BetreuungONE UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer David Sadlowski
Bielefelder Straße 151 A · 33818 Leopoldshöhe · Deutschland
E-Mail: support@betreuung-one.de
BetreuungOne ist eine Software für rechtliche Betreuerinnen und Betreuer, Verfahrenspflegerinnen und -pfleger sowie Nachlasspflegerinnen und -pfleger. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um diese Software bereitzustellen und anzubieten; dazu gehören auch die Terminbuchung (Ziffer 4a) und unsere WhatsApp-Gruppen (Ziffer 9c) sowie unsere Auftritte bei Instagram und LinkedIn (Ziffer 9d). Alle Daten, die Sie in der Software erfassen, werden auf Servern in Frankfurt am Main (EU) gespeichert und verschlüsselt übertragen; was die Anwendung zusätzlich im Browser Ihres Geräts bereithält, steht unter Ziffer 11. Wir verkaufen keine Daten, setzen keine Werbe-Tracker ein und verwenden keine Marketing-Cookies – deshalb gibt es hier auch kein Cookie-Banner.
Diese Website wird über Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) ausgeliefert. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Vercel technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie Browser-Informationen (Server-Logs). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vercel ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Zur Reichweitenmessung nutzen wir Vercel Web Analytics. Dieses Verfahren arbeitet ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Nachverfolgung; IP-Adressen werden nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Über unsere Buchungsseite können Sie einen Termin für die persönliche Einrichtungshilfe vereinbaren. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die gewählte Zeit und ein freiwillig angegebenes Anliegen. Zweck ist die Vereinbarung und Durchführung dieses Termins; Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben sind für die Terminvergabe erforderlich – die Telefonnummer deshalb, weil wir Sie zum Termin anrufen, falls das Videogespräch bei Ihnen nicht zustande kommt; das Feld „Worum geht es?“ ist freiwillig.
Ihre Buchung wird in unserer Datenbank in Frankfurt am Main gespeichert. Die Bestätigungs- und Terminmails versenden wir über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (Resend, Inc.) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; die Nachricht an unser eigenes Postfach liegt bei unserem E-Mail-Anbieter IONOS. Nach Ihrer Bestätigung legen wir den Termin zusätzlich in unserem eigenen Kalender in BetreuungOne an.
Wir löschen nicht bestätigte Anfragen nach 30 Tagen und bestätigte Termine – samt des Kalendereintrags – 90 Tage nach dem Termin. Die E-Mails in unserem Postfach löschen wir spätestens nach zwölf Monaten. Ihre Angaben verwenden wir ausschließlich für diesen Termin; Werbung erhalten Sie darüber nicht. Einen gebuchten Termin können Sie jederzeit über den Link in Ihrer Bestätigungsmail absagen.
Den Termin selbst führen wir in einem Videoraum des Dienstes OpenTalk (OpenTalk GmbH, Berlin). Die Teilnahme erfolgt über einen Link im Browser; ein Konto oder eine Installation ist dafür nicht erforderlich. Verarbeitet werden der Anzeigename, den Sie selbst eintragen – ein Spitzname genügt –, Ihre IP-Adresse sowie Bild und Ton, solange Sie teilnehmen. Teilen Sie Ihren Bildschirm, wird dessen Inhalt an die übrigen Teilnehmenden übertragen. Kamera, Mikrofon und Bildschirmfreigabe schalten Sie jeweils selbst ein; ohne Ihr Zutun wird nichts übertragen.
Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Server von OpenTalk stehen in Deutschland; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir zeichnen die Gespräche nicht auf – weder Bild noch Ton noch die Bildschirmfreigabe. Möchten Sie kein Videogespräch führen, sagen Sie uns das einfach: Wir rufen Sie stattdessen unter der von Ihnen angegebenen Nummer an.
Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort (das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert) sowie berufsbezogene Angaben zur Konfiguration des Kontos. Zweck ist die Bereitstellung des Nutzerkontos und der Software; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. -anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gespeichert, bis das Konto gelöscht wird.
