Betreuungssoftware für Berufsbetreuer. Papierkram kann die KI.

Dein Test endet automatisch – Zahlungsdaten fragen wir dafür gar nicht erst ab. Wenn du weitermachen möchtest, geht es für 45 € im Monat inkl. MwSt. weiter, monatlich kündbar. Zahlungsdaten brauchst du im Test nur, wenn du etwas dazubuchst: die Bankanbindung (19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar) oder 250 Seiten Post für 8 € inkl. MwSt., falls dir 300 Seiten im Monat nicht reichen.

BetreuungOne ist für besonders sensible Daten gebaut: Deine Akten und Dokumente liegen verschlüsselt in Frankfurt am Main und werden täglich gesichert. Nutzt du die Bankanbindung, liegen die abgerufenen Kontodaten zusätzlich bei BANKSapi, dem von der BaFin beaufsichtigten Kontoinformationsdienst, der sie abruft. Dein Konto kannst du zusätzlich mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen. Der KI-Assistent ist optional – solange du ihn nicht freischaltest, geht nichts an die KI. Und deine Daten gehören dir: Jede Akte und dein gesamter Bestand lassen sich jederzeit als ZIP herunterladen.

Nein. BetreuungOne läuft im Browser – am PC, Laptop, Tablet oder Handy. Du meldest dich an und arbeitest los.

Ja. Du verbindest deinen Handy-Kalender einmalig mit BetreuungOne – Apple Kalender auf dem iPhone oder Google Kalender auf Android –, ohne neue App, ohne Aufpreis und ohne dass BetreuungOne Zugriff auf dein Apple- oder Google-Konto bekommt. Danach erscheinen Termine und Fristen dort von selbst; Google braucht dafür teils 12 bis 24 Stunden. Im Kalender stehen Termin, Uhrzeit, Ort und der Name deines Betreuten – wenn du das nicht möchtest, stellst du in den Einstellungen auf Kürzel wie „B. C.“ um. Die Daten fließen nur in eine Richtung: von BetreuungOne aufs Handy, nie umgekehrt. Trennen kannst du die Verbindung jederzeit in den Einstellungen.

Auf drei Wegen. Hast du eine Klientenliste, fügst du sie ein oder liest sie als CSV-Datei ein – BetreuungOne füllt daraus eine Tabelle, eine Zeile je Klient, die du prüfst, bevor du anlegst. Oder über die Bestellungsurkunde oder den Beschluss: Du legst das Dokument als PDF oder Foto ab, die KI liest Name, Geburtsdatum, Gericht, Aktenzeichen und Aufgabenkreise aus, und du prüfst und bestätigst – auch für bis zu 40 Dokumente in einem Durchgang. Einen einzelnen Klienten legst du mit dem Assistenten an. Bei Urkunde, Beschluss und Assistent werden die Standard-Fristen automatisch gesetzt.

Ja. Du bringst sie selbst mit, schon in der Testphase: als Klientenliste, die du einfügst oder als CSV-Datei einliest, oder aus deinen Bestellungsurkunden oder Beschlüssen, die die KI ausliest. Angelegt wird erst, was du bestätigst. Mit kommen die Stammdaten: der Name und – wenn deine Liste es enthält – Geburtsdatum, Aktenzeichen, Anschrift, Amtsgericht und Beginn der Betreuung. Dokumente, Vermögensstände und alte Vergütungsanträge kommen nicht automatisch mit. Dein altes Programm kannst du so lange weiterlaufen lassen, wie du willst.

Sie liest Bestellungsurkunden oder Beschlüsse aus und legt daraus die Akte als Vorschlag an, und sie schreibt Briefe aus der Akte heraus – auch als Antwort auf ein Schreiben, das du hochlädst; auf Wunsch überarbeitet sie deinen Text oder formuliert ihn in einfacher Sprache. Sie legt nichts von selbst an: Jeder Vorschlag bleibt ein Entwurf, bis du ihn bestätigst. Die KI ist optional – du schaltest sie in deinem Konto frei und kannst das jederzeit widerrufen. Sie läuft über Claude von Anthropic; dafür verlassen die Angaben eines Aufrufs Frankfurt. Zum Training werden deine Eingaben nicht verwendet. Briefe, Urkunden und bis zu 300 Seiten Post im Monat sind im Preis enthalten; für mehr Post kaufst du 250 Seiten für 8 € inkl. MwSt. nach.

