Karedo, BdB at work, butler 21, BT-Professional und BetreuungOne nebeneinander: Preise, eBO, Banking, Datenschutz und der Weg wieder hinaus. Ein Wort vorweg – wir sind selbst Anbieter. Deshalb stehen hier nur Angaben von den öffentlichen Seiten der Anbieter, mit Stand-Datum, und die Stärken der anderen stehen mit drin. Prüf alles nach.
| BetreuungOne | Karedo | BdB at work | butler 21 | BT-Professional | |
|---|---|---|---|---|---|
| Läuft auf | Browser – PC, Mac, Tablet | Browser – PC, Mac, Tablet | Windows-PC (Desktop-Programm) | Windows – als Remote-App aus dem Rechenzentrum | Windows-PC (Desktop-Programm) |
| Preismodell | 45 € / Monat inkl. MwSt. – unabhängig von der Zahl der Betreuungen | Nach Fallzahl: 19 € (bis 10), 29 € (bis 40), 59 € (bis 80, darüber +1 € je Betreuung) – netto zzgl. MwSt. | Konditionen über den BdB / auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
| Beispiel: 10 Betreuungen | 45,00 € im Monat | 22,61 € im Monat (19 € netto + MwSt.) | — | — | — |
| Beispiel: 60 Betreuungen | 45,00 € im Monat – unverändert | 70,21 € im Monat (59 € netto + MwSt.) | — | — | — |
| eBO (elektronisches Postfach) | In Arbeit – Anträge kommen bereits ERV-tauglich heraus, Anleitung in der App | Integriert als Zusatzmodul: 29 € / Monat netto | Über eBO.connect: 33,50 € / Monat netto | Zusatzmodul: 19,90 € / Monat netto + 49 € Einrichtung | Zusatzmodul: 18,95 € / Monat netto + 225 € Einrichtung |
| Kontoumsätze | Datei-Import (CSV/CAMT) inklusive – erkennt Zahlungen der Justizkasse am Aktenzeichen und hakt Anträge ab | Automatischer Abruf der Klientenkonten: 19 € / Monat netto | Import über externe Banking-Software | Täglicher automatischer Abruf im Rechenzentrum | — |
| AVV (Art. 28 DSGVO) | In der App, Annahme per Klick – inkl. Verpflichtung nach § 203 StGB | Auf Anfrage beim Anbieter | Auf Anfrage beim Anbieter | Auf Anfrage beim Anbieter | Auf Anfrage beim Anbieter |
| Datenexport beim Wechsel | Vollständiger Export jederzeit selbst – alle Daten als Dateien plus lesbare Akte je Klient | Laut Anbieter-Angaben werden beim Import zu Karedo u. a. Vergütungsanträge und Vermögensdaten nicht übernommen | Exportfunktionen im Programm | Exportfunktionen im Programm | Exportfunktionen im Programm |
| Kostenlos testen | 30 Tage, ohne Zahlungsdaten | 30 Tage, ohne Zahlungsdaten | Demoversion auf Anfrage | Auf Anfrage | Demoversion verfügbar |
Stand: August 2026. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren öffentlichen Preis- und Funktionsseiten; „—“ heißt: keine öffentliche Angabe gefunden. Preise und Funktionen können sich ändern – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter. Ohne Gewähr.
Stark: Das Programm aus der Kooperation mit dem Berufsverband der Berufsbetreuer, mit sehr großem Funktionsumfang – von der Fallverwaltung bis zur Büro- und Finanzübersicht.
Grenzen: Klassisches Windows-Desktop-Programm: Es läuft auf dem PC, auf dem es installiert ist. Für den Kontoabruf wird eine externe Banking-Software benötigt.
Stark: Einer der dienstältesten Anbieter am Markt, Betrieb im deutschen Rechenzentrum, Kontoumsätze werden täglich automatisch abgerufen.
Grenzen: Der Zugriff läuft als Remote-App über eine Terminalserver-Verbindung – das fühlt sich anders an als eine Browser- oder Desktop-Anwendung und ist an Windows gebunden.
Stark: Bewährte Windows-Lösung mit detaillierten Statistiken und Auswertungen, seit vielen Jahren am Markt.
Grenzen: Desktop-Programm für Windows; Mac nur über Umwege. Der Status von Vergütungsanträgen wird von Hand gepflegt.
Stark: Moderne Browser-Oberfläche auf allen Geräten, KI-Textentwürfe, eBO als integriertes Modul und ein kostenloser Wechselservice von Butler 21.