Wir schalten Anzeigen in der Google-Suche. Auf unserer Website ist dafür kein Code von Google eingebunden: Wir setzen keine Cookies und kein Zählpixel von Google, und Google erfährt von uns nicht, ob Sie sich nach einem Klick auf eine Anzeige registrieren. Was Google beim Ausspielen einer Anzeige und bei einem Klick darauf verarbeitet, verantwortet Google selbst (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); dafür gelten die Datenschutzhinweise von Google.
Damit wir sehen, ob sich eine Anzeige lohnt, führt sie auf eine Adresse mit einem festen Kennzeichen der Anzeige (etwa „?quelle=gads-marke“). Es ist für alle, die auf dieselbe Anzeige klicken, gleich und enthält keine Kennung Ihrer Person oder Ihres Klicks. Unsere Seiten hängen es an die Links zur Registrierung und Anmeldung an, ohne es in Ihrem Browser zu speichern. Registrieren Sie sich, speichern wir das Kennzeichen in unserer Datenbank, getrennt von Ihren Kontodaten (Ziffer 5); in Ihre Anmeldung im Browser (Ziffer 11) gelangt es nicht. Wir werten es nur zusammengefasst aus – etwa, wie viele Registrierungen über eine Anzeige kamen und wie viele davon später ein Abonnement abschließen – und geben es nicht weiter.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Wirkung unserer Werbung zu messen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen das Kennzeichen 24 Monate nach Ihrer Registrierung, mit Ihrem Konto auch früher. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine kurze Nachricht an support@betreuung-one.de genügt, dann löschen wir das Kennzeichen sofort.
Alle in der Anwendung erfassten Daten und hochgeladenen Dokumente werden bei Supabase (Supabase Inc.) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (AWS-Region eu-central-1) gespeichert. Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt, die Datenbank wird täglich gesichert. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Zugriff ist technisch strikt getrennt: Jedes Nutzerkonto kann ausschließlich auf die eigenen Daten und Dokumente zugreifen (Row Level Security und private Speicherbereiche).
Nutzerinnen und Nutzer von BetreuungOne können in der Anwendung Daten der von ihnen betreuten Personen erfassen, darunter auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten). Für diese Daten ist der jeweilige Betreuer bzw. die jeweilige Betreuerin datenschutzrechtlich verantwortlich; BetreuungOne verarbeitet sie ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil des Nutzungsvertrags; ihm wird bei der Registrierung ausdrücklich zugestimmt (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Inhaltlich werten wir diese Daten nicht aus.
Dasselbe gilt für Daten, die Nutzerinnen und Nutzer als Verfahrenspfleger (zur betroffenen Person) oder als Nachlasspfleger erfassen, etwa zu Erben und möglichen Erben, Nachlassgläubigern und -schuldnern, Vermietern und Bestattern. Angaben über Verstorbene fallen als solche nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 27), können aber zugleich Angaben über lebende Personen wie die Erben sein oder einer Schweigepflicht unterliegen (§ 203 Abs. 5 StGB); wir schützen sie mit denselben Maßnahmen.
