Software-Wahl · 25. August 2026 · 6 Min. Lesezeit

Betreuungssoftware wechseln: die ehrliche Checkliste

Wer über einen Wechsel der Betreuungssoftware nachdenkt, hat meist einen konkreten Anlass: Die Fallzahl wächst auf den nächsten Tarifsprung zu, die Module summieren sich, oder das Programm passt nicht mehr zur Arbeitsweise. Ein Wort vorweg – wir sind mit BetreuungOne selbst Anbieter. Deshalb bekommst du hier keine Anbieter-Schelte, sondern eine Checkliste mit Rechenweg, die du auf jeden Anbieter anwenden kannst. Auch auf uns.

Warum Betreuer über einen Wechsel nachdenken

Staffelpreise wachsen mit – viele Tarife sind nach Fallzahl gestaffelt. Das wirkt am Anfang günstig, aber jeder Wachstumsschritt deines Büros ist ein Tarifsprung. Rechne aus, was du bei 40, 60 und 80 Betreuungen zahlst, nicht nur heute.
Module kosten extra – eBO-Postfach, automatischer Kontoabruf, zusätzliche Nutzer: Was nach kleinem Aufpreis klingt, verdoppelt den Grundpreis schnell. Der beworbene Preis und der Preis deiner tatsächlichen Arbeitsumgebung sind zwei verschiedene Zahlen.
Fast alle Preise sind netto – als Berufsbetreuer bist du umsatzsteuerbefreit (§ 4 Nr. 16 UStG) und holst dir die Mehrwertsteuer auf deine Software nicht als Vorsteuer zurück. Sie ist echter Aufwand: Rechne immer × 1,19.
Die KI-Frage – immer mehr Programme werben mit KI-Textentwürfen. Wer die Daten seiner Betreuten – Gesundheit, Finanzen, § 203 StGB – grundsätzlich keinem KI-System anvertrauen möchte, sollte gezielt nach Software suchen, die darauf verzichtet.

Der Brutto-Check: So rechnest du einen Anbieter ehrlich durch

Beispielrechnung	Staffeltarif am Markt	BetreuungOne
Grundpreis bei 60 Betreuungen	59 € netto	45 € inkl. MwSt.
eBO-Postfach	+ 29 € netto (Modul)	Direktversand in Arbeit – Anträge bereits ERV-tauglich
Kontoumsätze	+ 19 € netto (Modul)	Datei-Import (CSV/CAMT) inklusive
Monatlich brutto (× 1,19)	127,33 €	45,00 €

Beispielwerte, wie sie bei Staffeltarifen am Markt üblich sind (Stand 25. August 2026) – setze die aktuellen Listenpreise deines Anbieters ein. BetreuungOne: ein Preis inkl. MwSt., keine Fallzahl-Staffel.

Fair bleibt die Rechnung nur, wenn du sie in beide Richtungen führst: Bei kleinen Fallzahlen ist ein Staffel-Einstiegstarif oft günstiger als ein Festpreis – das dreht sich, sobald dein Büro wächst oder Module dazukommen. Und Module vergleichen heißt auch Funktionsstand vergleichen: Unser eigener eBO-Direktversand ist noch in Arbeit, dafür kommen Vergütungsanträge bereits ERV-tauglich heraus, und der Kontoumsatz-Import erkennt Zahlungen der Justizkasse am Aktenzeichen und hakt den zugehörigen Antrag ab. Wie sich die Anbieter im Einzelnen unterscheiden, zeigt unser Software-Vergleich.

Mehr als der Preis: AVV, Datenexport, KI-Verzicht

Software für Berufsbetreuer verarbeitet die sensibelsten Daten, die es gibt. Drei Punkte, die im Vergleich oft untergehen: Bei BetreuungOne schließt du den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO direkt in der App per Klick – inklusive der Verpflichtung nach § 203 StGB. Deine Daten bekommst du jederzeit vollständig heraus: alle Dokumente als Dateien plus eine lesbare Akte je Klient, ohne beim Support anzufragen. Und KI-Funktionen gibt es bei uns bewusst nicht – Klientendaten gehen an kein KI-System, auch nicht „nur zum Formulieren“.