Grenzen: Der Preis wächst mit der Fallzahl, und die Module summieren sich: Wer eBO und Banking nutzt, liegt deutlich über dem Grundpreis. Alle Preise netto – als umsatzsteuerbefreiter Betreuer zahlst du die MwSt. obendrauf, ohne sie zurückzuholen.
Stark: Browser-Software mit einem Preis, der sich nie ändert – egal ob 10 oder 90 Betreuungen. Vergütung nach aktuellem Rechtsstand inklusive Wohnformwechsel und Übernahme-Staffel, Berichte auf den amtlichen NRW-Vordrucken, und der Abgleich des eigenen Geschäftskontos: Zahlungen der Justizkasse werden am Aktenzeichen erkannt.
Grenzen: Der eBO-Direktversand ist noch in Arbeit, Kontoumsätze kommen per Datei-Import statt automatischem Abruf, und KI-Funktionen gibt es bewusst nicht – Klientendaten gehen bei uns an kein KI-System.
Die meisten Anbieter weisen Preise netto aus und verkaufen eBO, Banking oder Zusatznutzer als Module. Als Berufsbetreuer bist du umsatzsteuerbefreit (§ 4 Nr. 16 UStG) – die Mehrwertsteuer auf deine Software holst du dir also nicht als Vorsteuer zurück, sie ist echter Aufwand. Vergleiche deshalb immer: Grundpreis plus alle Module, die du wirklich brauchst, mal 1,19.
Staffelpreise nach Fallzahl wirken am Anfang günstig. Rechne aber aus, was du bei 40, 60 oder 80 Betreuungen zahlst – und ob ein Staffelsprung mitten im Jahr kommt.
Du verarbeitest Gesundheits- und Finanzdaten deiner Betreuten. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist die Nutzung einer Cloud-Software mit Echtdaten ein Verstoß – und zwar deiner, nicht der des Anbieters. Prüfe auch die Liste der Unterauftragsverarbeiter in der Datenschutzerklärung: Dort steht, welche Dienste deine Daten wirklich sehen.
Bekommst du beim Anbieterwechsel alle Daten wieder – Akten, Dokumente, Vergütungshistorie, Fristen? Teste den Export in der Testphase. Was der Export nicht enthält, tippst du beim nächsten Programm neu.
Leg in der Testphase einen realistischen Fall an und erstelle einen kompletten Vergütungsantrag und einen Bericht. Ob eine Software zu dir passt, entscheidet sich an den Dokumenten, die beim Gericht landen – nicht an der Startseite.
Das hängt von deiner Situation ab. Arbeitest du fest am Windows-PC und willst maximalen Funktionsumfang, sind die etablierten Desktop-Programme stark. Willst du im Browser auf allen Geräten arbeiten, bleiben Karedo und BetreuungOne. Ab dort entscheiden Preisstruktur, Fachtiefe bei Vergütung und Berichten sowie der Umgang mit deinen Daten. Ehrliche Antwort eines Anbieters: Teste beide – mit einem echten Fall.
Zwischen rund 19 € und über 100 € im Monat – je nach Anbieter, Fallzahl und gebuchten Modulen (eBO, Banking, Zusatznutzer). Achte darauf, ob Preise netto oder inklusive Mehrwertsteuer angegeben sind: Als umsatzsteuerbefreiter Betreuer zahlst du die MwSt., ohne sie zurückzuholen. BetreuungOne kostet 45 € im Monat inklusive MwSt., unabhängig von der Zahl der Betreuungen.
Auf den Datenexport des alten und den Datenimport des neuen Programms: Was nicht übernommen wird – oft Vergütungshistorie, Aktennotizen oder Dokumente – musst du neu erfassen oder verlierst es. Kläre das vor der Kündigung, nicht danach, und exportiere vollständig, solange dein Zugang läuft.
Ja. Seit dem 01.01.2024 müssen Berufsbetreuer elektronisch erreichbar sein (§ 173 Abs. 2 ZPO). In NRW ist der Vergütungsantrag BS 53 seit dem 01.07.2026 sogar nur noch elektronisch einreichbar. Die Einrichtung dauert – kümmere dich darum unabhängig von der Softwarewahl.
Leg eine Betreuung an, rechne eine Vergütung, erstelle einen Bericht – und vergleiche die Dokumente, die dabei herauskommen. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.
BetreuungOne kostenlos testenOder erst die Zahlen prüfen: zum Vergütungsrechner