Nutzerinnen und Nutzer können in ihren Konto-Einstellungen einen KI-Assistenten freischalten, der Brieftexte aus der Akte heraus fertig formuliert oder überarbeitet. Nur in diesem Fall werden je Aufruf die dafür erforderlichen Angaben aus der Akte der betreuten oder betroffenen Person bzw. des Erblassers (Stammdaten – Name, Geburtsdatum, Anschrift, Wohnform und Einrichtung, Gericht und Aktenzeichen, Beginn und gegebenenfalls Ende des Amtes, Aufgabenkreise, Einwilligungsvorbehalt, Vermögensstatus, Pflegegrad, Krankenkasse und Versichertennummer, Hausärztin oder Hausarzt –, Beteiligte, offene Fristen und Aufgaben, Termine, Betreffs bisheriger Schreiben; bei Nachlasspflegschaften zusätzlich Sterbedatum, letzte Anschrift und Wirkungskreis) sowie Empfänger und Auftrag – und auf Klick der Scan einer hinterlegten Bestellungsurkunde oder eines Beschlusses – an Anthropic, PBC (USA, Claude-API) übermittelt – auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln; die Eingaben werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht dauerhaft gespeichert. Ebenso kann der Assistent auf Klick einen Freitext-Abschnitt eines Berichts an das Betreuungsgericht (Anfangs-, Jahres- und Schlussbericht) aus Stichworten formulieren oder umformulieren. Übermittelt werden dafür der Zeitraum des Berichts, Aufgabenkreise und Wohnform der betreuten Person (bei einem Heim mit Namen der Einrichtung), die Stichworte und der Text des jeweiligen Feldes, im Jahresbericht zusätzlich das vom Betreuer selbst gesetzte Kreuz zu Ziffer 15 samt den Aufgabenbereichen, die er daneben einträgt, sowie, für den Abschnitt über die Kontakte, die Kalendereinträge des Zeitraums als geplante Termine; eine Aussage darüber, ob ein Termin stattgefunden hat, wird nicht übermittelt. Nach einer eigenen, gesonderten Bestätigung im Konto kann der Assistent außerdem gescannte Post sortieren: Dann wird auf Klick der Scan eines im Eingang abgelegten Briefs zusammen mit einer Zuordnungsliste aller Akten (Name, Geburtsdatum, bei Nachlasssachen Sterbedatum, Wohnort, Einrichtung, Gericht und Aktenzeichen, Kennungen) und aller Kontakte des Kontos (Name und Art, etwa Behörde, Arzt, Angehörige, Vermieter) übermittelt. Post enthält regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheits- und Sozialdaten) und Angaben Dritter. Der Vorschlag der KI zu einem Brief wird im Konto des Nutzers (Rechenzentrum Frankfurt) als Entwurf gespeichert, bis der Brief abgelegt oder verworfen wird. Nach derselben Bestätigung kann der Assistent ein Schreiben beantworten, das die Nutzerin oder der Nutzer im Brief-Assistenten hochlädt oder aus der Ablage wählt; dann wird dieser Scan zusammen mit den oben genannten Angaben der Akte übermittelt und bei uns nicht gespeichert. Ebenfalls nach dieser Bestätigung kann der Assistent auf Klick Unterlagen auslesen, die die Nutzerin oder der Nutzer zu einer Akte abgelegt hat: ein ärztliches Gutachten oder Zeugnis oder einen Sozialbericht der Betreuungsbehörde, auch im selben Scan wie der Beschluss, oder eine andere Unterlage aus der Ablage einer Akte, die mit der Akte abgeglichen werden soll (etwa einen Arztbrief). Dann wird nur dieser Scan samt Dateinamen übermittelt, ohne Angaben aus der Akte; er enthält regelmäßig Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO, etwa Diagnosen, Pflegegrad, Schwerbehinderung) und Angaben Dritter (etwa zu Angehörigen, Ärzten und Pflegediensten samt Kontaktdaten). Zweck ist allein, Diagnosen, Krankenkasse und Versichertennummer, Pflegegrad, Schwerbehinderung (Grad und Merkzeichen), Hausarzt und Kontaktpersonen als Vorschlag für die Akte zu erkennen – nach dieser Bestätigung auch aus einem Beschluss, der solche Angaben enthält –, dazu die Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Einrichtung, Gericht, Aktenzeichen), um das Dokument der richtigen Akte zuzuordnen. Weitere für die Betreuung wichtige Umstände (etwa eine Vorsorgevollmacht, Bedarf an Dolmetscher oder Hörhilfe, ein Klinikaufenthalt oder eine drohende Räumung) nennt der Assistent nur als Hinweis, der nicht in die Akte übernommen wird; Angaben zu Vermögen, Einkommen und Schulden werden für die Akte nicht vorgeschlagen. Der Vorschlag wird bei uns nicht gespeichert, und in die Akte kommt nur, was einzeln bestätigt wird. Wir speichern zu jedem Aufruf lediglich Zeitpunkt, Umfang und Kosten, nicht den Inhalt, und löschen diese Nachweise nach 24 Monaten. Die KI erstellt ausschließlich Entwürfe, die der Betreuer prüft und