Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „BetreuungOne“ zwischen der BetreuungONE UG (haftungsbeschränkt), Bielefelder Straße 151 A, 33818 Leopoldshöhe, vertreten durch den Geschäftsführer David Sadlowski (nachfolgend „wir“) und ihren Kundinnen und Kunden (nachfolgend „Sie“).
Unser Angebot richtet sich an rechtliche Betreuerinnen und Betreuer, Verfahrenspflegerinnen und -pfleger sowie Nachlasspflegerinnen und -pfleger – sowohl an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Berufsbetreuer und Rechtsanwälte) als auch an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB (insbesondere ehrenamtliche Betreuer). Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.
BetreuungOne ist eine webbasierte Software zur Organisation rechtlicher Betreuungen, Verfahrenspflegschaften und Nachlasspflegschaften (u. a. Klientenverwaltung, Fristen, Berichte, Zeiterfassung, Vergütungsabrechnung, Dokumente und Schriftverkehr). Wir stellen die Software als Onlinedienst („Software as a Service“) über das Internet bereit; eine Installation ist nicht erforderlich.
Wir entwickeln die Software laufend weiter. Einzelne Funktionen können sich dabei ändern, solange der wesentliche Funktionsumfang erhalten bleibt.
Einzelne Leistungen sind mengenmäßig begrenzt; darüber hinausgehende Mengen können Sie gegen ein zusätzliches Entgelt hinzukaufen (§ 5a). Ohne einen solchen Kauf steht Ihnen der vereinbarte Funktionsumfang unverändert zur Verfügung.
Einzelne Leistungen bieten wir als optionale Zusatzmodule gegen ein gesondertes, monatliches Entgelt an – derzeit die automatische Bankanbindung (§ 5b). Ein Zusatzmodul buchen Sie gesondert; ohne Buchung bleibt der vereinbarte Funktionsumfang unverändert.
BetreuungOne erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Software unterstützt Sie organisatorisch und rechnerisch (z. B. bei Vergütungsansprüchen); die Prüfung und Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit Ihrer Anträge, Berichte und sonstigen Arbeitsergebnisse liegt bei Ihnen.
Nach der Registrierung können Sie BetreuungOne 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Zahlungsdaten werden dafür nicht erhoben. Die Testphase endet automatisch; sie geht nicht von selbst in ein kostenpflichtiges Abonnement über.
Der Post-Sortierer steht Ihnen auch in der Testphase im Umfang nach § 5a Abs. 1 zur Verfügung. Kaufen Sie in der Testphase zusätzliche Seiten nach § 5a Abs. 3, ist das ein eigener, einmaliger Kauf, für den Zahlungsdaten erhoben werden. Das Ende der Testphase bleibt davon unberührt; aus dem Kauf entsteht kein Abonnement.
Der Vertrag über das kostenpflichtige Abonnement kommt zustande, wenn Sie den Bestellvorgang in Ihrem Nutzerkonto durchlaufen, ihn über die Schaltfläche mit der Aufschrift „zahlungspflichtig bestellen“ (oder eine gleichlautende eindeutige Formulierung) abschließen und wir den Zugang freischalten. Vertragssprache ist Deutsch. Diese AGB sind jederzeit unter betreuung-one.de/agb abrufbar.
Einen Nachkauf nach § 5a Abs. 3 leiten Sie über die mit „Kostenpflichtig“ beginnende Schaltfläche in der Software ein. Abgeschlossen wird er im Bestellvorgang unseres Zahlungsdienstleisters Stripe über die Schaltfläche, mit der Sie zahlungspflichtig bestellen; vorher werden Ihnen dort Leistung, Preis und Geltungsdauer angezeigt. Mit diesem Abschluss kommt der Vertrag über die zusätzlichen Seiten zustande.
Das Abonnement kostet 45 € pro Monat einschließlich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Darin enthalten ist der Post-Sortierer im Umfang nach § 5a Abs. 1. Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland). Rechnungen stellen wir elektronisch bereit. Zusätzliche Seiten nach § 5a Abs. 3 berechnen wir als Einmalbetrag; er ist mit dem Kauf fällig.
Das Zusatzmodul Bankanbindung (§ 5b) kostet 19 € pro Monat einschließlich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, zusätzlich zum Abonnement bzw. zu einem von uns eingeräumten kostenlosen Zugang. Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus über Stripe; die erste Zahlung ist mit der Buchung fällig.
Änderungen des Abonnementpreises kündigen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Sie gelten nur für die Zukunft. Im Fall einer Preiserhöhung können Sie den Vertrag bis zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens außerordentlich kündigen.
