Vergütungsantrag: Diese Fristen gelten für Berufsbetreuer

Beim Vergütungsantrag werden zwei völlig verschiedene Zeitregeln ständig verwechselt: der Abrechnungsrhythmus („Wie oft darf ich?“) und die Verfallfrist („Bis wann muss ich?“). Die eine ist eine Komfortfrage. Die andere entscheidet, ob du dein Geld überhaupt noch bekommst.

Der Rhythmus: frühestens alle drei Monate – aber du hast die Wahl

Nach § 14 Abs. 1 VBVG kannst du die Vergütung nach Ablauf von jeweils drei Monaten für diesen Zeitraum geltend machen. „Frühestens“ heißt: Das Quartal ist die Untergrenze, keine Pflicht. Wer den Verwaltungsaufwand scheut, sammelt sechs oder zwölf Monate und stellt einen Antrag für alles – rechtlich verlierst du dadurch nichts, solange du die Verfallgrenze im Blick behältst. Die Abwägung ist schlicht: Häufiger beantragen heißt mehr Papierkram und gleichmäßige Liquidität, seltener beantragen heißt weniger Aufwand und größere Zahlungslücken.

Die Verfallfrist: 15 Monate – dann ist das Geld weg

Der Anspruch auf Vergütung und Aufwendungsersatz erlischt, wenn er nicht binnen 15 Monaten nach seiner Entstehung gerichtlich geltend gemacht wird (§ 15 Abs. 3 VBVG). Erlischt heißt erlischt: Der Anspruch ist weg – auch dann, wenn die betreute Person dauerhaft mittellos ist und ohnehin die Staatskasse gezahlt hätte. Das Gericht muss dich auch nicht an die Abrechnung erinnern (BGH, Beschluss vom 04.02.2026, XII ZB 419/25). Es kann zwar eine kürzere oder längere Frist bestimmen (§ 15 Abs. 3 VBVG in Verbindung mit § 1877 Abs. 5 BGB) – darauf bauen solltest du nicht.

Wann die 15 Monate beginnen

Die Fallpauschale kannst du erst nach Ablauf von jeweils drei Monaten geltend machen. Deshalb beginnen die 15 Monate nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs erst mit dem Ablauf dieses Drei-Monats-Zeitraums – nicht mit jedem einzelnen Monat (BGH, Beschluss vom 13.03.2013, XII ZB 26/12; bestätigt mit Beschluss vom 04.02.2026, XII ZB 419/25). Die Reform zum 01.01.2026 hat daran nichts geändert: Die Vorschrift ist von § 16 nach § 15 VBVG gerückt, der Wortlaut ist derselbe.

Ein Beispiel: Dein Abrechnungszeitraum läuft vom 17. Juni bis zum 16. September 2025. Die 15 Monate beginnen mit dem Ablauf des 16. September 2025. Der Antrag für diese drei Monate muss spätestens am 16. Dezember 2026 bei Gericht sein. Der folgende Zeitraum, 17. September bis 16. Dezember 2025, erlischt drei Monate später: Dafür muss der Antrag bis zum 16. März 2027 eingegangen sein. Die Frist läuft also nicht ab „dem letzten Antrag“, sondern für jeden Abrechnungszeitraum einzeln.

Plane trotzdem nicht auf den letzten Tag. Welcher Tag bei dir das Ende eines Drei-Monats-Zeitraums ist, hängt am Beginn deiner Bestellung und an deinem bisherigen Abrechnungsrhythmus. Verschiebt sich dieser Tag, verschiebt sich auch das Ende der Frist. Wer vorsichtig plant, rechnet die 15 Monate schon ab dem Ende des ältesten offenen Monats. Das ist strenger, als der BGH verlangt – und lässt dir Luft, falls das Gericht den Zeitraum anders schneidet als du.