verantwortet; Fristen, Termine und Aufgaben aus Dokumenten sind Vorschläge und werden nur angelegt, wenn der Betreuer sie einzeln bestätigt. Ohne Freischaltung findet keine Übermittlung statt; die Freischaltung kann jederzeit widerrufen werden. Einzelheiten stehen in § 7 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Bei der Registrierung prüfen wir, ob das gewählte Passwort in bekannten Datenlecks enthalten ist (Dienst „Have I Been Pwned", api.pwnedpasswords.com). Dabei werden ausschließlich die ersten fünf Zeichen eines kryptografischen Hashes übertragen – niemals das Passwort selbst und kein vollständiger Hash. Ein Rückschluss auf das Passwort oder Ihre Person ist dadurch nicht möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Nutzerkonten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
System-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Sicherheitshinweise) versenden wir über den Dienst Resend (Region EU) unter der Absender-Domain betreuung-one.de. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse und Versandmetadaten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Nachrichten, die Sie uns über das Kontakt-, Kündigungs- oder Widerrufsformular oder direkt per E-Mail senden, gehen in unserem Postfach bei der IONOS SE (Deutschland) ein; dort verwalten wir auch die DNS-Einträge unserer Absender-Domain. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, eine freiwillig angegebene Rückrufnummer sowie der Inhalt Ihrer Nachricht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bitte senden Sie uns keine Daten betreuter Personen per E-Mail – dafür ist die Anwendung selbst da.
Der Quellcode der Anwendung liegt in einem privaten Repository bei der GitHub, Inc. (USA); von dort wird die Anwendung an unseren Hoster ausgeliefert. Daten von Nutzern oder betreuten Personen werden dorthin nicht übertragen. Wir führen GitHub der Vollständigkeit halber auf, weil es Teil unserer Auslieferungskette ist.
Für den fachlichen Austausch unter beruflich tätigen Betreuerinnen und Betreuern, Verfahrens- und Nachlasspflegern sowie Menschen, die gerade die Sachkunde erwerben, betreiben wir beim Messenger WhatsApp eine Gruppe. In einer zweiten Gruppe beantworten wir Fragen zu unserer Software und informieren über Neuerungen. Die Teilnahme ist freiwillig und kostenlos, setzt kein Konto bei BetreuungOne voraus und ist nicht Teil eines Vertrags mit uns. Sie treten über einen Einladungslink selbst bei; wir fügen niemanden ohne ausdrücklichen Wunsch hinzu. Verantwortlich ist die in Ziffer 1 genannte Gesellschaft.
Treten Sie einer Gruppe bei, sehen wir und alle anderen Mitglieder der Gruppe Ihre Telefonnummer und Ihren WhatsApp-Profilnamen. Je nach Ihren Einstellungen in WhatsApp sehen wir und die anderen Mitglieder auch Ihr Profilbild und Ihren Info-Text. Außerdem sehen wir alles, was Sie in der Gruppe schreiben oder teilen, und wann Sie beitreten oder austreten.
Wir nutzen diese Angaben, um die Gruppen zu betreiben: Beiträge moderieren, Fragen beantworten und Mitglieder bei Verstößen gegen die Gruppenregeln entfernen. In der Austauschgruppe verlinken wir gelegentlich passende Artikel aus unserem Ratgeber auf betreuung-one.de. Fragen und Neuigkeiten zu unserer Software gehören in die zweite Gruppe, der Sie freiwillig beitreten können. Wir übernehmen Ihre Nummer weder in unsere Software noch in eine Kunden- oder Werbeliste und schreiben oder rufen Sie nicht einzeln mit Werbung an. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, einen fachlichen Austausch zu ermöglichen, Fragen zu unserer Software zu beantworten und BetreuungOne bekannt zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Gruppen laufen über den Dienst WhatsApp der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, eines Unternehmens des Meta-Konzerns. WhatsApp verarbeitet Ihre Daten, etwa Telefonnummer, Geräte- und Nutzungsdaten, als eigener Verantwortlicher nach seinen Nutzungsbedingungen und seiner Datenschutzrichtlinie; soweit WhatsApp für unser Unternehmenskonto Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gelten dafür die Bedingungen von WhatsApp für Unternehmen zur Datenverarbeitung. Nachrichten sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp kann Daten an andere Unternehmen des Meta-Konzerns übermitteln, auch in die USA, und stützt sich dafür nach eigenen Angaben auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten stehen in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.
