Betreuungssoftware im Vergleich

Karedo, butler (butler 21), BdB at work, BT-Professional, PersonalClientCare und BetreuungOne nebeneinander: Preise inkl. MwSt., Laufzeit, eBO, Kontoabruf und der Weg wieder hinaus.

Kurz gesagt

BetreuungOne kostet 45 € im Monat inkl. MwSt. – bei 10 wie bei 90 Betreuungen. Die anderen Programme in diesem Vergleich kosten für einen Betreuer ohne Zusatzmodule bis zu 70 € im Monat inkl. MwSt., bei mehr als 80 Betreuungen auch darüber; eines nennt keinen öffentlichen Preis, drei binden dich zwölf Monate.

Fester Preis bei jeder Fallzahl, komplett im Browser, monatlich kündbar – in diesem Vergleich bringt das nur BetreuungOne zusammen.

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Wir sind selbst Anbieter. Alle Angaben zu anderen Programmen stammen von deren öffentlichen Preis- und Funktionsseiten, Stand 24.09.2026 (Preise am 20.10.2026 erneut bestätigt), Nettopreise mal 1,19 gerechnet – eine Auswahl, kein vollständiger Marktüberblick. Die Einzelangaben stehen unten je Anbieter und in der Tabelle – prüf sie nach.

Was kostet welche Betreuungssoftware?

Eine Auswahl bekannter Programme für Berufsbetreuer, kein vollständiger Marktüberblick. Alle Beträge im Monat, inklusive Mehrwertsteuer: Die meisten Anbieter schreiben netto – als Berufsbetreuer bist du in der Regel umsatzsteuerbefreit und zahlst die 19 % mit. Den Nettopreis nennen wir in Klammern. Stand 24.09.2026, Preise am 20.10.2026 erneut bestätigt; maßgeblich sind die Preisseiten der Anbieter, ohne Gewähr.

Was kostet BetreuungOne?

45 € · mit Kontoabruf 64 € · alles inkl. MwSt. · im Browser · monatlich kündbar

BetreuungOne kostet 45 € im Monat inkl. MwSt. – unabhängig davon, ob du 10 oder 90 Betreuungen führst. Darin stecken Akte, Fristen, die Vergütung nach VBVG mit Antrag auf dem amtlichen Vordruck für NRW (BS 53) oder Bayern, alle Pflichtberichte, über 30 Briefvorlagen, Dokumentenablage, Termine aufs Handy, die KI für Urkunden, Beschlüsse und Briefe und bis zu 300 Seiten Post-Sortierung im Monat. Verfahrens- und Nachlasspflegschaften rechnest du im selben Tarif ab, ohne Zusatzmodul. Dazu buchbar: der automatische Kontoabruf für 19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar. Keine Einrichtungsgebühr, kein Jahresvertrag, keine Verbandsmitgliedschaft.

Offen gesagt: Per eBO versenden kann die App nicht – Vergütungsanträge kommen als ERV-taugliche PDFs heraus, die du über dein eigenes eBO einreichst. Gebaut ist sie für den einzelnen Berufsbetreuer, ohne Mehrbenutzer-Zugang; amtliche Vordrucke füllt sie für NRW und – beim Vergütungsantrag – für Bayern aus, für andere Länder nicht.

Stark: Ein Preis, der nicht an deiner Fallzahl hängt, komplett im Browser, monatlich kündbar – und mit der Bankanbindung Kontoumsätze deiner Betreuten und deines Geschäftskontos in der Regel jede Nacht in der Akte, Zahlungen der Justizkasse am Aktenzeichen erkannt.

Deine Daten gehören dir: Akten in Frankfurt am Main, AVV öffentlich lesbar – und den kompletten Export lädst du jederzeit selbst als ZIP, ohne uns fragen zu müssen.

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Was kostet BdB at work?