Was die Frist wahrt – und was nicht

Maßgeblich ist die gerichtliche Geltendmachung: der Eingang deines Antrags beim Betreuungsgericht. Eine intern geschriebene Rechnung oder ein Entwurf in der Schublade wahrt die Frist nicht, eine bloße Nachfrage beim Gericht auch nicht. Der Antrag muss erkennen lassen, was du verlangst: den Zeitraum und entweder den Betrag oder die Angaben, aus denen er sich ergibt – Vergütungsstufe, Dauer der Betreuung, Wohnform und Vermögensstatus (BGH, Beschluss vom 04.02.2026, XII ZB 419/25). Hat dein Land ein Formular eingeführt – so Nordrhein-Westfalen und, ab dem 1. Januar 2027, Bayern –, musst du es verwenden (§ 292 Abs. 6 FamFG). Was für die elektronische Einreichung gilt, steht im Artikel eBO für Berufsbetreuer; die bayerischen Regeln im Artikel Vergütungsantrag in Bayern.

Seit 2026: monatliche Fallpauschalen

Zum 01.01.2026 hat das KostBRÄG 2025 die Systematik vereinfacht: Statt der Tabellen A bis C mit fünf Zeitstufen gibt es monatliche Fallpauschalen mit zwei Vergütungsstufen (mit oder ohne Hochschulabschluss) und nur noch zwei Zeitstufen – Monate 1 bis 12 und ab Monat 13. Je nach Wohnform und Vermögensstatus der betreuten Person liegt die Pauschale im ersten Jahr zwischen 208 € und 427 € im Monat. Abrechnungsmonate, die vor 2026 begonnen haben, laufen noch nach altem Recht. Alle Beträge und Änderungen im Detail stehen in unserer Vergütungstabelle 2026; was das für dein Büro konkret bedeutet, rechnet dir unser kostenloser Vergütungsrechner in Sekunden aus.

Drei Sonderfälle, die bares Geld kosten

• Übernommene Betreuungen: Die Zeitstufe rechnet ab der erstmaligen Bestellung eines Betreuers, nicht ab deiner Übernahme (§ 9 Abs. 2 VBVG). Läuft die Betreuung schon länger als zwölf Monate, giltst du sofort als „ab Monat 13“ – wer hier mit der höheren Anfangspauschale kalkuliert, rechnet sich sein Büro schön.
• Wechsel mitten im Monat: Ändert sich Wohnform oder Vermögensstatus im Abrechnungsmonat, zählt der Stand am Monatsende – nicht der Durchschnitt (§ 9 Abs. 4 Satz 1 und 2 VBVG). Bei sonstigen Änderungen, die sich auf die Vergütung auswirken und vor Ablauf eines vollen Monats eintreten, wird zeitanteilig nach Tagen gerechnet – etwa wenn die Betreuung mitten im Monat endet. Der Monat zählt dabei 30 Tage (§ 9 Abs. 4 Satz 3 VBVG, § 191 BGB).
• Betreuungsende: Mit dem Ende der Betreuung endet nicht die Verfallfrist – sie läuft für die offenen Zeiträume weiter. Gerade nach turbulenten Abschlüssen (Tod des Betreuten, Betreuerwechsel) bleiben letzte Quartale erstaunlich oft unbeantragt liegen. Für den letzten, angebrochenen Zeitraum rechnest du die 15 Monate vorsichtshalber schon ab dem Ende der Betreuung: Ob sie erst mit dem rechnerischen Ende des Drei-Monats-Zeitraums beginnen, musste der BGH 2026 nicht entscheiden.

So verpasst du keine Frist

Das Fristenproblem ist kein Wissensproblem, sondern ein Systemproblem: 30, 60, 90 Betreuungen mit je eigenem Abrechnungsstand verwaltet kein Kopf und keine Excel-Tabelle zuverlässig. BetreuungOne führt deshalb je Klient den Abrechnungsstand mit, erinnert im Rhythmus deiner Wahl – alle drei, sechs oder zwölf Monate – und warnt getrennt davon vor dem Verfall: rund drei Monate, bevor der älteste offene Abrechnungszeitraum erlischt. Gerechnet wird ab dem Ende des Drei-Monats-Zeitraums, der auf deinen Abrechnungsstand folgt – mit drei Tagen Sicherheitsabstand. Eingehende Zahlungen der Justizkasse erkennt die Software am Aktenzeichen und hakt den zugehörigen Antrag ab.

Stand: 13. Oktober 2026. Rechtsstand: VBVG in der Fassung des KostBRÄG 2025 (in Kraft seit 01.01.2026). Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.