinen Konto-Einstellungen ausdrücklich freischaltest. Diese Freischaltung ist deine gesonderte Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 Satz 1 DSGVO; die Ankündigungsfrist nach Abs. 2 gilt insoweit nicht. Ohne Freischaltung werden keinerlei Daten an Anthropic übermittelt. Die Freischaltung ist zugleich deine Zustimmung zur Übermittlung in ein Drittland nach § 2 Abs. 4. Bei der Nutzung übermittelt die Software je Aufruf die in der Tabelle zu Abs. 1 genannten Angaben aus der Akte; darunter können besondere Kategorien personenbezogener Daten sein (Art. 9 DSGVO, etwa Pflegegrad oder gesundheitsbezogene Angaben in deinem Auftrag). Beim Auslesen einer Bestellungsurkunde oder eines Beschlusses wird der von dir hinterlegte Scan selbst übermittelt – ausschließlich auf deinen Klick, nie automatisch beim Hochladen; die erkannten Angaben werden nur übernommen, wenn du sie einzeln bestätigst. Beim Formulieren eines Berichtstextes übermittelt die Software – ebenfalls nur auf deinen Klick – den Zeitraum des Berichts, Aufgabenkreise und Wohnform, deine Stichworte und den Text des jeweiligen Feldes; für den Abschnitt über die Kontakte gehen die Kalendereinträge des Zeitraums mit, und zwar als geplante Termine, nicht als Beleg für stattgefundene Kontakte. Der Vorschlag steht in deinem Feld, bis du ihn übernimmst, änderst oder löschst; in den Abschnitten, die die Wünsche und die Sichtweise der betreuten Person wiedergeben, wird die KI angewiesen, ausschließlich umzuformulieren, was du geschrieben hast – ihr Vorschlag bleibt in jedem Fall ein Entwurf, den du prüfst. Beim Beantworten eines Schreibens wird das Schreiben, das du im Brief-Assistenten hochgeladen oder aus der Ablage gewählt hast, als Bild oder PDF übermittelt – zusammen mit den in der Tabelle genannten Angaben der Akte, nur auf deinen Klick und nur für diesen einen Aufruf; gespeichert wird das Schreiben dabei nicht. Beim Sortieren der Post wird der von dir im Eingang abgelegte Scan eines Briefs übermittelt – ebenfalls nur auf deinen Klick –, zusammen mit einer Zuordnungsliste aller deiner Akten (Name, Geburtsdatum, bei Nachlasssachen Sterbedatum, Wohnort, Einrichtung, Gericht und Aktenzeichen, Kennungen) und aller deiner Kontakte (Name und Art, etwa Behörde, Arzt, Angehörige, Vermieter), damit der Brief der richtigen Akte und dem richtigen Absender zugeordnet werden kann. Post enthält regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, etwa Diagnosen, Pflegegrad, Leistungsbescheide) und Angaben Dritter; diese Funktion setzt deshalb eine eigene, gesonderte Bestätigung in den Konto-Einstellungen voraus, die deine Genehmigung nach Satz 2 auf diesen Umfang erweitert. Den Vorschlag der KI zu einem Brief (Ablage, Fristen, Termine, Aufgaben) speichern wir nur als Entwurf in deinem Konto, bis du den Brief ablegst oder verwirfst; angelegt wird ausschließlich, was du einzeln anhakst und bestätigst. Nach derselben Bestätigung wird beim Auslesen eines ärztlichen Gutachtens oder Zeugnisses oder eines Sozialberichts der Betreuungsbehörde – beim Anlegen einer Akte aus der Urkunde, als eigene Datei oder im selben Scan wie der Beschluss, oder für eine bestehende Akte – sowie einer anderen Unterlage aus der Ablage einer Akte, die du mit der Akte abgleichen lässt (etwa eines Arztbriefs), der Scan dieses Dokuments samt Dateinamen übermittelt, nur auf deinen Klick, ohne Angaben aus der Akte und ohne Liste deiner Akten. Er enthält regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, etwa Diagnosen, Befunde, Pflegegrad, Schwerbehinderung) und Angaben Dritter (Angehörige, Ärztinnen und Ärzte, Pflegedienste samt Kontaktdaten). Zweck ist allein, Diagnosen, Krankenkasse und Versichertennummer, Pflegegrad, Grad der Behinderung und Merkzeichen, Hausärztin oder Hausarzt und Kontaktpersonen als Vorschlag für die Akte zu erkennen – mit dieser Bestätigung auch aus einer Bestellungsurkunde oder einem Beschluss, der solche Angaben enthält –, dazu die Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Einrichtung, Gericht, Aktenzeichen), um das Dokument der richtigen Akte zuzuordnen und mit ihr abzugleichen. Weitere Umstände, die für die Betreuung wichtig sind – etwa eine Vorsorgevollmacht, Bedarf an Dolmetscher oder Hörhilfe, ein Klinikaufenthalt oder Eiliges wie eine drohende Räumung oder Stromsperre –, nennt die KI nur als Hinweis, der nicht in die Akte übernommen wird; Angaben zu Vermögen, Einkommen und Schulden werden für die Akte nicht vorgeschlagen. Den Vorschlag speichern wir nicht; in die Akte kommt ausschließlich, was du einzeln anhakst und bestätigst. Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Vertraulichkeitspflicht und EU-Standardvertragsklauseln; Eingaben werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht dauerhaft gespeichert. Wir speichern zu jedem Aufruf nur Zeitpunkt, Umfang und Kosten, nicht den Inhalt; diese Nachweise löschen wir nach 24 Monaten. Die KI erstellt ausschließlich Entwürfe: Sie schreibt nicht selbstständig in deine Akte, legt keine Fristen an und nimmt keine Berechnungen vor, die Rechtsfolgen auslösen. Fristen, Termine und Aufgaben, die aus einem Dokument vorgeschlagen werden, sind Vorschläge; Prüfung und Verantwortung für jeden übernommenen Text und jede übernommene Frist liegen bei dir. Du kannst die Freischaltung in den Konto-Einstellungen jederzeit widerrufen.