47,01 € (Verband 31,54 €) inkl. MwSt. · 12 Monate Laufzeit · Windows-Programm, Mac nur per Virtualisierung

BdB at work kostet 47,01 € im Monat inkl. MwSt. je Nutzer (39,50 € netto); Mitglieder von BdB e.V., BGT e.V. oder Der Paritätische zahlen 31,54 € (26,50 € netto) – BetreuungOne: 45 € inkl. MwSt., ohne Verbandsmitgliedschaft, monatlich kündbar. Eine Staffel nach Fallzahl nennt die Preisseite nicht. Der Mietvertrag läuft zwölf Monate und verlängert sich um ein Jahr. Das eBO kommt über eBO.connect desselben Herstellers: 39,87 € im Monat (33,50 € netto), ohne Einrichtungsgebühr, zwölf Monate Laufzeit. Kontoumsätze werden aus einer zusätzlich zu beschaffenden Online-Banking-Software importiert.

Stark: Seit 1999 in Kooperation mit dem BdB e.V.; Mehrbenutzerbetrieb mit Rechteverwaltung; 60 Tage Test ohne Anmeldung.

Was kostet BT-Professional?

34,51 € (Verband 29,75 €) inkl. MwSt. · 12 Monate, Kündigung 3 Monate vorher · Windows-Programm

BT-Professional kostet 34,51 € im Monat inkl. MwSt. je Betreuer (29 € netto), Klienten und Arbeitsplätze unbeschränkt; Mitglieder von BVfB e.V. und BVEB e.V. zahlen 29,75 € (25 € netto) – BetreuungOne: 45 € inkl. MwSt., im Browser, monatlich kündbar. Der Vertrag läuft zwölf Monate, verlängert sich um zwölf Monate und ist drei Monate vor Ablauf zu kündigen. Der automatische Kontoabruf läuft über StarMoney Business (BT-Professional Edition) für 6,55 € im Monat (5,50 € netto), sonst Datei-Import; das eBO über die Outlook-Erweiterung procilon proTECTr für 22,55 € im Monat (18,95 € netto) plus 267,75 € Einrichtung (225 € netto). Windows-Programm, am Mac laut Hersteller mit Parallels.

Stark: Öffentliche Preisliste mit festem Preis je Betreuer; Statistiken mit Excel-Export; 120 Tage Test.

Was kostet butler (butler 21)?

Preis auf Anfrage · mindestens 12 Monate · Remote-App, laut AGB offiziell Windows 10/11

butler (butler 21) hat keinen öffentlichen Preis: Der Hersteller prosozial macht ein individuelles Angebot, Miete je Nutzer, netto – BetreuungOne nennt seinen Preis öffentlich: 45 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar. Bekannt ist die Vertragsform: mindestens zwölf Monate, danach drei Monate Kündigungsfrist zum Monatsende. Öffentlich ist auch der eBO-Preis: 23,68 € im Monat (19,90 € netto) je Postfach, die Einrichtung richtet sich nach einer nicht öffentlichen Preisliste. Der Bankabruf über Nacht läuft im Programm selbst, ohne Zusatzsoftware. butler läuft als Remote-App aus dem Rechenzentrum des Anbieters; offiziell unterstützt sind laut AGB Windows 10 und 11. Ein Testzugang ist nicht ausgeschrieben; bei Vertragsende gibt der Anbieter die Daten kostenpflichtig heraus. Wer den Preis wissen will, fragt an – was du dabei fragen solltest, steht in der Checkliste unten.

Stark: Laut Anbieter seit 1995 am Markt; Betrieb im Rechenzentrum des Anbieters; Kontoumsätze über Nacht ohne Zusatzsoftware; eBO integriert.

Was kostet Karedo?

Bei 60 Betreuungen 70,21 €, mit Kontoabruf 92,82 € · BetreuungOne 45 €, mit Kontoabruf 64 € · alles inkl. MwSt.

Karedo kostet je nach Klientenzahl 22,61 €, 34,51 € oder 70,21 € im Monat inkl. MwSt. – BetreuungOne: 45 € inkl. MwSt. bei jeder Fallzahl. Die Stufen bei Karedo: 19, 29 oder 59 € netto bis 10, 40 und 80 Klienten; ab 80 Fällen laut Preisseite „1 € je Klient in 10er Schritten wählbar“ (netto). Der automatische Kontoabruf ist ein Add-on für 22,61 € im Monat (19 € netto), Abruf einmal täglich; das eBO-Postfach kostet 34,51 € im Monat (29 € netto) je Postfach. Karedo läuft im Browser und ist monatlich kündbar, mit 14 Tagen zum Monatsende. Den Datenexport erstellt der Anbieter auf Anfrage, spätestens zwei Wochen vor Vertragsende anzufordern.

