Vergütungsantrag in Bayern: ab 2027 nur noch per Formular und elektronisch

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Berufsbetreuer und Betreuungsvereine in Bayern ihren Vergütungsantrag auf einem amtlichen Formular stellen – und elektronisch einreichen. So steht es im neuen § 16 der Bayerischen Verordnung zur freiwilligen Gerichtsbarkeit (BayFGV), verkündet im Gesetz- und Verordnungsblatt vom 30. September 2026. Hier liest du, wen die Pflicht trifft und wen nicht, welche Übermittlungswege zählen, was das Formular verlangt und was ein Formfehler für die 15-Monats-Frist bedeutet.

Was ändert sich in Bayern zum 1. Januar 2027?

§ 292 Abs. 6 FamFG erlaubt den Ländern, für Vergütungsanträge Formulare einzuführen. Wo es ein solches Formular gibt, müssen berufliche Betreuer und Betreuungsvereine es verwenden und – wenn es dazu bestimmt ist – als elektronisches Dokument einreichen. Bayern hat das mit der Verordnung zur Änderung der Bayerischen Verordnung zur freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 8. September 2026 getan (GVBl. S. 596). Sie fügt in die BayFGV einen neuen § 16 „Vergütungsformular“ ein und tritt am 1. Januar 2027 in Kraft.

• Formular. Für den Vergütungsantrag und für den Antrag auf Dauervergütung – die Festsetzung für künftige Zeiträume – führt § 16 Abs. 1 Satz 1 BayFGV das Formular aus Anlage 2 ein (Anträge nach § 292 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 FamFG).
• Elektronisch. Das Formular ist als elektronisches Dokument einzureichen (§ 16 Abs. 1 Satz 2 BayFGV).
• Beides zum selben Tag. Formular und elektronische Einreichung werden gemeinsam Pflicht. Eine Übergangsfrist für Anträge um den Jahreswechsel enthält die Verordnung nicht.

Das Formular, eine Fassung mit Rechenfunktion und die Ausfüllhinweise stehen im BayernPortal unter „Rechtliche Betreuung; Beantragung der Vergütung“.

Zum Nachschlagen: In der Online-Sammlung des bayerischen Landesrechts stand unter § 16 BayFGV am 13. Oktober 2026 noch die bisherige Vorschrift zum Inkrafttreten. Der neue Wortlaut steht im Gesetz- und Verordnungsblatt 2026 auf Seite 596, das Formular auf den Seiten 598 und 599.

Wen trifft die Formularpflicht – und wen nicht?

Verpflichtet sind nach § 292 Abs. 6 Satz 2 FamFG der berufliche Betreuer und der Betreuungsverein. Das BayernPortal nennt berufliche Betreuer, die selbständig rechtliche Betreuungen führen, und anerkannte Betreuungsvereine, deren Mitarbeiter Betreuungen führen. Nicht unter § 16 BayFGV fallen:

• Die Sonderfälle des § 11 VBVG. § 16 Abs. 1 Satz 3 BayFGV nimmt die Geltendmachung von Vergütung und Aufwendungsersatz in den Fällen des § 11 VBVG aus – und zwar den ganzen Paragrafen. Das sind der Sterilisationsbetreuer und der Ergänzungsbetreuer, die nach Stundensätzen vergütet werden (§ 11 Abs. 1 VBVG), und der Verhinderungsbetreuer, der die Fallpauschale nach Tagen geteilt erhält (§ 11 Abs. 2 VBVG). So steht es auch im BayernPortal.
• Aufwendungsersatz. § 16 nennt nur § 292 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 FamFG. Vorschuss und Aufwendungsersatz stehen in Abs. 1 Nr. 1 und sind nicht erfasst; das Formular hat dafür auch kein Feld. Bei der Pauschalvergütung spielt das selten eine Rolle: Die Fallpauschalen gelten Aufwendungen mit ab (§ 10 Satz 1 VBVG). Dienste, die zu deinem Gewerbe oder Beruf gehören und die du als selbständiger Berufsbetreuer gesondert abrechnen darfst (§ 10 Satz 2 VBVG, § 1877 Abs. 3 BGB), laufen ebenfalls nicht über das Formular.
• Ältere Abrechnungszeiträume. Zeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen (§ 16 Abs. 2 BayFGV) – dazu gleich mehr.
• Ehrenamtliche Betreuer. § 292 Abs. 6 FamFG verpflichtet nur berufliche Betreuer und Betreuungsvereine, und § 16 BayFGV nennt weder die Vergütung des ehrenamtlichen Betreuers noch die Aufwandspauschale. Die erklärt der Artikel zur Aufwandspauschale für ehrenamtliche Betreuer.
• Verfahrenspfleger und Nachlasspfleger. § 16 steht im neuen Teil „Formular für den Antrag auf Vergütung in Betreuungssachen“ und erfasst nur die Vergütung des beruflichen Betreuers und des Betreuungsvereins. Für die Vergütung als Verfahrenspfleger oder Nachlasspfleger führt die Verordnung kein Formular ein.