(1) Anfragen betroffener Personen beantwortest du selbst. Wir unterstützen dich dabei mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO).
(2) Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an uns, leiten wir die Anfrage unverzüglich an dich weiter und beantworten sie nicht selbst.
(3) Unter Konto → Daten-Export kannst du jederzeit sämtliche Daten deines Kontos als ZIP-Datei herunterladen – je Akte eine lesbare Übersicht mit allen Dokumenten sowie alle Einträge zusätzlich maschinenlesbar. Damit kannst du Auskunfts- und Übertragbarkeitsverlangen erfüllen (Art. 15, 20 DSGVO). Der Export bleibt auch dann erreichbar, wenn dein Zugang abgelaufen oder gesperrt ist.
(4) Berichtigung, Einschränkung und Löschung einzelner Daten nimmst du selbst in der Software vor. Ist dir das im Einzelfall nicht möglich, führen wir die Handlung auf deine Weisung aus.
(1) Wir unterrichten dich unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die deine Daten betrifft. Die kurze Frist trägt deiner eigenen Meldefrist von 72 Stunden Rechnung (Art. 33 Abs. 1 DSGVO).
(2) Die Mitteilung enthält, soweit bekannt: Art der Verletzung, betroffene Kategorien und ungefähre Zahl betroffener Personen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen sowie ergriffene und vorgeschlagene Gegenmaßnahmen. Fehlende Angaben reichen wir unverzüglich nach.
(3) Meldungen an die Aufsichtsbehörde und Benachrichtigungen betroffener Personen nimmst allein du vor. Wir unterstützen dich dabei.
(1) Wir weisen die Einhaltung unserer Pflichten auf Verlangen nach, insbesondere durch die jeweils aktuelle Fassung der Maßnahmen nach § 6, durch das Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO sowie durch Nachweise der Unterauftragsverarbeiter.
(2) Reichen diese Nachweise im Einzelfall nicht aus, kannst du nach angemessener Vorankündigung – in der Regel vier Wochen – während der üblichen Geschäftszeiten eine Überprüfung durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen. Die Überprüfung darf den Betriebsablauf nicht unangemessen beeinträchtigen und nicht in die Rechte anderer Verantwortlicher eingreifen.
(3) Für den Aufwand einer Überprüfung, die über eine jährliche hinausgeht und die wir nicht zu vertreten haben, können wir eine angemessene Vergütung verlangen.
(1) Nach Beendigung des Nutzungsvertrages stellen wir dir deine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen zur Ausfuhr bereit. Der Zugang zur Ausfuhr bleibt in diesem Zeitraum auch dann bestehen, wenn die übrige Nutzung der Software bereits gesperrt ist.
(2) Nach Ablauf dieser Frist löschen wir alle deine Daten aus Datenbank und Dokumentenspeicher, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die Löschung bestätigen wir auf Verlangen in Textform.
(3) Sicherungskopien. Sicherungskopien gelöschter Dokumente werden durch einen täglichen automatisierten Lauf spätestens 90 Tage nach der Löschung des Ursprungsdatensatzes entfernt. Sicherungen der Datenbank sind aus Gründen der Ausfallsicherheit technisch nicht einzeln veränderbar; sie werden turnusmäßig überschrieben. Bis zur Entfernung unterliegen Sicherungskopien denselben Schutzmaßnahmen wie der Produktivbestand und werden ausschließlich zur Wiederherstellung im Störungsfall verwendet.
(4) Löschst du während der Vertragslaufzeit einzelne Daten, gilt Absatz 3 für deren Sicherungskopien entsprechend.
(5) Du bist dafür verantwortlich, deine Akten vor der endgültigen Löschung so zu sichern, wie es deine berufsrechtlichen und gerichtlichen Pflichten erfordern. Wir weisen dich vor Ablauf der Frist nach Absatz 1 mindestens einmal in Textform darauf hin.
(1) Dieser Vertrag geht bei Widersprüchen den AGB vor, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft.
(2) Änderung der Firmenangaben. Die Gesellschaft wurde am 18.08.2026 in das Handelsregister des Amtsgerichts Lemgo unter HRB 12098 eingetragen. Sie besteht seit der Gründungsphase identitätswahrend fort; vor der Eintragung geschlossene Verträge gelten unverändert weiter, einer erneuten Zustimmung bedarf es nicht.
(3) Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Wir teilen dir eine neue Fassung mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden mit; widersprichst du nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die neue Fassung als angenommen. Auf dieses Widerspruchsrecht weisen wir in der Mitteilung gesondert hin.
(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(5) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Bist du Unternehmer, ist Gerichtsstand unser Sitz.
Fassung 2026-10-21 · Stand: 21. Oktober 2026