Bitte keine Daten betreuter Personen. Schreiben Sie in den Gruppen nichts, woran eine betreute oder betroffene Person, ein Erblasser oder Angehörige zu erkennen sind: keine Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Aktenzeichen oder Diagnosen und keine Fotos oder Bildschirmfotos von Beschlüssen, Briefen, Kontoauszügen oder aus der Software mit echten Daten. Die Gruppen sind nicht Teil der Software und nicht vom Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 7) erfasst. Für Fragen zu einer konkreten Akte nutzen Sie bitte den Support in der Software. Bemerken wir solche Angaben, löschen wir den Beitrag für alle, soweit WhatsApp das zulässt.
Ihre Beiträge bleiben im Gruppenverlauf, solange die Gruppe besteht, auch nach Ihrem Austritt, und wie in jedem Gruppenchat auf den Geräten der anderen Mitglieder. Admins können Beiträge nach Angaben von WhatsApp nur rund zwei Tage nach dem Senden für alle löschen; erreicht uns Ihre Bitte in dieser Zeit, löschen wir den Beitrag.
Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Werbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten in den Gruppen widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine kurze Nachricht an die Admins der Gruppe oder an die in Ziffer 1 genannte Adresse genügt. Sie können jede Gruppe jederzeit verlassen.
Beiträge in einer Gruppe erreichen immer alle Mitglieder. Einen Widerspruch können wir deshalb nur umsetzen, indem wir Sie aus der Gruppe entfernen. Im Übrigen gelten Ihre Rechte nach Ziffer 12.
Wir unterhalten Unternehmensauftritte bei Instagram und bei LinkedIn, um über BetreuungOne zu informieren und Anfragen zu beantworten, die uns dort erreichen. Für unsere Inhalte dort und für den Umgang mit Ihren Nachrichten an uns ist die in Ziffer 1 genannte Gesellschaft verantwortlich. Auf dieser Website sind beide Plattformen nur verlinkt (Symbole im Fuß der Seite); Inhalte, Schaltflächen oder Zählpixel der Plattformen binden wir nicht ein. An die Plattform gehen Daten erst, wenn Sie einen solchen Link anklicken oder die Plattform selbst aufrufen.
Besuchen Sie unsere Auftritte, sehen wir, was Sie dort für uns sichtbar tun: Ihren Profilnamen und Ihr Profilbild, Ihre Kommentare und Reaktionen (etwa „Gefällt mir“), ob Sie uns folgen und ob Sie uns in einem Beitrag erwähnen. Schreiben Sie uns eine Direktnachricht, sehen wir außerdem deren Inhalt und den Zeitpunkt. Was Ihr Profil darüber hinaus zeigt, bestimmen Sie in Ihren Einstellungen bei der Plattform. Die Plattformen stellen uns außerdem Statistiken über die Nutzung unserer Auftritte bereit, etwa Reichweite, Zahl der Aufrufe und eine Aufteilung der Besucher nach groben Merkmalen wie Land, Altersgruppe oder Branche. Diese Statistiken erhalten wir nur in zusammengefasster Form; auf einzelne Personen können wir daraus nicht schließen.
Wir nutzen diese Angaben, um Anfragen zu beantworten, auf Kommentare zu reagieren, unsere Auftritte zu pflegen und zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, über BetreuungOne zu informieren und Fragen dort zu beantworten, wo sie uns gestellt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); geht es in Ihrer Anfrage um einen Vertrag mit uns oder dessen Anbahnung, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Nachrichten liegen im Postfach der jeweiligen Plattform. Wir bewahren sie so lange auf, wie es für Ihr Anliegen und mögliche Rückfragen erforderlich ist. Bitte schreiben Sie uns über diese Plattformen keine Daten betreuter Personen – weder in Kommentaren noch in Direktnachrichten.