Stark: Browser-Software für PC, Mac, Tablet und Smartphone; KI-Funktionen in allen Tarifen; eBO im Programm; monatlich kündbar.

Was kostet PersonalClientCare?

47,59 € inkl. MwSt. · Laufzeit: keine öffentliche Angabe · Windows/macOS-Programm + Apps

PersonalClientCare kostet 47,59 € im Monat inkl. MwSt. je Betreuerlizenz (39,99 € netto), unabhängig von Klienten- und Bankzugangszahl – der automatische Kontoabruf ist enthalten (BetreuungOne: 45 € inkl. MwSt., Verfahrens- und Nachlasspflegschaft ohne Zusatzmodul; der Kontoabruf kommt als Modul für 19 € inkl. MwSt. dazu). Module kosten extra, zum Beispiel Verfahrenspflege 5,94 € im Monat (4,99 € netto); das eBO als Zusatzmodul 29,73 € (bis 50 Versandnachrichten) oder 45,15 € im Monat (24,98 € bzw. 37,94 € netto), 11,89 € (9,99 € netto) als Brücke zu einem vorhandenen eBO. Das Programm läuft auf Windows und macOS mit Full-HD-Bildschirm, dazu Apps für Tablet und Smartphone; die Daten liegen in der Telekom-Cloud. Eine Vertragslaufzeit nennt die Website nicht; der erste Monat ist kostenlos.

Stark: Pauschalpreis mit Bankabruf; eBO im Programm; eigene Apps für Tablet und Smartphone; Daten in Telekom-Rechenzentren in Deutschland.

Schieb den Regler. Der Preis bleibt stehen.

Bei Staffelpreisen springt der Monatspreis mit jeder Stufe. Bei uns nicht – probier es mit deiner Fallzahl.

Betreuungen
45,00 €im Monat inkl. MwSt.

Beim Schieben ändert sich eine Zahl nicht: der Preis.

Das sind rechnerisch 1,00 € je Betreuung im Monat, inkl. MwSt.

Bei 45 Betreuungen fallen im Jahr 45 Jahresberichte und bis zu 180 Vergütungsanträge an – bei Abrechnung alle drei Monate. Die Fristen dafür legt BetreuungOne selbst an, im Preis enthalten.

Monatlich kündbar. Kontoauszüge als Datei (CSV, CAMT/XML, ZIP) einlesen ist im Tarif enthalten – der automatische Abruf kommt als Zusatzmodul dazu, wenn du ihn willst.

Ohne Zahlungsdaten · endet automatisch

Rechenbeispiel, nur unser Preis: 45 € Grundtarif und 19 € Bankanbindung, jeweils im Monat inkl. MwSt.; ein Jahresbericht je Betreuung und Jahr, höchstens vier Vergütungsanträge je Betreuung und Jahr. Was die anderen Programme bei 10 und 60 Betreuungen kosten, steht gleich darunter in der Tabelle.