Auf zwei Wegen. Im Tarif enthalten ist der Datei-Import: Du exportierst die Umsätze in deinem Online-Banking und legst die Dateien in BetreuungOne ab – jedes Konto wird an der IBAN erkannt, die Umsätze landen in der richtigen Akte. Bequemer geht es mit der Bankanbindung: Du verbindest dein Online-Banking einmal, danach kommen Kontostände und Umsätze der Konten deiner Betreuten und deines Geschäftskontos in der Regel jede Nacht von selbst – für Rechnungslegung, Vermögensverzeichnis und die Kontrolle deiner Vergütungseingänge. Deine Bank verlangt alle 90 bis 180 Tage eine erneute Freigabe – BetreuungOne legt dir dafür rechtzeitig eine Frist an. Den Abruf übernimmt BANKSapi, ein von der BaFin beaufsichtigter Kontoinformationsdienst, für Banken und Sparkassen in Deutschland; ob deine Bank dabei ist, erfährst du beim Verbinden. Deine Bank-Zugangsdaten gibst du ausschließlich im Anmeldeformular von BANKSapi ein – BetreuungOne sieht und speichert sie nie, und es ist ein reiner Lesezugriff: Überweisungen machst du weiter bei deiner Bank. Die Bankanbindung ist ein Zusatzmodul für 19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar; du buchst sie in deinem Konto unter „Bankzugänge“, auch schon in der Testphase.

Nur, was du selbst dazubuchst – und das sind genau zwei Dinge. Erstens die Bankanbindung: Kontostände und Umsätze kommen dann in der Regel jede Nacht von selbst in die Akten, als Zusatzmodul für 19 € im Monat inkl. MwSt., monatlich kündbar. Ohne das Modul liest du Kontoauszüge als Datei ein – das ist im Tarif enthalten. Zweitens Post, wenn du in einem Monat sehr viel davon hast. Der Post-Sortierer ist im Tarif enthalten: Du scannst deine Tagespost, die KI teilt den Stapel in Briefe und schlägt je Brief Klient, Ablage und Fristen vor – abgelegt wird erst auf deinen Klick. Enthalten sind bis zu 300 Seiten je Kalendermonat, auch in der Testphase; nicht verbrauchte Seiten verfallen zum Monatsende. Reicht das nicht, kaufst du direkt im Eingang 250 Seiten für 8 € inkl. MwSt. nach – einmalig, ohne Abo, nur für diesen Monat, bei Bedarf auch mehrmals. Extra kostet das, weil jede Seite durch die KI läuft. Alles Übrige gehört zum Tarif für 45 € im Monat inkl. MwSt., auch Briefe schreiben und Urkunden auslesen – und der Preis hängt nicht an deiner Fallzahl.

Ja, gern. Du kannst dir die Software unverbindlich vorstellen lassen, einen Blick hineinwerfen und deine Fragen stellen. Dafür brauchst du nichts vorzubereiten. Wenn du schon loslegen möchtest, helfen wir dir auch bei der Einrichtung: die ersten Bestellungsurkunden oder Beschlüsse einlesen, Fristen einrichten und Vergütungsdaten hinterlegen. Dafür kannst du eine Urkunde oder einen Beschluss als PDF oder Foto bereithalten. Wie deine Klienten hereinkommen, steht weiter oben – als Liste, die du einfügst, oder aus deinen Bestellungsurkunden oder Beschlüssen, die die KI ausliest. Auf betreuung-one.de/termin suchst du dir eine Zeit aus und bestätigst sie per Mail. Für den Termin nehmen wir uns 45 Minuten Zeit. Kostenlos und unverbindlich. Lieber schreiben? support@betreuung-one.de.

Alle, die das Betreuungsrecht verlangt: den Anfangsbericht mit Vermögensverzeichnis zu Beginn, Jahresbericht und Rechnungslegung im laufenden Jahr und beim Ende der Betreuung den Schlussbericht mit Schlussrechnung (bei Betreuerwechsel) oder die Vermögensübersicht (bei Tod oder Aufhebung). Für Schlussmitteilung und Sondermeldung ans Gericht liegen Briefvorlagen bereit.

Ja – mit den amtlichen Vordrucken für NRW und Bayern. Der Vergütungsantrag entsteht für Gerichte in NRW auf dem Vordruck BS 53 und für Gerichte in Bayern auf dem Formular der bayerischen Justiz, das dort ab 2027 vorgeschrieben ist; in anderen Ländern entsteht er auf dem Vordruck BS 53, vollständig ausgefüllt. Der Jahresbericht entsteht auf dem NRW-Vordruck BS 25. Du lädst am Ende ein fertiges PDF herunter. Wo das Gesetz kein Formular vorgibt, etwa beim Anfangsbericht oder beim Schlussbericht, folgt der Aufbau dem, was die Gerichte erwarten.