Für diese Fälle schreibt § 16 BayFGV weder das Formular noch die elektronische Einreichung vor.

Und die Auszahlung aus der Staatskasse ohne Beschluss? Das ist bei mittellosen Betreuten der häufigste Fall – und nicht ganz eindeutig geregelt. Das BayernPortal bezieht die Pflicht auf Anträge auf förmliche Festsetzung und auf die Dauervergütungsfestsetzung und schreibt, die Auszahlung im Verwaltungsweg lasse sich mit dem Formular „anregen“. Auf ihrer Seite zum elektronischen Rechtsverkehr schreibt die bayerische Justiz dagegen, für Anträge auf Pauschalvergütung sei „grundsätzlich“ das Formular zu benutzen. Im Gesetz stehen Zahlungen aus der Staatskasse, für die keine Festsetzung beantragt ist, in einem eigenen Absatz (§ 292 Abs. 5 FamFG); § 16 BayFGV nennt ihn nicht. Ob eine formlose Bitte um Auszahlung ab 2027 noch genügt, sagt keine der Quellen ausdrücklich. Der sichere Weg: immer das Formular, immer elektronisch.

Eine Unschärfe betrifft Betreuungsvereine in der Verhinderungs- und Ergänzungsbetreuung: Für sie verweist § 12 Abs. 2 VBVG auf § 11. Das Bundesrecht nennt an anderer Stelle beide Vorschriften nebeneinander (§ 14 Abs. 1 Satz 2 VBVG), § 16 BayFGV nennt nur § 11. Das BayernPortal nimmt Abrechnungen von Sterilisations-, Ergänzungs- und Verhinderungsbetreuern ohne Unterschied aus. Bist du als Verein betroffen, klär vorab mit dem Gericht, ob es das genauso liest.

Einzureichen ist der Antrag bei dem Amtsgericht, bei dem das abzurechnende Betreuungsverfahren anhängig ist. Daraus schließen wir: Es kommt auf das Gericht an, nicht auf den Sitz deines Büros. Läuft eine deiner Betreuungen bei einem bayerischen Amtsgericht, gilt für diese Akte das bayerische Formular – auch wenn dein Büro in einem anderen Bundesland liegt. Ausdrücklich steht das in keiner der amtlichen Quellen.

Ab wann gilt die Pflicht – und was ist mit älteren Abrechnungszeiträumen?

Die Verordnung tritt am 1. Januar 2027 in Kraft. Ausgenommen sind nach § 16 Abs. 2 BayFGV Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen. Angeknüpft wird also an den Abrechnungszeitraum. Die Verordnung definiert den Begriff nicht; wir lesen ihn als die jeweils drei Monate, nach deren Ablauf du die Vergütung geltend machen kannst (§ 14 Abs. 1 VBVG):

• Der Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. März 2026 liegt mit keinem Tag vor dem 1. Januar 2026. Beantragst du ihn im Januar 2027, brauchst du das Formular.
• Der Abrechnungszeitraum 17. November 2025 bis 16. Februar 2026 liegt teilweise vor dem Stichtag. Er ist ausgenommen – auch dann, wenn du ihn erst 2027 abrechnest.
• Zeiträume, die ganz im Jahr 2025 liegen, sind ebenfalls ausgenommen.

Lange trägt die Ausnahme nicht: Für diese Zeiträume läuft bereits die 15-Monats-Frist (heute § 15 Abs. 3 VBVG). Hast du solche Altzeiträume noch offen, rechne sie bald ab.