Software für Berufsbetreuer: alle sechs auf einen Blick

BetreuungOneBdB at workBT-Professionalbutler (butler 21)KaredoPersonalClientCare
Läuft aufBrowser – Windows-PC, Mac, Tablet; nichts installierenWindows-Programm, auch im Netzwerk oder auf dem Terminalserver; Mac nur über eine Windows-Virtualisierung, unterwegs Teilzugriff per BrowserWindows-Programm, netzwerk- und terminalserverfähig; Mac mit Parallels; optional Zugriff per Browser vom Tablet oder Handy (MOBILE)Remote-App aus dem Rechenzentrum des Anbieters, laut Anbieter auf PC, Tablet und Smartphone; offiziell unterstützt laut AGB: Windows 10/11Browser – PC, Mac, Tablet, SmartphoneWindows und macOS (Full-HD-Bildschirm vorausgesetzt), dazu Apps für Tablet und Smartphone; Daten in der Telekom-Cloud
Preismodell45 € / Monat inkl. MwSt. – unabhängig von der Zahl der Betreuungen. Automatischer Kontoabruf als Zusatzmodul 19 € / Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar. KI-Post-Sortierung bis zu 300 Seiten im Monat inklusive; darüber 250 Seiten für 8 € inkl. MwSt. (Einmalkauf ohne Abo, nur im laufenden Monat, bei Bedarf mehrmals).Je Nutzer 39,50 € / Monat, jede weitere Lizenz 21 €; für Mitglieder von BdB e.V., BGT e.V. und Der Paritätische 26,50 € (weitere 15 €) – netto zzgl. MwSt.Je Betreuer 29 € / Monat, Klienten und Arbeitsplätze unbeschränkt, weitere Betreuer 14,50 €; für Mitglieder von BVfB e.V. und BVEB e.V. 25 € (weitere 12,50 €) – netto zzgl. MwSt.Individuelles Angebot, keine öffentliche Preisliste; Miete je Nutzer, nettoNach Klientenzahl: 19 € (bis 10), 29 € (bis 40), 59 € (bis 80); ab 80 Fällen laut Preisseite „1 € je Klient in 10er Schritten wählbar“; weitere Nutzer je 29 € – netto zzgl. MwSt.Betreuerlizenz 39,99 € / Monat, unabhängig von der Zahl der Klienten und Bankzugänge; Mitarbeiterlizenz 29,99 €; Zusatzmodule, z. B. Verfahrenspflege 4,99 € – netto zzgl. MwSt.
VertragslaufzeitMonatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr – auch das Zusatzmodul monatlich12 Monate, verlängert sich automatisch um ein Jahr12 Monate, verlängert sich automatisch um 12 Monate (Kündigung 3 Monate vorher)Mindestens 12 Monate, danach 3 Monate Kündigungsfrist zum MonatsendeMonatlich kündbar (14 Tage zum Monatsende)—
Beispiel: 10 Betreuungen45,00 € im Monat inkl. MwSt.47,01 € im Monat (39,50 € netto + MwSt.); Verbandsmitglieder 31,54 € inkl. MwSt.34,51 € im Monat (29 € netto + MwSt.); Verbandsmitglieder 29,75 € inkl. MwSt.—22,61 € im Monat (19 € netto + MwSt.)47,59 € im Monat (39,99 € netto + MwSt.)
Beispiel: 60 Betreuungen45,00 € im Monat inkl. MwSt. – unverändert47,01 € im Monat inkl. MwSt. – Preis je Nutzer, keine Staffel nach Fallzahl genannt (Verbandsmitglieder 31,54 € inkl. MwSt.)34,51 € im Monat inkl. MwSt. – unverändert (Verbandsmitglieder 29,75 € inkl. MwSt.)—70,21 € im Monat (59 € netto + MwSt.)47,59 € im Monat inkl. MwSt. – unverändert
KontoumsätzeAutomatischer Abruf in der Regel jede Nacht über den Kontoinformationsdienst BANKSapi (von der BaFin beaufsichtigt), für Banken und Sparkassen in Deutschland – Konten deiner Betreuten und dein Geschäftskonto; Zahlungen der Justizkasse werden am Aktenzeichen erkannt und Anträge als bezahlt vorgeschlagen. Zusatzmodul 19 € / Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar. Datei-Import (CSV, CAMT/XML, ZIP) im Tarif enthaltenKein eigener Abruf – Import aus einer zusätzlich zu beschaffenden Online-Banking-Software (z. B. SFirm)Über StarMoney Business (BT-Professional Edition, optional 5,50 € / Monat netto) werden Umsätze automatisch übernommen; alternativ Datei-ImportAutomatischer Abruf über Nacht (HBCI/FinTS) direkt im Programm – keine Zusatzsoftware nötigAdd-on „Onlinebanking“: automatischer Abruf einmal täglich, 19 € / Monat netto; MT940-Datei-Import möglichAutomatischer Abruf, laut Anbieter bei allen deutschen Banken – im Lizenzpreis enthalten
eBO (elektronisches Postfach)Kein Versand aus der App – Vergütungsanträge kommen als ERV-taugliche PDFs heraus, zum Einreichen über dein eigenes eBO; Anleitung in der AppÜber eBO.connect desselben Herstellers: 33,50 € / Monat netto, ohne Einrichtungsgebühr, 12 Monate Laufzeit; Versand direkt aus BdB at workÜber procilon proTECTr eBO (Erweiterung für Outlook): 18,95 € / Monat netto + 225 € Einrichtung nettoIntegriert: 19,90 € / Monat netto je Postfach, ohne Nachrichtenlimit; Einrichtungsgebühr laut nicht öffentlicher PreislisteIntegriertes Add-on: 29 € / Monat netto je Postfach – Senden und Empfangen in KaredoIntegriertes Zusatzmodul: 24,98 € / Monat netto (bis 50 Versandnachrichten) oder 37,94 € (unbegrenzt); 9,99 € als Brücke zu einem vorhandenen eBO
AVV (Art. 28 DSGVO)Öffentlich lesbar (betreuung-one.de/avv), Annahme per Klick in der App – inkl. unserer eigenen GeheimhaltungspflichtMuster-AVV öffentlich als PDFKeine öffentliche Fassung gefundenLaut Anbieter inklusive; Vertragstext nicht öffentlichKeine öffentliche Fassung gefundenKeine öffentliche Fassung gefunden
Daten beim WechselDu bringst deine Klienten selbst mit, schon in der Testphase: Klientenliste aus Excel oder dem alten Programm kopieren und einfügen oder als CSV-Datei einlesen und in einer Tabelle prüfen; oder die KI liest deine Bestellungsurkunden oder Beschlüsse (bis zu 40 je Durchgang), du bestätigst jede Akte. Hinaus: vollständiger Export jederzeit selbst – alle Daten als Dateien plus lesbare Akte je KlientExport je Fall (in eine andere BdB-at-work-Installation) und Listen nach Excel/CSVListen und Statistiken nach Excel, Adressen nach Outlook; Datenübernahme aus anderer Software kostenlos bei VertragsschlussListen nach Excel; bei Vertragsende Herausgabe durch den Anbieter (Datenbank als Access-Datei, Dokumente als ZIP), kostenpflichtig; Umstiegsservice mit DatenübernahmeExport durch den Anbieter auf Anfrage, maschinenlesbar – spätestens zwei Wochen vor Vertragsende anfordern; kostenlose Datenübernahme ab Tarif ProfessionalKostenlose Übernahme aus Butler21, BdB at work, BT-Professional und PleSoft; zum Export keine öffentliche Angabe
Kostenlos testen30 Tage, ohne Zahlungsdaten – endet automatisch; Post-Sortierer im Test enthalten60 Tage, ohne Anmeldung und ohne Zahlungsdaten – im Test ohne Abrechnung, Druck eingeschränkt120 Tage, Download nach RegistrierungKein Testzugang ausgeschrieben – Beratung und Angebot auf Anfrage30 Tage, bis 10 KlientenErster Monat kostenlos

