Vergütung als Nachlasspfleger 2026: Stundensatz, Umsatzsteuer, Abrechnung

Wer als Berufsbetreuer nebenher Nachlasspflegschaften führt, rechnet dort nach Stunden ab – aber anders als beim Verfahrenspfleger mit einem Satz, den das Nachlassgericht im Einzelfall festsetzt, und in der Regel zuzüglich Umsatzsteuer. Hier steht, wie hoch der Stundensatz sein kann, was bei mittellosem Nachlass gilt, wann Umsatzsteuer dazukommt und bis wann du abrechnen musst – mit Beispielrechnung.

Wann wird ein Nachlasspfleger bestellt und vergütet?

Solange die Erbschaft nicht angenommen ist, die Erben unbekannt sind oder offen ist, ob sie angenommen haben, sorgt das Nachlassgericht für die Sicherung des Nachlasses, soweit ein Bedürfnis besteht – und kann dafür einen Nachlasspfleger bestellen (§ 1960 BGB). Für diese Pflegschaft tritt das Nachlassgericht an die Stelle des Familien- und des Betreuungsgerichts (§ 1962 BGB). Es bestellt dich also (§ 1885 BGB), und es setzt auch deine Vergütung fest. Was du umgekehrt als Betreuer an den Nachlasspfleger herausgibst, wenn eine betreute Person stirbt, steht im Artikel Welche Unterlagen braucht der Nachlasspfleger?.

Führst du die Nachlasspflegschaft berufsmäßig, richten sich Vergütung und Aufwendungsersatz nach §§ 1 bis 6 VBVG (§ 1888 Abs. 2 Satz 1 BGB). Feste Stundensätze gibt es dabei nur, wenn der Nachlass mittellos ist. Reicht er, bestimmt das Nachlassgericht den Satz im Einzelfall (§ 1888 Abs. 2 Satz 2 BGB).

Voraussetzung ist, dass das Nachlassgericht die Berufsmäßigkeit feststellt – und das gehört in den Bestellungsbeschluss (§ 1 Abs. 1 und 3 VBVG). Fehlt der Satz, wende dich sofort ans Nachlassgericht und lege ein Rechtsmittel gegen den Beschluss ein, am sichersten binnen zwei Wochen. Später stellt das Gericht die Berufsmäßigkeit nur noch ab deinem Antrag fest, nie im Vergütungsverfahren (BGH, Beschlüsse vom 08.01.2014, XII ZB 354/13, und vom 29.01.2014, XII ZB 372/13; OLG München, Beschluss vom 30.01.2024, 33 Wx 152/23 e). Ohne Feststellung gibt es nur eine Vergütung nach Ermessen wie für Ehrenamtliche.

Stundensatz 2026: Was verdient ein Nachlasspfleger pro Stunde?

Ist der Nachlass nicht mittellos, richtet sich die Höhe des Stundensatzes nach den Fachkenntnissen, die du für die Pflegschaft nutzen kannst, und nach Umfang und Schwierigkeit der Pflegschaftsgeschäfte (§ 1888 Abs. 2 Satz 2 BGB). Eine Tabelle, an die das Gericht gebunden wäre, gibt es nicht. Das Nachlassgericht bestimmt den Satz erst, wenn es die Vergütung festsetzt, und muss ihn dort nachvollziehbar begründen. Zusagen darf es ihn vorher nicht, weder vor noch bei deiner Bestellung (OLG Celle, Beschlüsse vom 17.02.2025, 6 W 20/25 und 6 W 136/24).

Zur Orientierung: Veröffentlichte Beschlüsse der Oberlandesgerichte halten meist rund 60 bis 155 € netto je Stunde für angemessen – je nach Gerichtsbezirk, Schwierigkeit und deinen Fachkenntnissen. Die oberen Werte gelten für Rechtsanwälte oder vergleichbar Qualifizierte; ohne juristische Ausbildung setzen Gerichte oft weniger an. Das OLG Celle ist strenger: im Regelfall höchstens das Doppelte des VBVG-Höchstsatzes, bisher also 78 € (Beschlüsse vom 17.02.2025, 6 W 20/25 und 6 W 136/24). Zwei Oberlandesgerichte haben je drei Stufen genannt – das sind Beispiele einzelner Gerichte, keine allgemeine Regel:

Beantragen kannst du jeden Satz; das Gericht prüft ihn. Begründe ihn konkret: welche Kenntnisse du einsetzt und was die Pflegschaft aufwendig oder schwierig macht, etwa Erbenermittlung, Immobilie oder Auslandsbezug. Ein höherer Satz braucht eine besondere Begründung (OLG Celle, Beschluss vom 17.02.2025, 6 W 136/24).