Betreiberin von Instagram ist für Nutzerinnen und Nutzer in der Europäischen Union die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; Betreiberin von LinkedIn ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Beide verarbeiten die Daten ihrer Mitglieder und Besucher – etwa Profil-, Geräte- und Nutzungsdaten, auch mithilfe von Cookies – als eigene Verantwortliche zu eigenen Zwecken. Darauf haben wir keinen Einfluss, und den Umfang kennen wir nicht im Einzelnen. Einzelheiten stehen in der Datenschutzrichtlinie von Meta und in der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.
Für die Statistiken über unsere Auftritte kommt eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit der jeweiligen Plattform in Betracht (Art. 26 DSGVO; für Facebook-Seiten entschieden vom Europäischen Gerichtshof, Urteil vom 5. Juni 2018 – C-210/16). LinkedIn hat dafür eine Vereinbarung veröffentlicht, das „Page Insights Joint Controller Addendum“: Danach sind LinkedIn Ireland und wir für diese Statistiken gemeinsam verantwortlich; LinkedIn übernimmt dafür die Pflichten aus der DSGVO, insbesondere die Information der Mitglieder und die Erfüllung ihrer Rechte (Art. 12 bis 22 DSGVO), und stellt uns nur zusammengefasste Daten bereit. Meta hat eine entsprechende Vereinbarung veröffentlicht, die „Seiten-Insights-Ergänzung bezüglich des Verantwortlichen“; sie betrifft ihrem Wortlaut nach Facebook-Seiten und nennt Instagram-Profile nicht. Auch bei Instagram haben wir keinen Einfluss darauf, welche Daten Meta für die Statistiken auswertet; wir erhalten nur das zusammengefasste Ergebnis.
Meta und LinkedIn können Daten auch in die USA und in andere Länder außerhalb der Europäischen Union übermitteln. Nach Angaben der Anbieter stützen sie sich dafür auf das EU-U.S. Data Privacy Framework, an dem die Meta Platforms, Inc. und die LinkedIn Corporation teilnehmen, und auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit unseren Auftritten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine Nachricht an die in Ziffer 1 genannte Adresse genügt.
Im Übrigen gelten Ihre Rechte nach Ziffer 12. Auskunft über die Daten, die eine Plattform über Sie gespeichert hat, und deren Löschung erreichen Sie am wirksamsten direkt bei der Plattform: Nur sie hat Zugriff auf diese Daten. Ihre Nachrichten an uns und Ihre Kommentare unter unseren Beiträgen löschen wir auf Ihren Wunsch, soweit die Plattform das zulässt.
Sie brauchen kein Konto bei Instagram oder LinkedIn, um uns zu erreichen: Über BetreuungOne informieren wir auch auf dieser Website, und für Fragen stehen Ihnen das Kontaktformular und unsere E-Mail-Adresse zur Verfügung (Ziffer 9a).
Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements, beim Kauf zusätzlicher Seiten für den Post-Sortierer und bei der Buchung des Zusatzmoduls Bankanbindung (Ziffer 10a) erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe"). Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten oder Bankverbindung) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur Angaben zum Status des Abonnements, des Zusatzmoduls und Ihrer Käufe (etwa Kauf- und Kundennummer, Zeitpunkt, Laufzeit und gekaufte Seitenzahl) sowie Name und E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; Grundlage sind die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Näheres in der Datenschutzerklärung von Stripe. Die kostenlose Testphase kommt ohne Zahlungsdaten aus; Zahlungsdaten fallen in der Testphase nur an, wenn Sie zusätzliche Seiten kaufen oder das Zusatzmodul Bankanbindung buchen.
Diese Ziffer gilt nur, wenn Sie das Zusatzmodul Bankanbindung buchen (AGB § 5b) und die Einrichtung in der Software bestätigen. Den Abruf von Kontoständen und Umsätzen der von Ihnen verwalteten Konten führt die BANKSapi Technology GmbH, Pettenkoferstr. 35, 80336 München, als Kontoinformationsdienst (Zahlungsinstitut unter Aufsicht der BaFin) in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung durch. Ihre Bank-Zugangsdaten (etwa Anmeldename, PIN und TAN) geben Sie ausschließlich im Formular von BANKSapi ein; wir erhalten und speichern sie nicht.