Stand: September 2026. Eine Auswahl von Programmen für Berufsbetreuer, kein vollständiger Marktüberblick. Die Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren öffentlichen Preis- und Funktionsseiten, abgerufen am 24.09.2026, Preise am 20.10.2026 erneut bestätigt; Bruttobeträge sind Nettopreise × 1,19, kaufmännisch gerundet; „—“ heißt: keine öffentliche Angabe gefunden. Preise und Funktionen können sich ändern – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter. Ohne Gewähr. Unsere eigenen Angaben: Stand 20.10.2026.

Worauf du beim Vergleich wirklich achten solltest

1

Rechne den Gesamtpreis – brutto.

Die meisten Anbieter weisen Preise netto aus und verkaufen eBO, Banking oder Zusatznutzer als Module. Als Berufsbetreuer bist du in der Regel umsatzsteuerbefreit (§ 4 Nr. 16 UStG) – die Mehrwertsteuer ist für dich echter Aufwand. Rechne: Grundpreis plus alle Module, die du wirklich brauchst, mal 1,19.

Bei uns: Der Preis steht schon brutto da – 45 € im Monat inkl. MwSt., mit Kontoabruf 64 €.

2

Frag, was der Preis bei 40, 60 oder 80 Betreuungen macht – und wie lange du gebunden bist.

Staffelpreise nach Fallzahl wirken am Anfang niedrig. Rechne aus, was dein Büro in zwei Jahren zahlt, und schau auf die Laufzeit: Manche Verträge laufen zwölf Monate und verlängern sich von selbst.

Bei uns: Der Preis bleibt bei jeder Fallzahl gleich, und du kannst monatlich kündigen – probier es oben am Regler aus.

3

Verlange den AVV, bevor du Echtdaten eingibst.