Zwei Fragen beantwortet die Verordnung nicht:

• Der Übergang um den Jahreswechsel. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Ob es bei einem Papierantrag auf das Absenden oder auf den Eingang bei Gericht ankommt, steht weder in der Verordnung noch im BayernPortal. Unsere Einschätzung, kein amtlicher Wortlaut: Auf der sicheren Seite bist du, wenn ein Antrag in der bisherigen Form noch im Jahr 2026 beim Gericht eingegangen ist. Was später eingeht, stellst du auf dem Formular und elektronisch.
• Gemischte Anträge. Was gilt, wenn ein Antrag einen ausgenommenen Altzeitraum und spätere Quartale zusammenfasst, ist nicht geregelt. Rechne den Altzeitraum im Zweifel getrennt ab.

Welche Übermittlungswege sind zulässig?

Die Verordnung sagt nur: als elektronisches Dokument. Was dafür nötig ist, regeln § 14 Abs. 2 FamFG und § 130a ZPO; die Ausfüllhinweise der bayerischen Justiz und das BayernPortal nennen zwei Möglichkeiten:

• Einfache Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg (§ 130a Abs. 3 ZPO). Als sichere Übermittlungswege für Betreuer nennt die Justiz den Postfach- und Versanddienst der BayernID, Mein Justizpostfach und das eBO. Einfache Signatur heißt: der eingetippte Name der Person, die den Inhalt verantwortet – das Formular endet dafür mit „elektr. gez.“ und dem Namen des Antragstellers. Wer so signiert, muss zugleich Inhaber des Postfachs und der tatsächliche Versender sein.
• Qualifizierte elektronische Signatur (§ 130a Abs. 3 ZPO, § 4 ERVV) – eine elektronische Unterschrift, für die der getippte Name nicht genügt. Trägt das PDF die qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person, darf es auf einem sicheren Übermittlungsweg oder mit einem dafür geeigneten Programm (OSCI-Standard) an das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) des Gerichts gehen. Wer signiert und wer einreicht, muss dann nicht dieselbe Person sein.

Für den Büroalltag folgt daraus: Vorbereiten kann den Antrag auch eine Mitarbeiterin. Abschicken musst du ihn bei einfacher Signatur selbst, aus deinem eigenen Postfach. Für Betreuungsvereine gilt nach den Ausfüllhinweisen eine Erleichterung: Beim Postfach des Vereins muss die Person, die mit ihrem Namen signiert, den Inhalt verantworten – sie muss weder gesetzlicher Vertreter des Vereins sein noch selbst versenden.

Welcher Weg passt? Unsere Einschätzung: Für den Einstieg und für wenige Anträge genügt die kostenlose BayernID. Reichst du regelmäßig für viele Betreuungen ein, ist das eBO der Weg für den Dauerbetrieb. Wie du es einrichtest, was es kostet und warum du als Berufsbetreuer ohnehin elektronisch erreichbar sein solltest, steht im Artikel eBO für Berufsbetreuer: Pflicht, Einrichtung, Kosten.

Unter den beiden Formularen steht im BayernPortal außerdem ein allgemeiner Hinweis, das Formular könne auch handschriftlich unterschrieben in Papierform eingereicht werden (gelesen am 13. Oktober 2026). Für Anträge, die unter § 16 BayFGV fallen, passt das ab 2027 weder zur Verordnung noch zur Leistungsbeschreibung auf derselben Seite. Richte dich nach der Verordnung.

Was verlangt das Formular – und was nicht?

Anlage 2 ist ein zweiseitiger „Vergütungsantrag“. Abgefragt werden:

• Antragsteller: Name oder Betreuungsverein, Vorname, Anschrift und Telefonnummer; bei Vereinen zusätzlich Vorname und Name des Vereinsbetreuers.
• Verfahren: Amtsgericht, Aktenzeichen, Betreuungsverfahren und Datum. Eine eigene Rechnungsnummer kannst du angeben, musst du aber nicht.
• Abrechnung: der Zeitraum, Vergütungsstufe 1 oder 2 und ob das Amtsgericht dich nach § 8 Abs. 3 VBVG eingruppiert hat – wenn ja, mit Gericht und Datum des Bescheids.
• Tabelle der Fallpauschalen: sieben Spalten – Datum von, Datum bis, Vermögensstatus, Aufenthaltsort, Dauer, monatliche Pauschale und Betrag –, darunter der Gesamtbetrag.
• „Ich bitte um“ – zum Ankreuzen: Auszahlung im Verwaltungsweg aus der Staatskasse (bei Mittellosigkeit); förmliche Festsetzung, entweder gegen die betreute Person oder sonstige Beteiligte (bei Vermögen) oder gegen die Staatskasse (bei Mittellosigkeit); und die Dauervergütungsfestsetzung für zukünftige Zeiträume.
• Bankverbindung: Kontoinhaber, IBAN und BIC.