Von BANKSapi erhalten wir zu den von Ihnen freigegebenen Konten Kontobezeichnung, IBAN, Kontoinhaber, Salden und Umsätze und speichern sie in Ihren Akten (Rechenzentrum Frankfurt am Main). Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 7); Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei Daten betreuter Personen und weiterer Betroffener Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO i. V. m. §§ 1814 ff. BGB als Ihre Rechtsgrundlage.
BANKSapi muss seine Nutzer benennen können. Dafür halten wir Ihren Namen, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Geburtsdatum bereit und geben sie BANKSapi auf Anforderung zur Identifizierung seiner Nutzer weiter; bei Aufrufen in Ihrer Anwesenheit (etwa wenn Sie einen Bankzugang verbinden, erneuern, neue Konten abrufen oder trennen) übermitteln wir BANKSapi außerdem Ihre IP-Adresse, weil die Banken sie als Nachweis Ihrer Beteiligung verlangen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum bewahren wir bis fünf Jahre nach dem Ende unseres Vertrags mit BANKSapi auf. Ihre Bestätigungen zur Einrichtung protokollieren wir mit Zeitpunkt und Textfassung. Die Datenschutzhinweise von BANKSapi werden Ihnen im Anmeldeformular von BANKSapi angezeigt.
BetreuungOne setzt keine Cookies. Auch die Besucherstatistik (Ziffer 4) kommt ohne Cookies aus und legt nichts in Ihrem Browser ab. Damit die Anwendung funktioniert, hält sie aber einige Angaben im Speicher Ihres Browsers bereit („Local Storage“ bzw. „Session Storage“) – ausschließlich für den Betrieb der Anwendung, nicht für Werbung oder Analyse:
Anmeldung. Nach dem Login liegt Ihre Sitzung im Browser – die Zugangsschlüssel samt Ihrer Kontoangaben (u. a. Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Name) –, damit Sie angemeldet bleiben. Solange Sie sich nicht abmelden, bleibt sie bestehen, auch wenn Sie den Browser schließen. Beim Abmelden wird sie gelöscht, sofern dabei eine Verbindung zu unserem Server besteht.
Einstellungen und Hinweise. Die Anwendung merkt sich Anzeige-Einstellungen, etwa die Sortierung der Klientenliste oder ob ein Bereich der Akte aufgeklappt ist, und welche Hinweise Sie schon gesehen oder geschlossen haben. Diese Merker enthalten keine Inhalte aus Ihren Akten. Merker für Hinweise, die nach jeder Anmeldung einmal erscheinen, löscht die Anwendung in der Regel nach Ihrer nächsten Anmeldung; alle anderen bleiben, bis Sie sie in Ihrem Browser löschen. Während Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern, merkt sich der Browser die neue Adresse, bis Sie Ihre Kontoeinstellungen wieder öffnen, nachdem der Wechsel abgeschlossen oder hinfällig ist.
Zwischenstand eines Berichts. Die Assistenten für die Berichte an das Betreuungsgericht speichern Ihre Eingaben automatisch in Ihrem Konto (Rechenzentrum Frankfurt am Main). Bis der Server eine Eingabe bestätigt hat, liegt sie zusätzlich im Browser des Geräts, an dem Sie arbeiten. Dieser Zwischenstand enthält alle Eingaben des Berichts – Angaben zu der betreuten Person, etwa zu Gesundheit, Wohnsituation und Vermögen einschließlich der Rechnungslegung, und zu weiteren Beteiligten. Sobald der Server alle Eingaben bestätigt hat, wird er im Browser gelöscht – in der Regel wenige Sekunden nach Ihrer letzten Eingabe. Scheitert die Übertragung – etwa ohne Internetverbindung oder nach Ablauf Ihrer Anmeldung – oder schließen Sie die Seite vor der Bestätigung, bleibt er dort, bis die Übertragung nachgeholt ist: bei geöffneter Seite von selbst, sobald sie wieder möglich ist, sonst beim nächsten Öffnen dieses Berichts an diesem Gerät. Weicht er vom Stand in Ihrem Konto ab, bleibt er, bis Sie entschieden haben, welcher Stand gilt. Öffnen Sie den Bericht an diesem Gerät nicht wieder, bleibt er, bis Sie die Websitedaten löschen.
