Betreuungssoftware wechseln: die ehrliche Checkliste

Wer über einen Wechsel der Betreuungssoftware nachdenkt, hat meist einen konkreten Anlass: Die Fallzahl wächst auf den nächsten Tarifsprung zu, die Module summieren sich, oder das Programm passt nicht mehr zur Arbeitsweise. Ein Wort vorweg – wir sind mit BetreuungOne selbst Anbieter. Deshalb bekommst du hier keine Anbieter-Schelte, sondern eine Checkliste mit Rechenweg, die du auf jeden Anbieter anwenden kannst. Auch auf uns.

Warum Betreuer über einen Wechsel nachdenken

• Staffelpreise wachsen mit – viele Tarife sind nach Fallzahl gestaffelt. Das wirkt am Anfang günstig, aber jeder Wachstumsschritt deines Büros ist ein Tarifsprung. Rechne aus, was du bei 40, 60 und 80 Betreuungen zahlst, nicht nur heute.
• Module kosten extra – eBO-Postfach, automatischer Kontoabruf, zusätzliche Nutzer: Was nach kleinem Aufpreis klingt, verdoppelt den Grundpreis schnell. Der beworbene Preis und der Preis deiner tatsächlichen Arbeitsumgebung sind zwei verschiedene Zahlen. Frag deshalb bei jedem Zusatz nach dem Maßstab: Hängt er an deiner Fallzahl und wächst mit dem Büro, oder an einer Menge, die du selbst steuerst? In eigener Sache: Auch bei uns ist der automatische Kontoabruf ein Zusatzmodul – 19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar. Er hängt nicht an deiner Fallzahl, und Kontoauszüge als Datei einlesen kannst du auch ohne ihn. Im Preis enthalten ist die KI-Post-Sortierung mit bis zu 300 Seiten im Monat; wer mehr scannt, kauft 250 Seiten für 8 € inkl. MwSt. nach – das hängt an der Zahl der Seiten, nicht an der Zahl deiner Betreuungen.
• Fast alle Preise sind netto – als Berufsbetreuer bist du umsatzsteuerbefreit (§ 4 Nr. 16 UStG) und holst dir die Mehrwertsteuer auf deine Software nicht als Vorsteuer zurück. Sie ist echter Aufwand: Rechne immer × 1,19.
• Die KI-Frage – immer mehr Programme werben mit KI-Funktionen. Entscheidend ist nicht ob, sondern wie: Läuft die KI erst, wenn du sie ausdrücklich freischaltest? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter, und werden deine Eingaben dort nicht zum Training verwendet? Bleibt jeder Vorschlag ein Entwurf, den du prüfst? Wer das nicht schriftlich bekommt, sollte keine Daten seiner Betreuten hineingeben – weder Gesundheit noch Finanzen.

Der Brutto-Check: So rechnest du einen Anbieter ehrlich durch

Fair bleibt die Rechnung nur, wenn du sie in beide Richtungen führst: Bei kleinen Fallzahlen ist ein Staffel-Einstiegstarif oft günstiger als ein Festpreis – das dreht sich, sobald dein Büro wächst oder Module dazukommen. Und Module vergleichen heißt auch Funktionsstand vergleichen: Aus BetreuungOne heraus per eBO versenden kannst du nicht – dafür kommen Vergütungsanträge ERV-tauglich heraus, zum Einreichen über dein eigenes eBO. Kontoumsätze kommen per Datei-Import oder mit der Bankanbindung in der Regel jede Nacht von selbst; in beiden Fällen erkennt BetreuungOne Zahlungen der Justizkasse am Aktenzeichen und schlägt dir den zugehörigen Antrag als bezahlt vor. Wie sich die Anbieter im Einzelnen unterscheiden, zeigt unser Software-Vergleich.

Mehr als der Preis: AVV, Datenexport, KI mit Regeln

Software für Berufsbetreuer verarbeitet die sensibelsten Daten, die es gibt. Drei Punkte, die im Vergleich oft untergehen: Bei BetreuungOne schließt du den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO direkt in der App per Klick – samt unserer eigenen Geheimhaltungspflicht. Deine Daten bekommst du jederzeit vollständig heraus: alle Dokumente als Dateien plus eine lesbare Akte je Klient, ohne beim Support anzufragen. Und die KI hat feste Regeln: Sie ist optional und läuft erst, wenn du sie in deinem Konto freischaltest; für sie gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Angaben eines Aufrufs verlassen Frankfurt, deine Eingaben werden nicht zum Training verwendet, und jeder Vorschlag bleibt ein Entwurf, bis du ihn bestätigst.

In vier Schritten sicher wechseln

• Parallel testen: Seriöse Anbieter geben dir eine kostenlose Testphase – bei BetreuungOne 30 Tage, ohne Zahlungsdaten. Leg denselben echten Fall im alten und im neuen System an.
• Am Dokument entscheiden: Erstelle einen kompletten Vergütungsantrag und einen Bericht. Was beim Gericht landet, zählt – nicht die Startseite.
• Übernahmen prüfen: Übernimmst du bestehende Betreuungen, rechnet die Vergütungsstaffel ab der erstmaligen Bestellung (§ 9 Abs. 2 VBVG) – BetreuungOne setzt das bei der Schnellanlage automatisch richtig.
• Export vor Kündigung: Hol deine Daten beim alten Anbieter vollständig heraus, solange der Zugang läuft. Nimm dabei auch deinen Abrechnungsstand mit – welche Monate schon beantragt sind und welche nicht: Nicht beantragte Vergütung erlischt 15 Monate nach ihrer Entstehung, auch mitten im Umzug. Wie diese Fristen laufen, steht im Artikel Vergütungsantrag: Fristen.

Stand: 13. Oktober 2026. Die Beispielwerte sind anonymisierte, marktübliche Größenordnungen; maßgeblich sind die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters. Ohne Gewähr.