Die Tabelle hat 15 Zeilen, und der Hinweis im Formular bittet darum, je Zeile höchstens ein Quartal (drei Monate) abzurechnen. Ändert sich innerhalb eines Quartals ein Umstand, von dem die Pauschale abhängt – etwa der Vermögensstatus oder der Aufenthaltsort –, teilst du das Quartal nach den Ausfüllhinweisen in Abrechnungsmonate auf. Maßgeblich ist bei beiden der Stand am Ende des Abrechnungsmonats (§ 9 Abs. 4 VBVG). Für die drei Spalten in der Mitte gibt es je zwei Werte: mittellos oder nicht mittellos, stationäre Einrichtung oder andere Wohnform, 1. bis 12. Monat oder ab 13. Monat. In die Spalte „Betrag“ gehört die Summe der Monatspauschalen der Zeile.

Was das Formular nicht verlangt:

• Einen Vermögensbetrag. Es gibt nur die Spalte „Vermögensstatus“ – kein Feld für einen Kontostand oder ein Vermögen in Euro.
• Eine Unterschrift von Hand. Am Ende steht „elektr. gez.“ mit dem Namen des Antragstellers; eine Zeile für eine handschriftliche Unterschrift hat das Formular nicht.
• Belege. Laut BayernPortal müssen sie grundsätzlich nur auf Verlangen des Gerichts eingereicht werden – nachfragen kann das Gericht also weiterhin.

Füllst du die Fassung mit Rechenfunktion am Computer aus und ist im PDF-Programm JavaScript aktiviert, rechnet sie Pauschale und Gesamtbetrag selbst. Die Justiz weist darauf hin, dass der so errechnete Betrag nicht rechtsverbindlich ist – ob er stimmt, hängt an deinen Angaben und an der Aufteilung in Zeilen. Die Dauervergütungsfestsetzung beantragst du im selben Formular per Haken; einen Rechtsanspruch darauf gibt es nach den Ausfüllhinweisen nicht. Änderungen der maßgeblichen Umstände musst du dem Gericht dann unverzüglich mitteilen (§ 292 Abs. 2 Satz 4 FamFG).

Darf ich den Antrag mit einer Software erstellen?

Ja. § 16 Abs. 3 BayFGV stellt klar: Einer ordnungsgemäßen Antragstellung steht es nicht entgegen, wenn ein Antrag mit einem digitalen Eingabesystem erstellt wurde und deshalb optisch, jedoch nicht inhaltlich vom Formular der Anlage 2 abweicht. Das BayernPortal folgert daraus, dass auch eine softwareunterstützte Erstellung von Vergütungsanträgen zulässig ist.

Was „inhaltlich“ genau bedeutet, erläutert keine der amtlichen Quellen. Ein Anhaltspunkt: Das ausfüllbare Formular der Justiz verteilt die 15 Zeilen anders auf die beiden Seiten als der Abdruck im Gesetz- und Verordnungsblatt, übernimmt aber alle Bezeichnungen und Sätze. Vorsichtig gelesen heißt das: dieselben Angaben, dieselben Bezeichnungen, dieselbe Reihenfolge – nur das Aussehen darf abweichen. Ein Vordruck, der anderes abfragt, etwa der eines anderen Bundeslands, weicht nicht nur optisch ab.

Was passiert bei einem Formfehler mit der 15-Monats-Frist?

Die Folge steht im Bundesrecht: Wer das Formular nicht verwendet oder nicht elektronisch einreicht, hat die Vergütung nicht ordnungsgemäß geltend gemacht (§ 292 Abs. 6 Satz 3 FamFG). Das BayernPortal sagt dasselbe für Anträge, die ab dem 1. Januar 2027 ohne das Formular oder nicht elektronisch gestellt werden.