Was gilt bei mittellosem Nachlass?

Mittellos ist der Nachlass erst, wenn für deine Vergütung und Auslagen nichts mehr da ist. Andere Nachlassschulden und die Gerichtskosten der Pflegschaft werden dabei nicht abgezogen, und Schonvermögen gibt es beim Nachlass nicht (BGH, Beschlüsse vom 29.06.2021, IV ZB 16/20, und vom 24.07.2024, IV ZB 8/23). Dann gelten die festen Stundensätze aus § 3 Abs. 1 VBVG, gezahlt aus der Staatskasse (§ 2 Abs. 1 VBVG). Wie beim Verfahrenspfleger hängt der Satz an deiner Ausbildung:

Eine Erhöhung wegen besonderer Schwierigkeit gibt es bei mittellosem Nachlass nicht (§ 3 Abs. 3 Satz 2 VBVG; OLG Celle, Beschluss vom 17.02.2025, 6 W 136/24). Reicht der Nachlass nur für einen Teil deiner Vergütung, bekommst du deinen Stundensatz, soweit der Nachlass reicht. Nur für die übrigen Stunden gelten die Sätze nach § 3 VBVG aus der Staatskasse (BGH, Beschlüsse vom 29.06.2021, IV ZB 16/20, und vom 24.07.2024, IV ZB 8/23). Wie das aussieht, zeigt die Beispielrechnung unten. Wie die Sätze nach § 3 VBVG im Einzelnen funktionieren, steht im Artikel Verfahrenspfleger-Vergütung 2026.

Muss ein Nachlasspfleger Umsatzsteuer berechnen?

In der Regel ja – ein wichtiger Unterschied zur Betreuung. Betreuer (§ 4 Nr. 16 Satz 1 Buchst. k UStG) und Verfahrenspfleger (Buchst. m) sind von der Umsatzsteuer befreit, Nachlasspfleger nennt das Gesetz nicht. Eine berufsmäßig geführte Nachlasspflegschaft ist auch keine steuerfreie ehrenamtliche Tätigkeit (BFH, Urteil vom 19.04.2012, V R 31/11). Die Umsatzsteuer wird dir zusätzlich zur Vergütung ersetzt (§ 3 Abs. 1 Satz 3 VBVG). Im Antrag stehen dann netto, 19 % Umsatzsteuer und brutto.

• Kleinunternehmer: Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gelten dafür als Grenzen höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Deine steuerfreien Umsätze als Betreuer und Verfahrenspfleger zählen dabei nicht mit (§ 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG), deine Nachlasspflegschaften schon – die Grenze kann also auch mit vielen Betreuungen noch unterschritten sein.
• Fahrtkosten und Auslagen: § 3 Abs. 1 Satz 3 VBVG nennt wörtlich nur die Vergütung. Die Umsatzsteuer auf Fahrtkosten und Auslagen kannst du trotzdem als Teil des Aufwendungsersatzes verlangen (§ 1877 Abs. 1, § 670 BGB). Nachlasspflegern haben Oberlandesgerichte Auslagen einschließlich 19 % zugesprochen, allerdings ohne das zu begründen (OLG Hamm, Beschluss vom 03.08.2021, 10 W 85/20; OLG Brandenburg, Beschluss vom 23.01.2026, 3 W 84/25). Beim Porto ist das umstritten. Rechnest du mit Umsatzsteuer ab, trägst du Auslagen deshalb netto ein (Briefmarken mit dem vollen Betrag), als Kleinunternehmer mit dem Betrag, den du bezahlt hast. Rechnungen und Gebühren, die der Nachlass schuldet, zahlst du vom Nachlasskonto – darauf kommt keine Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG).
• Vorsicht beim Ausweis: Weist du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, verlangst du vom Nachlass Geld, das dir nicht zusteht (§ 3 Abs. 1 Satz 3 VBVG), und kannst die Steuer nach § 14c UStG schulden.

Welche Variante für dich gilt, klärst du am besten einmal mit deiner Steuerberatung – und rechnest dann jede Nachlasspflegschaft gleich ab.

Beispielrechnung: Wie viel bekommt ein Nachlasspfleger?

Ein Nachlasspfleger wird im Juli 2026 bestellt, die Erben sind unbekannt, der Nachlass reicht für die Vergütung. Er hält die Pflegschaft für mittelschwer, beantragt 95 € netto je Stunde und rechnet mit 19 % Umsatzsteuer ab. Er erfasst:

Gerechnet wird mit der tatsächlich erfassten Zeit: 4:25 Stunden sind 265 Minuten, also 4,42 Stunden. Festsetzen lässt du nur deine Vergütung; Fahrtkosten und Auslagen entnimmst du selbst dem Nachlass – zusammen 529,43 €. Als Kleinunternehmer ließest du 419,90 € festsetzen und entnähmest 25,00 € Fahrtkosten und Auslagen selbst, jeweils ohne Umsatzsteuer. Wäre der Nachlass mittellos, gälten bei einem Hochschulabschluss 44 € je Stunde: 194,48 € Vergütung, mit Fahrtkosten und Auslagen 219,48 € netto und mit Umsatzsteuer 261,18 € – alles festgesetzt gegen die Staatskasse.