Ja. Jede Betreuung und jede Verfahrenspflegschaft hat einen Schalter: beruflich, ehrenamtlich oder Verfahrenspflegschaft. Bei einer ehrenamtlichen Betreuung erinnert BetreuungOne einmal im Jahr an die Aufwandspauschale nach § 1878 BGB und hält den Antrag ans Gericht bereit. Bei einer Verfahrenspflegschaft erfasst du deine Tätigkeiten mit Datum und Dauer, und daraus entsteht der Vergütungsantrag nach § 277 FamFG – mit den Stundensätzen nach § 3 VBVG, Fahrtkosten und Auslagen, ohne Umsatzsteuer; die Befreiung (§ 4 Nr. 16 UStG) nennt der Antrag. Die Vergütungsanträge stehen in einer Liste, mit Status und Zahlungseingang; die Aufwandspauschale beantragst du per Brief, und die Akte merkt sich, für welches Jahr du sie beantragt hast.

Ja. Beim Anlegen wählst du „Nachlasspflegschaft“ – die Akte führt dann den Erblasser, zuständig ist das Nachlassgericht. Du erfasst deine Tätigkeiten minutengenau mit Datum, Dauer, Kilometern und Auslagen. Zuerst sagst du, ob der Nachlass für deine Vergütung reicht. Reicht er, beantragst du deinen Stundensatz selbst; das Nachlassgericht bestimmt ihn im Einzelfall nach deinen nutzbaren Fachkenntnissen sowie Umfang und Schwierigkeit der Pflegschaft (§ 1888 Abs. 2 Satz 2 BGB), BetreuungOne gibt keinen Satz vor. Ist für deine Vergütung nichts mehr im Nachlass (mittellos), rechnet die App mit den festen Sätzen nach § 3 VBVG aus der Staatskasse. Ob du mit 19 % Umsatzsteuer oder als Kleinunternehmer abrechnest, legst du im Konto fest. Daraus entsteht der Antrag ans Nachlassgericht als PDF – mit Tätigkeitsaufstellung und, wenn du Umsatzsteuer ausweist, netto, Umsatzsteuer und brutto. Reicht der Nachlass, beantragst du nur die Festsetzung der Vergütung; Fahrtkosten und Auslagen machst du darin mit geltend, entnimmst sie aber selbst dem Nachlass. Reicht er nur zum Teil, trägst du im Antrag ein, was der Nachlass heute noch hat; führst du Konten in der Akte, ist das Feld mit ihren Guthaben vorbelegt. Die App teilt dann nach dem Rechenweg des BGH auf (IV ZB 8/23): zuerst dein Aufwendungsersatz, dann Stunden zu deinem Satz, soweit der Nachlass reicht, der Rest zum Satz nach § 3 VBVG gegen die Staatskasse. Der Antrag nennt beide Beträge, und unter „Vergütung“ steht jeder Teil als eigener Eintrag – so gleichst du die Entnahme aus dem Nachlass und die Zahlung der Justizkasse je für sich im Kontoauszug ab. Trägst du ein, wann du bestellt wurdest, und verwaltest du den Nachlass, erinnert dich die Akte an das Nachlassverzeichnis und an die jährliche Rechnungslegung; hakst du die Rechnungslegung ab, steht die des nächsten Jahres von selbst unter Fristen. Setzt das Nachlassgericht eigene Termine, verschiebst du die Frist. 90 Tage bevor der älteste offene Eintrag erlischt – nach 15 Monaten oder zu der Frist, die das Nachlassgericht bestimmt hat –, warnt dich die Akte.

Ja, monatlich – im Kundenportal in deinem Konto. Der Post-Sortierer gehört zum Tarif, und nachgekaufte Seiten sind ein Einmalkauf ohne Laufzeit. Hast du die Bankanbindung dazugebucht, kündigst du sie für sich, ebenfalls monatlich zum Ende des Abrechnungsmonats; nach dem Ende ruft BetreuungOne nichts mehr ab, die schon abgerufenen Umsätze bleiben in deinen Akten; kündigst du dein Abo, endet sie von selbst mit. Die Testphase endet ohnehin von selbst, wenn du nichts weiter unternimmst.