Du verarbeitest Gesundheits- und Finanzdaten deiner Betreuten. Liegen sie beim Anbieter – in dessen Cloud oder Rechenzentrum –, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; ohne ihn verstößt du selbst als Verantwortlicher – unabhängig davon, was der Anbieter versäumt hat.

Bei uns: Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht öffentlich auf betreuung-one.de/avv und wird in der App per Klick geschlossen – mit unserer eigenen Geheimhaltungspflicht. Deine Akten liegen in Frankfurt am Main, verschlüsselt und täglich gesichert. Nutzt du die Bankanbindung, liegen die abgerufenen Kontodaten zusätzlich bei BANKSapi. Deine Bank-Zugangsdaten gibst du ausschließlich im Anmeldeformular von BANKSapi ein – wir sehen und speichern sie nie. Dein Konto schützt du auf Wunsch mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Die KI ist optional; nutzt du sie, verlassen die Angaben eines Aufrufs Frankfurt. Zum Training werden deine Eingaben nicht verwendet. Werbe-Tracker gibt es auf unserer Website nicht – deshalb auch kein Cookie-Banner.

4

Prüfe den Weg hinaus, bevor du hineingehst.

Bekommst du beim Anbieterwechsel alle Daten wieder – Akten, Dokumente, Vergütungshistorie, Fristen – und zwar selbst, oder nur auf Anfrage beim Anbieter? Teste den Export in der Testphase.

Bei uns: Den kompletten Export lädst du jederzeit selbst herunter – als ZIP, schon im Test, ohne uns fragen zu müssen.

5

Teste mit einem echten Vorgang – und einem echten Kontoauszug.

Leg in der Testphase einen realistischen Fall an, erstelle einen Vergütungsantrag und lade einen Kontoauszug hoch. Ob eine Software zu dir passt, entscheidet sich an den Dokumenten, die beim Gericht landen, und daran, ob die Zahlen von allein an der richtigen Stelle stehen – nicht an der Startseite.

Bei uns: 30 Tage, ohne Zahlungsdaten und neben deinem laufenden Vertrag. Den Kontoauszug liest du als Datei ein – oder du buchst die Bankanbindung schon im Test dazu, für 19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar.

30 Tage kostenlos testenPrüf die fünf Punkte selbst – ohne Zahlungsdaten, der Test endet von selbst.

Die ausführliche Checkliste mit Brutto-Rechenweg und den Schritten für einen Wechsel ohne Datenverlust steht im Ratgeber: Betreuungssoftware wechseln.

Drei Momente, in denen du es merkst

Quartalsende. Die Anträge sind fällig.

Jede Akte kennt ihren Rhythmus – 3, 6 oder 12 Monate – und zeigt dir, was jetzt abrechenbar ist. Der BS 53 füllt sich aus der Akte: Dauer, Wohnform, Vermögen, bei übernommenen Betreuungen die Staffel nach § 9 Abs. 2 VBVG. Du prüfst, lädst das PDF herunter und reichst es über dein eBO ein. Droht eine Verfallfrist nach § 15 Abs. 3 VBVG, warnt dich die Akte vorher.

Dienstag, 7:40 Uhr. Die Justizkasse hat gezahlt.

Über Nacht sind die Umsätze deines Geschäftskontos angekommen. Die Zahlung trägt das Aktenzeichen der Akte – BetreuungOne erkennt es und schlägt den Antrag als bezahlt vor. Ein Klick. Mit der Bankanbindung läuft das in der Regel jede Nacht; ohne liest du den Kontoauszug als Datei ein – die Erkennung ist dieselbe.

Abends. Der Post-Stapel.

Die Tagespost als ein Scan – die KI teilt den Stapel in Briefe und schlägt je Brief Klient, Ablage und Frist vor. Du gehst die Vorschläge durch; abgelegt wird erst auf deinen Klick. Antworten? Aus dem Eingang direkt in den Brief-Assistenten, das Schreiben als Grundlage. Bis zu 300 Seiten im Monat sind im Tarif – auch im Test.

Alles, was die KI vorschlägt, bleibt Vorschlag, bis du bestätigst. Du schaltest sie in deinem Konto frei – oder lässt es.

Zusatzmodul · 19 € im Monat inkl. MwSt.