(1) Im Abonnement und während der Testphase nach § 3 ist die KI-gestützte Sortierung eingescannter Post („Post-Sortierer“) im Umfang von bis zu 300 Seiten je Kalendermonat enthalten. Der Kalendermonat beginnt am Ersten um 0 Uhr deutscher Zeit, unabhängig davon, an welchem Tag Testphase oder Abonnement begonnen haben. Nicht verbrauchte Seiten verfallen mit dem Ende des Kalendermonats und werden nicht übertragen.
(2) Als verbraucht gilt jede Seite, die die KI beim Einordnen eines Briefs liest. Das Aufteilen eines Sammelscans in einzelne Briefe und Durchläufe, die mit einem Fehler abbrechen, werden nicht angerechnet. Der Post-Sortierer setzt voraus, dass Sie den KI-Assistenten in Ihrem Konto für die Post freigeschaltet haben. Wie viele Seiten Ihnen im laufenden Kalendermonat noch bleiben, sehen Sie in Ihrem Konto.
(3) Reicht das Kontingent nicht aus, können Sie jeweils 250 zusätzliche Seiten gegen ein einmaliges Entgelt von derzeit 8 € einschließlich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer hinzukaufen. Maßgeblich ist der Preis, der Ihnen im Bestellvorgang vor Abschluss des Kaufs angezeigt wird. Ein Nachkauf ist in der Testphase und im Abonnement möglich, auch mehrmals im selben Kalendermonat. Er ist ein einmaliger Kauf, begründet kein Abonnement und muss nicht gekündigt werden.
(4) Nachgekaufte Seiten gelten nur in dem Kalendermonat, in dem Sie sie gekauft haben, und nur, solange Sie Zugang zur Software haben (Testphase, Abonnement oder eine von uns eingeräumte Freischaltung). Nicht verbrauchte nachgekaufte Seiten verfallen mit dem Ende dieses Kalendermonats. Bei Zahlarten, deren Zahlung erst später bestätigt wird (etwa SEPA-Lastschrift), schreiben wir die Seiten gut, sobald die Zahlung bestätigt ist; sie gelten auch dann für den Monat des Kaufs. Wird die Zahlung erst nach dem Ende dieses Monats bestätigt, erstatten wir Ihnen den Kaufpreis. Endet Ihr Zugang vor dem Ende des Kalendermonats, weil wir den Vertrag ordentlich kündigen, erstatten wir den Preis nicht verbrauchter nachgekaufter Seiten anteilig.
(5) Ist das Kontingent eines Kalendermonats einschließlich nachgekaufter Seiten aufgebraucht, ruht der Post-Sortierer bis zum Beginn des nächsten Kalendermonats oder bis zu einem Nachkauf. Bereits in den Eingang gelegte Briefe bleiben dort unsortiert erhalten. Die übrigen Funktionen der Software bleiben unberührt; eingescannte Post können Sie jederzeit ohne KI-Sortierung ablegen und selbst zuordnen.
(6) Eine Verringerung des enthaltenen Seitenumfangs nach Absatz 1 ist eine Änderung dieser AGB nach § 13. Den Preis für künftige Nachkäufe können wir ändern; die Änderung gilt nur für Käufe danach. § 5 Abs. 2 gilt hierfür nicht; für jeden Nachkauf gilt der Preis, der Ihnen im Bestellvorgang vor Abschluss angezeigt wird.
(1) Gegenstand des Zusatzmoduls ist der automatische Abruf von Kontoständen und Umsätzen der von Ihnen verwalteten Konten über den Kontoinformationsdienst der BANKSapi Technology GmbH, Pettenkoferstr. 35, 80336 München, eines von der BaFin beaufsichtigten Zahlungsinstituts. Ihre Bank-Zugangsdaten geben Sie ausschließlich bei BANKSapi ein; wir erhalten und speichern sie nicht. Für den Abruf gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen von BANKSapi, die Ihnen im Anmeldeformular von BANKSapi angezeigt werden.
(2) Voraussetzung ist ein laufender Zugang zu BetreuungOne (Testphase, Abonnement oder eine von uns eingeräumte Freischaltung). Vor dem ersten Abruf machen Sie in der Software die dort abgefragten Angaben (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum) und geben die dort vorgesehenen Bestätigungen ab: die Beauftragung, die abgerufenen Kontodaten in Ihren Akten zu verarbeiten, und die Versicherung, nur Konten abzurufen, für die Sie als rechtlicher Betreuer oder aufgrund einer anderen gerichtlichen Bestellung vertretungsberechtigt sind, sowie eigene Konten.