Und wenn der Nachlass nur zum Teil reicht? Angenommen, er hat nur noch 300 €, und der Nachlasspfleger hat einen Hochschulabschluss. Dann wird aufgeteilt, wie es der BGH vorgerechnet hat:

Zuerst gehen die 29,75 € Fahrtkosten und Auslagen ab, die du selbst entnimmst. Die übrigen 270,25 € decken 2,39 Stunden zu 95 € plus Umsatzsteuer (227,10 € und 43,15 €) – diesen Teil lässt du gegen den Nachlass festsetzen. Die restlichen 2,03 Stunden beantragst du zum Satz nach § 3 Abs. 1 VBVG gegen die Staatskasse, hier 44 €: 89,30 € plus 16,97 € Umsatzsteuer, zusammen 106,27 €. Festsetzen lässt du also 376,52 €. Mit den selbst entnommenen 29,75 € sind das 406,27 € – zwischen den 261,18 € bei mittellosem und den 529,43 € bei ausreichendem Nachlass.

Welche Nachweise will das Nachlassgericht sehen?

Einen bundesweit einheitlichen Vordruck für den Vergütungsantrag gibt es nicht; einige Länder haben Merkblätter für Nachlasspfleger. Geprüft wird, ob die Zeit angefallen, erforderlich und von deinem Wirkungskreis im Bestellungsbeschluss gedeckt war. Darauf kommt es an:

• Am sichersten minutengenau: jede Tätigkeit einzeln mit Datum, Dauer in Minuten und dem, was du konkret getan hast. Bloße Stichworte reichen dem OLG Celle nicht, und es schätzt nicht (Beschluss vom 24.03.2016, 6 W 14/16). Dem OLG Hamm genügt eine stichwortartige Aufstellung, die eine Schätzung erlaubt (Beschluss vom 10.06.2025, 10 W 56/25); für den Nachlassverwalter sieht es der BGH ebenso (Beschluss vom 14.03.2018, IV ZB 16/17).
• Nur deine eigene Zeit: Die Arbeitszeit von Mitarbeitern wird nicht zu deinem Stundensatz vergütet (BGH, Beschluss vom 10.09.2025, IV ZB 2/25). Die Zeit für deinen Vergütungsantrag und seine Durchsetzung gehört ebenfalls nicht hinein (OLG Frankfurt am Main, Beschluss vom 22.06.2018, 21 W 40/18).
• Nur im Wirkungskreis: Was dein Bestellungsbeschluss nicht abdeckt, wird nicht vergütet – etwa die Erbauseinandersetzung oder ein Erbscheinsantrag (OLG Hamm, Beschluss vom 10.06.2025, 10 W 56/25).
• Kilometer je Fahrt und Belege für Auslagen wie Porto oder Parkentgelte.
• Begründung: konkret, wenn der Nachlass reicht – deine Kenntnisse und was die Pflegschaft schwierig macht, nicht nur „schwierig und umfangreich“.

Setzt das Gericht deine Vergütung gegen den Nachlass fest, entnimmst du sie danach dem Nachlass – vorher nicht (§ 1 Abs. 3 Satz 2 VBVG). Fahrtkosten und Auslagen entnimmst du ohne Festsetzung, aber vor der Herausgabe an die Erben – danach bleibt nur die Klage gegen sie (OLG Hamm, Beschluss vom 10.06.2025, 10 W 56/25). Wie du Schreiben elektronisch ans Gericht bringst, steht im Artikel eBO für Berufsbetreuer.

Wie lange kann ein Nachlasspfleger seine Vergütung abrechnen?

Der Anspruch erlischt, wenn du ihn nicht binnen 15 Monaten nach der jeweiligen Tätigkeit beim Gericht geltend machst (§ 2 VBVG über § 1888 Abs. 2 BGB). Die Frist läuft für jede Tätigkeit einzeln: Für das Aktenstudium vom 06.07.2026 aus dem Beispiel muss der Antrag spätestens am 06.10.2027 beim Gericht sein.