Kontoumsätze kommen über Nacht. Überweisen bleibt bei deiner Bank.

Kontostände und Umsätze der Konten deiner Betreuten – und deines Geschäftskontos – stehen in der Regel morgens in den Akten. Du buchst das Modul selbst in deinem Konto unter „Bankzugänge“, auch schon im Test: 19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar.

Was ankommt.

Kontostände und Umsätze, Abgleich in der Regel jede Nacht – maßgeblich bleiben die Kontoauszüge deiner Bank. In der Akte laufen sie als Einnahmen und Ausgaben für Rechnungslegung und Vermögensverzeichnis mit; Zahlungen der Justizkasse erkennt die App am Aktenzeichen und schlägt den Antrag als bezahlt vor.

Wer abruft.

Die BANKSapi Technology GmbH aus München, ein von der BaFin beaufsichtigter Kontoinformationsdienst. Deine Bank-Zugangsdaten gibst du ausschließlich im Anmeldeformular von BANKSapi ein – BetreuungOne sieht und speichert sie nie.

Nur lesen.

Überweisungen gibt es in der App nicht. Alle 90 bis 180 Tage verlangt deine Bank eine erneute Freigabe; dafür legt dir die App rechtzeitig eine Frist an, erledigt mit wenigen Klicks über „Jetzt erneuern“.

Ohne Modul.

Kontoauszüge als CSV, CAMT/XML oder ZIP hochladen bleibt im Tarif enthalten – mit derselben Erkennung der Justizkasse am Aktenzeichen.

Der Abruf läuft über das Online-Banking deiner Bank oder Sparkasse in Deutschland und hängt von ihr und von BANKSapi ab – ob deine Bank dabei ist, erfährst du beim Verbinden. Vor dem ersten Verbinden fragt dich die App einmal Name, Anschrift und Geburtsdatum ab, weil BANKSapi seine Nutzer benennen können muss.

30 Tage kostenlos testenDas Modul buchst du erst, wenn du es willst.

So wechselst du – ohne dein altes Programm vorher zu kündigen

Die größte Sorge beim Wechsel ist nicht der Preis, sondern der Umzug. So läuft er bei uns – während dein altes Programm weiterläuft.

1

Testkonto anlegen – neben dem laufenden Vertrag

Dein Jahresvertrag läuft noch? Lass beides laufen – um bei BetreuungOne anzufangen, musst du nichts kündigen. Der Test dauert 30 Tage, verlangt keine Zahlungsdaten und endet von selbst.

2

Klienten mitbringen

Du bringst deine Klienten selbst mit, schon in der Testphase. Klientenliste aus dem alten Programm oder aus Excel markieren und einfügen, oder als CSV-Datei einlesen: Daraus entsteht in BetreuungOne eine Tabelle, eine Zeile je Klient, die du prüfst, bevor du anlegst. Oder du lädst die Bestellungsurkunden oder Beschlüsse hoch, als PDF oder Foto: Die KI liest bis zu 40 je Durchgang aus und legt jede Akte als Vorschlag an – du prüfst und bestätigst. Die Standardfristen setzt die App dabei selbst. Mit kommt der Name – und, wenn deine Liste es enthält, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Anschrift, Amtsgericht und Beginn der Betreuung.

3

Einen echten Vorgang durchspielen – dann erst kündigen

Rechne eine Vergütung, lade einen Kontoauszug hoch und vergleiche die PDFs mit denen aus deinem alten Programm. Kündige das alte erst, wenn dein erster Antrag aus BetreuungOne beim Gericht war. Offen gesagt: Dokumente, Vermögensstände und alte Vergütungsanträge aus einem anderen Programm kommen nicht automatisch mit – exportiere dort vorher alles, solange dein Zugang läuft. Alte Dokumente ziehst du per Drag & Drop in die Jahres-Ordner der Akte.

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Ohne Zahlungsdaten · endet automatisch · dein altes Programm läuft weiter. Lieber gemeinsam? Wir gehen den Anfang mit dir durch – 45 Minuten, kostenlos.

Häufige Fragen

Welche Betreuungssoftware ist die beste?