Übergangsweise können im Browser außerdem Berichtsentwürfe liegen, die bis zum 29. September 2026 nur dort gespeichert wurden. Beim nächsten Öffnen des jeweiligen Berichts an diesem Gerät wird ein solcher Entwurf in Ihr Konto übernommen und danach im Browser gelöscht. Liegt in Ihrem Konto schon ein Zwischenstand dieses Berichts, bleibt der Entwurf, bis Sie ihn laden oder löschen oder den Bericht erstellen. Öffnen Sie den Bericht an diesem Gerät nicht wieder, bleibt er, bis Sie die Websitedaten löschen.
Posteingang. Teilt der KI-Assistent einen Sammelscan in einzelne Briefe auf, hält der Browser das Ergebnis – die Seitenbereiche, je Brief Absender und ein kurzes Stichwort zum Inhalt sowie Hinweise der KI zur Aufteilung – bereit, bis Sie die Aufteilung bestätigt oder „Ist nur ein Brief“ gewählt haben, sonst in der Regel bis Sie den Browser-Tab schließen. So muss die Aufteilung nach einem Neuladen der Seite nicht noch einmal berechnet werden. Starten Sie aus dem Posteingang einen Kauf zusätzlicher Seiten, merkt sich der Browser außerdem Seitenzahl und Eingangsdatum der bereits hochgeladenen Briefe, ebenfalls in der Regel bis zum Schließen des Tabs. Wartet ein Kauf zusätzlicher Seiten noch auf die Zahlung, merkt sich der Browser die Kennung des Bezahlvorgangs, bis Sie nach Abschluss, Abbruch oder Verfall des Kaufs den Posteingang oder Ihre Kontoeinstellungen wieder öffnen.
Rechtsgrundlage. Das Speichern und Auslesen dieser Angaben ist unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Anwendung bereitstellen können; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ihre eigenen Daten verarbeiten wir dabei zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Angaben zu betreuten Personen gilt Ziffer 7.
Gemeinsam genutzte Geräte. Das Abmelden löscht Ihre Sitzung, nicht aber die übrigen hier genannten Angaben. Nutzen auch andere Personen dieses Gerät, achten Sie beim Verlassen eines Berichts darauf, dass der Berichts-Assistent „✓ Gespeichert“ anzeigt, und löschen Sie nach dem Abmelden die Websitedaten von betreuung-one.de in den Einstellungen Ihres Browsers. Unabhängig davon kann Ihr Browser selbst Kopien geöffneter Dokumente in seinem Zwischenspeicher (Cache) und Einträge in seinem Verlauf ablegen; beides löschen Sie ebenfalls in den Einstellungen Ihres Browsers. Heruntergeladene Dateien (etwa Berichte, Briefe oder ein Export) bleiben im Download-Ordner, bis Sie sie dort löschen. In einem privaten Fenster löscht der Browser all das – außer Downloads –, sobald Sie das letzte private Fenster schließen.
Seiten anderer Anbieter, zu denen Sie aus BetreuungOne gelangen – etwa die Bezahlseiten von Stripe (Ziffer 10) –, können eigene Cookies setzen; dafür gelten die Datenschutzhinweise dieser Anbieter.
Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür formlos an support@betreuung-one.de. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (ldi.nrw.de).
Wir sichern die Verarbeitung durch TLS-Verschlüsselung, strikte Zugriffstrennung auf Datenbankebene, private Speicherbereiche mit kurzlebigen Zugriffslinks und tägliche Backups ab. Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Beim Löschen eines Kontos oder einzelner Einträge werden auch die zugehörigen Dokumente aus dem Speicher entfernt.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Funktionsumfang von BetreuungOne oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: 21. Oktober 2026