(3) Sie buchen das Zusatzmodul über die mit „Kostenpflichtig“ beginnende Schaltfläche in Ihrem Konto und schließen die Buchung im Bestellvorgang bei Stripe ab (§ 4 Abs. 2 gilt entsprechend); vorher werden Ihnen dort Leistung, Preis und Laufzeit angezeigt. Das Zusatzmodul hat eine Laufzeit von einem Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn es nicht gekündigt wird. Sie können es jederzeit ohne Frist zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats auf den Wegen des § 6 kündigen. Die Kündigung des Zusatzmoduls lässt das Abonnement unberührt. Endet Ihr Zugang zu BetreuungOne, endet das Zusatzmodul zum selben Zeitpunkt; bereits gezahltes Entgelt für die restliche Laufzeit erstatten wir Ihnen anteilig.
(4) Der Abruf hängt von Ihrer Bank und von BANKSapi ab. Banken verlangen alle 90 bis 180 Tage eine erneute Zustimmung, die Sie in der Software auslösen. Für Vollständigkeit und Aktualität der abgerufenen Daten übernehmen wir keine Gewähr; maßgeblich bleiben die Kontoauszüge Ihrer Bank. Nach dem Ende des Zusatzmoduls werden keine neuen Daten abgerufen; bereits abgerufene Umsätze bleiben in der Software. Konten einer Person, deren Betreuung oder Pflegschaft endet, werden nicht weiter abgerufen.
(5) Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer Daten und der abgerufenen Kontodaten stehen in Ziffer 10a unserer Datenschutzerklärung. Die Angaben nach Absatz 2 geben wir auf Anforderung an BANKSapi weiter und bewahren sie bis fünf Jahre nach dem Ende unseres Vertrags mit BANKSapi auf.
Der Vertrag hat eine Laufzeit von einem Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn er nicht gekündigt wird. Sie können jederzeit ohne Frist zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen – wahlweise über das Kundenportal in Ihrem Konto, über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“ auf unserer Website oder in Textform an support@betreuung-one.de. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Nachkäufe nach § 5a Abs. 3 sind einmalige Käufe und müssen nicht gekündigt werden. Das Zusatzmodul Bankanbindung (§ 5b) kündigen Sie gesondert auf denselben Wegen, jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats; das Abonnement bleibt davon unberührt. Die Kündigung des Abonnements beendet zugleich das Zusatzmodul.
Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Die Widerrufsbelehrung einschließlich Muster-Widerrufsformular finden Sie unter betreuung-one.de/widerruf. Das gilt auch für den Kauf zusätzlicher Seiten nach § 5a Abs. 3 und für die Buchung des Zusatzmoduls Bankanbindung nach § 5b.
Halten Sie Ihre Zugangsdaten geheim und sichern Sie Ihr Konto mit der in der Software vorgesehenen Zwei-Faktor-Authentisierung. Sie dürfen die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze nutzen. Für die Inhalte, die Sie in der Software erfassen – insbesondere Daten aus Ihren Akten – bleiben Sie datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (§ 11 dieser AGB).
Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit der Software, können eine ununterbrochene Erreichbarkeit aber nicht garantieren. Geplante Wartungsarbeiten führen wir nach Möglichkeit außerhalb üblicher Arbeitszeiten durch. Ihre Daten werden täglich gesichert.
Während der Vertragslaufzeit können Sie Ihre Daten jederzeit aus der Software exportieren. Nach dem Ende des Vertrags stellen wir Ihnen Ihre Daten auf Anfrage an support@betreuung-one.de noch 30 Tage lang als Export zur Verfügung. Danach löschen wir Ihre Daten endgültig, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Für die Daten, die Sie in rechtlichen Betreuungen, Verfahrenspflegschaften und Nachlasspflegschaften in der Software verarbeiten, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil des Nutzungsvertrags ist.
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Für den Verlust von Daten haften wir bei einfacher Fahrlässigkeit nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei ordnungsgemäßer, regelmäßiger Datensicherung entstanden wäre.
Änderungen dieser AGB kündigen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Widersprechen Sie einer Änderung, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; wir können ihn in diesem Fall ordentlich zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Auf Ihr Widerspruchsrecht und die Folgen weisen wir in der Ankündigung gesondert hin.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sind Sie Verbraucher, bleiben zwingende verbraucherschützende Vorschriften des Staates, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, unberührt. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand unser Sitz. Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG). Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Stand: 21. Oktober 2026