In vier Schritten sicher wechseln

Parallel testen: Seriöse Anbieter geben dir eine kostenlose Testphase – bei BetreuungOne 30 Tage, ohne Zahlungsdaten. Leg denselben echten Fall im alten und im neuen System an.
Am Dokument entscheiden: Erstelle einen kompletten Vergütungsantrag und einen Bericht. Was beim Gericht landet, zählt – nicht die Startseite.
Übernahmen prüfen: Übernimmst du bestehende Betreuungen, rechnet die Vergütungsstaffel ab der erstmaligen Bestellung (§ 9 Abs. 2 VBVG) – BetreuungOne setzt das bei der Schnellanlage automatisch richtig.
Export vor Kündigung: Hol deine Daten beim alten Anbieter vollständig heraus, solange der Zugang läuft.

Häufige Fragen

Was kostet Betreuungssoftware für Berufsbetreuer?

Die Spanne am Markt reicht von unter 20 € bis über 100 € im Monat. Entscheidend ist weniger der Grundpreis als das Modell dahinter: Viele Anbieter staffeln nach Fallzahl und verkaufen eBO, Kontoabruf oder zusätzliche Nutzer als Aufpreis-Module – fast immer netto ausgewiesen. Vergleiche deshalb nie den beworbenen Einstiegspreis, sondern deine tatsächliche Arbeitsumgebung, brutto gerechnet. BetreuungOne kostet 45 € im Monat inklusive Mehrwertsteuer, unabhängig von der Zahl der Betreuungen.

Woran erkenne ich eine gute Betreuungssoftware?

An den Dokumenten, die beim Gericht landen – nicht an der Startseite. Prüfe in der Testphase mit einem echten Fall: Rechnet die Vergütung nach aktuellem Rechtsstand (VBVG 2026), inklusive Sonderfällen wie übernommenen Betreuungen? Kommen Berichte auf brauchbaren Vordrucken heraus? Warnt das System vor der 15-monatigen Verfallfrist? Und dazu die nüchternen Fragen: AVV vorhanden, Datenexport vollständig, Preis auch bei Wachstum kalkulierbar.

Wie wechsle ich die Betreuungssoftware, ohne Daten zu verlieren?

Exportiere beim alten Anbieter vollständig, solange dein Zugang läuft – danach ist es zu spät. Prüfe dann, was der Import des neuen Programms tatsächlich übernimmt: Vergütungshistorie, Aktennotizen und Dokumente bleiben beim Umzug erfahrungsgemäß am ehesten auf der Strecke. Was nicht übernommen wird, musst du neu erfassen. Deshalb: erst parallel testen und den Umfang klären, dann kündigen – nie umgekehrt.

Was muss ich beim Datenschutz beachten?

Du verarbeitest Gesundheits- und Finanzdaten deiner Betreuten und unterliegst § 203 StGB. Vor der Eingabe von Echtdaten brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – ohne AVV ist die Cloud-Nutzung mit Echtdaten dein Verstoß, nicht der des Anbieters. Lies außerdem die Liste der Unterauftragsverarbeiter in der Datenschutzerklärung: Dort steht, welche Dienste deine Daten wirklich sehen. Und entscheide bewusst, ob Klientendaten in KI-Funktionen fließen sollen.

Mach die Probe – mit einem echten Fall.

Betreuung anlegen, Vergütung rechnen, Bericht erstellen: 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. 45 € im Monat inkl. MwSt. – egal wie groß dein Büro wird.

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Erst vergleichen? Alle Anbieter nebeneinander · Vergütungsrechner

Stand: 25. August 2026. Die Beispielwerte sind anonymisierte, marktübliche Größenordnungen; maßgeblich sind die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters. Ohne Gewähr.