Die, mit der dein Rechtspfleger nichts zu beanstanden hat und die dich nicht bindet, wenn dein Büro sich ändert. Vier Fragen entscheiden das: Steigt der Preis mit deiner Fallzahl? Wie lange bist du gebunden? Läuft die Software auf deinen Geräten – auch am Mac oder Tablet? Und bekommst du deine Daten jederzeit selbst wieder heraus? BetreuungOne beantwortet alle vier so: 45 € im Monat inkl. MwSt. bei jeder Fallzahl, monatlich kündbar, komplett im Browser, kompletter Export als ZIP. Ob die Dokumente deinem Gericht passen, siehst du nur am echten Fall – deshalb 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.

Was kostet Betreuungssoftware im Monat?

Die Programme in diesem Vergleich kosten für einen Betreuer ohne Zusatzmodule je nach Anbieter, Fallzahl und Verbandsmitgliedschaft bis zu 70 € im Monat inkl. MwSt., bei mehr als 80 Betreuungen auch darüber; ein Anbieter nennt keinen öffentlichen Preis. eBO-Postfach, automatischer Kontoabruf und weitere Nutzer kosten meist als Module extra – die Beträge stehen in den Absätzen je Anbieter und in der Tabelle. Achte darauf, ob ein Preis netto steht: Als umsatzsteuerbefreiter Betreuer zahlst du die 19 % mit. BetreuungOne kostet 45 € im Monat inkl. MwSt. bei jeder Fallzahl, der automatische Kontoabruf 19 € im Monat inkl. MwSt. dazu – beides monatlich kündbar.

Was kostet butler (butler 21)?

Der Hersteller prosozial veröffentlicht für butler (butler 21) keinen Preis: Er erstellt ein individuelles Angebot je Nutzer, netto, mit mindestens zwölf Monaten Laufzeit und danach drei Monaten Kündigungsfrist zum Monatsende. Öffentlich ist nur das eBO-Modul mit 23,68 € im Monat inkl. MwSt. (19,90 € netto) je Postfach; der Bankabruf über Nacht läuft im Programm selbst, ohne Zusatzsoftware. Wer den Preis wissen will, fragt an – und fragt am besten gleich nach dem Gesamtpreis brutto mit allen Modulen, der Laufzeit und dem Weg hinaus (siehe Checkliste). Zum Vergleich: BetreuungOne nennt seinen Preis öffentlich – 45 € im Monat inkl. MwSt. bei jeder Fallzahl, monatlich kündbar, 30 Tage kostenlos testbar.

Welche Betreuungssoftware rechnet auch Verfahrens- und Nachlasspflegschaften ab?

Bei BetreuungOne gehört beides zum selben Tarif, ohne Zusatzmodul. Du erfasst jede Tätigkeit mit Datum, Dauer, Kilometern und Auslagen; daraus entsteht der Vergütungsantrag als PDF – bei der Verfahrenspflegschaft mit den Sätzen nach § 3 VBVG und ohne Umsatzsteuer, bei der Nachlasspflegschaft mit dem Stundensatz, den du beantragst, und 19 % Umsatzsteuer oder als Kleinunternehmer, bei mittellosem Nachlass mit den Sätzen nach § 3 VBVG aus der Staatskasse. Reicht der Nachlass nur zum Teil, rechnet die App die Aufteilung zwischen Nachlass und Staatskasse nach dem Rechenweg des BGH. Den Stundensatz beim Nachlass bestimmt das Nachlassgericht.

Läuft BetreuungOne auch auf dem Mac?

Ja. BetreuungOne läuft im Browser – auf dem Mac genauso wie auf dem Windows-PC oder dem Tablet, ohne Windows-Virtualisierung, ohne Installation und ohne Updates. Du meldest dich an und arbeitest los; Termine und Fristen kommen auf Wunsch in den Apple- oder Google-Kalender deines Handys. Auf welchen Geräten die anderen Programme in diesem Vergleich laufen, steht in der Tabelle in der Zeile „Läuft auf“.

Am Ende entscheidet der echte Fall.

Leg eine Betreuung an, rechne eine Vergütung, lade einen Kontoauszug hoch – und vergleiche die Dokumente. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten, neben deinem laufenden Vertrag – der Test endet von selbst. Wenn du bleibst: 45 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Betreuungen.

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Oder erst die Zahlen prüfen: Vergütungsrechner · Betreuervergütung 2026 · Fristen für den Vergütungsantrag · eBO für Berufsbetreuer