Das trifft auf die Ausschlussfrist: Ansprüche auf Vergütung erlöschen, wenn sie nicht binnen 15 Monaten nach ihrer Entstehung gerichtlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 3 VBVG). Wir lesen beide Vorschriften zusammen so: Ein Antrag per Post, Fax oder E-Mail oder ohne das Formular wahrt die Frist nicht. Ausdrücklich steht dieser Schluss in keiner der amtlichen Quellen, und eine Gerichtsentscheidung dazu ist uns nicht bekannt. Darauf, dass das Gericht dich auf den Fehler hinweist oder dass er sich nachträglich beheben lässt, solltest du dich nicht verlassen. Wie die Frist läuft, steht im Artikel Vergütungsantrag: Diese Fristen gelten für Berufsbetreuer.

• Eingangsbestätigung aufheben. Ein elektronisches Dokument ist eingegangen, sobald es auf der Empfangseinrichtung des Gerichts gespeichert ist; du bekommst darüber eine automatisierte Bestätigung mit dem Zeitpunkt des Eingangs (§ 130a Abs. 5 ZPO). Leg sie zur Akte.
• Nicht auf den letzten Tag einreichen. Eine Ersatzeinreichung auf Papier bei technischer Störung regelt das FamFG nur für Rechtsanwälte, Notare und Behörden (§ 14b Abs. 1 Satz 2 FamFG). Für Berufsbetreuer steht eine solche Regel weder dort noch in § 16 BayFGV. Die bayerische Justiz beschreibt die Ersatzeinreichung auf ihrer Seite zwar allgemein, belegt sie aber nur mit den Vorschriften für diese Berufsgruppen.
• Nicht auf eine längere Frist bauen. Das Gericht kann zwar eine abweichende, auch längere Frist bestimmen (§ 15 Abs. 3 VBVG in Verbindung mit § 1877 Abs. 5 BGB) – planen solltest du damit nicht.

Was sollte ich bis zum Jahresende tun?

1. Akten sichten. Welche deiner Betreuungen laufen bei einem bayerischen Amtsgericht? Für sie brauchst du ab Januar das Formular.
2. Übermittlungsweg einrichten – jetzt, nicht im Januar. Für die BayernID und für Mein Justizpostfach brauchst du einen Ausweis mit Online-Ausweisfunktion, für das eBO ein Programm, die Identifizierung und die Freischaltung. Plane dafür Vorlauf ein.
3. Formular holen und einmal durchspielen. Lade im BayernPortal das Formular und die Ausfüllhinweise herunter und füll einen Antrag zur Probe aus – mit der Aufteilung in Quartalszeilen.
4. Den Weg einmal vorher testen. Elektronisch einreichen darfst du schon heute (§ 14 Abs. 2 FamFG). Reich einen Antrag noch 2026 freiwillig so ein – dann weißt du vor dem Stichtag, dass dein Weg funktioniert.
5. Formular oder Programm? Die Fassung mit Rechenfunktion rechnet die Summen selbst. Erzeugt dein Programm einen eigenen Antrag, vergleich ihn vor dem ersten Versand Feld für Feld mit Anlage 2. BetreuungOne schreibt in das amtliche Formular selbst – jede Angabe steht an der Stelle ihres Feldes.
6. Abrechenbares nicht liegen lassen. Die Vergütung kannst du nach Ablauf von jeweils drei Monaten geltend machen (§ 14 Abs. 1 VBVG). Was schon abrechenbar ist, kannst du noch 2026 in der bisherigen Form beantragen – am sichersten so, dass der Antrag noch 2026 beim Gericht eingeht.
7. Den ersten Antrag 2027 mit Abstand einreichen. Such dir dafür keinen Zeitraum aus, dessen 15 Monate gerade ablaufen. So bleibt Zeit, falls beim ersten Mal etwas hakt.

Stand: 13. Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: § 16 der Bayerischen Verordnung zur freiwilligen Gerichtsbarkeit in der ab 1. Januar 2027 geltenden Fassung mit Anlage 2 (Verordnung vom 8. September 2026, GVBl. S. 596), §§ 14, 14b und 292 FamFG, § 130a ZPO, § 4 ERVV, §§ 8 bis 12, 14 und 15 VBVG, § 1877 BGB. Angaben zu den Übermittlungswegen und zum Ausfüllen nach dem BayernPortal (Leistungsbeschreibung, Stand 5. Oktober 2026) sowie den Ausfüllhinweisen und den Seiten der bayerischen Justiz zum elektronischen Rechtsverkehr, gelesen am 13. Oktober 2026. Wo wir eine eigene Einschätzung geben, steht das dabei. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall; Verfahrensfragen beantwortet dir dein Betreuungsgericht.