Anders als beim Verfahrenspfleger kann das Nachlassgericht eine kürzere oder längere Frist bestimmen (§ 2 Abs. 2 Satz 2 VBVG in Verbindung mit § 1877 Abs. 5 BGB). Hat es nichts anderes bestimmt, gelten die 15 Monate. Dein Antrag beim Nachlassgericht wahrt die Frist auch gegenüber der Staatskasse, falls sich erst später zeigt, dass der Nachlass nicht reicht (§ 1877 Abs. 4 Satz 3 BGB). Wie die Fristen für die Betreuervergütung laufen, steht im Artikel Vergütungsantrag: Diese Fristen gelten für Berufsbetreuer.

So geht es mit BetreuungOne

BetreuungOne rechnet Nachlasspflegschaften in derselben App ab wie deine Betreuungen und Verfahrenspflegschaften:

• Akte anlegen: Du wählst „Nachlasspflegschaft“. Die Akte führt den Erblasser mit Sterbedatum, zuständig ist das Nachlassgericht.
• Reicht der Nachlass? Diese Frage beantwortest du selbst, vorausgewählt ist nichts. Führst du Konten in der Akte, steht ihr Stand daneben – nur zur Information.
• Stundensatz: Reicht der Nachlass, trägst du deinen Satz netto ein. Einen Vorgabewert gibt es nicht, nur die übliche Spanne als Orientierung. Vor jedem Antrag kannst du den Satz ändern und in eigenen Worten begründen. Ist der Nachlass mittellos, rechnet die App mit deiner Stufe nach § 3 VBVG.
• Reicht der Nachlass nur zum Teil? Dann wählst du „Ja, der Nachlass reicht – ganz oder zum Teil“, setzt im Antrag den Haken „reicht nur zum Teil“ und trägst ein, was der Nachlass heute noch hat. Führst du Konten in der Akte, ist das Feld mit ihren Guthaben vorbelegt – du prüfst und ergänzt es. BetreuungOne teilt auf, wie es der BGH vorgerechnet hat: erst deine Fahrtkosten und Auslagen, dann Stunden zu deinem Satz, soweit der Nachlass reicht, die übrigen Stunden zum Satz nach § 3 Abs. 1 VBVG. Der Antrag nennt beide Beträge, gegen den Nachlass und gegen die Staatskasse. Unter „Vergütung“ steht jeder Teil als eigener Eintrag – so gleichst du die Entnahme aus dem Nachlass und die Zahlung der Justizkasse je für sich im Kontoauszug ab. Ändert sich der Satz nach § 3 VBVG im Abrechnungszeitraum, rechnet die App die frühesten Tätigkeiten dem Nachlass zu; das hat der BGH nicht entschieden.
• Umsatzsteuer: Im Konto legst du fest, ob du mit 19 % Umsatzsteuer oder als Kleinunternehmer abrechnest. Fehlt die Angabe, fragt die Akte nach. Wechselst du zum Jahreswechsel, klär mit deiner Steuerberatung, wie du Tätigkeiten aus beiden Jahren abrechnest.
• Zeiterfassung: jede Tätigkeit mit Datum, Dauer in Minuten, Kilometern und Auslagen – mit Vorschlägen wie „Nachlassverzeichnis erstellen“ oder „Erbenermittlung“.
• Antrag als PDF: an das Amtsgericht – Nachlassgericht –, mit minutengenauer Aufstellung, Stundensatz und Umsatzsteuer (oder dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung). Am Ende steht die Bitte, deine Vergütung gegen den Nachlass festzusetzen; Fahrtkosten und Auslagen machst du darin mit geltend, ohne ihre Festsetzung zu beantragen, weil du sie selbst entnimmst. Bei mittellosem Nachlass bittet der Antrag, Vergütung und Auslagen gegen die Staatskasse festzusetzen.
• Frist im Blick: 90 Tage bevor der älteste offene Eintrag erlischt, warnt dich die Akte. Hat das Nachlassgericht eine andere Frist bestimmt – kürzer oder länger –, trägst du das Datum ein.
• Verzeichnis und Rechnungslegung im Blick: Trägst du ein, wann du bestellt wurdest, und verwaltest du den Nachlass, legt die Akte zwei Erinnerungen an: „Nachlassverzeichnis einreichen“ drei Monate nach der Bestellung und „Rechnungslegung einreichen“ zum Jahrestag. Einen festen Termin nennt das Gesetz nicht – setzt das Nachlassgericht eigene Termine, verschiebst du die Frist. Hakst du die Rechnungslegung ab, legt die App die des nächsten Jahres an.

Stand: 29. September 2026. Rechtsstand: §§ 1877, 1880, 1885, 1888 und 1960 bis 1962 BGB; §§ 1 bis 6 VBVG in der Fassung des KostBRÄG 2025 (in Kraft seit 01.01.2026); § 5 JVEG; §§ 4, 10, 14c und 19 UStG. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Angaben ohne Gewähr.