Verfahrenspfleger-Vergütung 2026: Stundensätze, Fahrtkosten, Fristen

Die Vergütung als Verfahrenspfleger läuft nicht über Monatspauschalen wie bei Berufsbetreuern, sondern nach Stunden. Seit dem 01.01.2026 gelten höhere Stundensätze, dazu kommen Fahrtkosten und ein neuer Zuschlag – und für jede einzelne Tätigkeit läuft eine eigene Ausschlussfrist. Hier steht, was du als berufsmäßiger Verfahrenspfleger in Betreuungs- und Unterbringungssachen abrechnen kannst – mit Beispielrechnung.

Wann wird ein Verfahrenspfleger überhaupt vergütet?

Das Gesetz geht vom Ehrenamt aus: Die Verfahrenspflegschaft wird unentgeltlich geführt, der Verfahrenspfleger bekommt dann nur seine Aufwendungen ersetzt (§ 277 Abs. 1 FamFG) – eine Aufwandspauschale, wie sie ehrenamtliche Betreuer bekommen, sieht die Vorschrift nicht vor. Berufsmäßig soll das Gericht nur bestellen, wenn keine geeignete ehrenamtliche Person bereitsteht (§ 276 Abs. 4 FamFG). Tut es das, muss es die Berufsmäßigkeit in der Bestellung feststellen (§ 277 Abs. 2 Satz 1 FamFG). Erst diese Feststellung öffnet den Weg zu Stundensatz und Aufwendungsersatz nach dem VBVG. Für Verfahrenspfleger in Unterbringungssachen gilt dasselbe (§ 318 FamFG).

Prüf deshalb jeden Bestellungsbeschluss sofort und sprich das Gericht an, wenn die Feststellung fehlt: Eine spätere Feststellung wirkt nicht auf die Bestellung zurück, sondern frühestens ab deinem Antrag (BGH, Beschluss vom 08.01.2014, XII ZB 354/13 – zum Betreuer ergangen, für Verfahrenspfleger gilt es entsprechend). Rückwirkend geht es nur, wenn die fehlende Feststellung eine offenbare Unrichtigkeit ist, die auch für Dritte erkennbar ist, und das Gericht den Beschluss deshalb nach § 42 FamFG berichtigt (BGH, Beschlüsse vom 29.01.2014, XII ZB 372/13, und vom 30.04.2014, XII ZB 190/13).

Stundensatz 2026: Was verdient ein Verfahrenspfleger pro Stunde?

Vergütet wird die aufgewandte und erforderliche Zeit, multipliziert mit dem Stundensatz aus § 3 Abs. 1 VBVG. Der Satz hängt davon ab, ob du besondere Kenntnisse hast, die für die Verfahrenspflegschaft nutzbar sind, und wo du sie erworben hast:

Hast du eine solche Ausbildung, wird vermutet, dass die Kenntnisse auch für die konkrete Verfahrenspflegschaft nutzbar sind – es sei denn, das Gericht bestimmt bei der Bestellung aus besonderen Gründen etwas anderes (§ 3 Abs. 2 VBVG). Neu seit 2026 ist der Zuschlag nach § 16 VBVG: Stellt das Gericht fest, dass eine Angelegenheit werktags zwischen 18 und 6 Uhr, samstags oder an Sonn- und Feiertagen wahrzunehmen ist, erhöht sich der Stundensatz für diese Angelegenheit um 25 Prozent (§ 16 VBVG). Ohne diese Feststellung gibt es den Zuschlag nicht.

Warst du über den Jahreswechsel 2025/2026 tätig, rechnest du in einem Antrag mit zwei Stundensätzen: bis zum 31.12.2025 mit dem alten, ab dem 01.01.2026 mit dem neuen (§ 19 VBVG).

Für die Betreuung selbst gilt ein anderes System – monatliche Fallpauschalen statt Stunden, siehe Betreuervergütung 2026. Auch Nachlasspfleger rechnen nach Stunden ab. Reicht der Nachlass, bestimmt das Nachlassgericht ihren Satz aber im Einzelfall, und außer bei Kleinunternehmern kommt Umsatzsteuer dazu – siehe Vergütung als Nachlasspfleger 2026.

Welche Fahrtkosten und Auslagen bekommt ein Verfahrenspfleger ersetzt?

Neben der Vergütung bekommst du deine erforderlichen Aufwendungen ersetzt (§ 4 Abs. 1 VBVG in Verbindung mit § 1877 Abs. 1 BGB). Für Fahrtkosten gilt die Regel für Sachverständige aus § 5 JVEG:

• Eigenes Auto: 0,42 € je gefahrenem Kilometer, dazu die regelmäßig anfallenden baren Auslagen, insbesondere Parkentgelte (§ 5 Abs. 2 JVEG).
• Bus und Bahn: die tatsächlichen Kosten, höchstens bis zur ersten Wagenklasse der Bahn (§ 5 Abs. 1 JVEG).
• Porto, Kopien, Telefon: wenn sie dem Verfahren konkret zugeordnet und einzeln aufgeschlüsselt sind.

Nicht ersetzt werden allgemeine Bürokosten – Miete, Personal, anteilige Telefon-Flatrates – und ebenso wenig Fachliteratur oder Fortbildungen. Auch Pauschalbeträge für Telefon und Porto sind nicht erstattungsfähig. Ein Sonderfall, vor allem für Anwälte: Dienste, die zu deinem Beruf gehören, kannst du statt nach Stundensatz als Aufwendung abrechnen (§ 4 Abs. 2 VBVG, § 1877 Abs. 3 BGB) – aber nur, wenn ein juristischer Laie in derselben Lage vernünftigerweise einen Anwalt hinzugezogen hätte (BGH, Beschluss vom 11.12.2019, XII ZB 276/19). Gespräche mit der betroffenen Person, die Auswertung von Gutachten und Anhörungstermine gehören nicht dazu; sie werden auch bei Anwälten nach Stundensatz vergütet.

Muss ein Verfahrenspfleger Umsatzsteuer berechnen?

Nach § 3 Abs. 1 Satz 3 VBVG wird Umsatzsteuer auf die Vergütung zusätzlich ersetzt, soweit du nicht Kleinunternehmer bist – dessen Umsätze sind seit 2025 steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Die Vorfrage ist aber, ob überhaupt welche anfällt:

• Seit dem 01.04.2024 sind Leistungen von Verfahrenspflegern, die nach §§ 276, 297, 298, 317 oder 419 FamFG bestellt sind, nach § 4 Nr. 16 Satz 1 Buchst. m UStG steuerfrei. Das Gesetz knüpft das an die Preise: Sie müssen behördlich genehmigt sein oder die genehmigten Preise nicht übersteigen; ist keine Preisgenehmigung vorgesehen, müssen sie unter den Preisen liegen, die umsatzsteuerpflichtige gewerbliche Unternehmen für entsprechende Leistungen verlangen.
• Für die Zeit davor hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass sich diese Verfahrenspfleger auf die Steuerbefreiung des EU-Rechts berufen können – auch als natürliche Person mit Gewinnabsicht (Urteil vom 25.11.2021, V R 34/19).
• Abwählen kannst du die Befreiung nicht; § 9 UStG sieht einen Verzicht für § 4 Nr. 16 UStG nicht vor. Kehrseite: Für Kosten, die du für steuerfreie Umsätze verwendest, entfällt der Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 2 UStG).

Bevor du also 19 % auf einen Antrag setzt, lass die Einordnung von deiner Steuerberatung prüfen. Ist die Leistung steuerfrei, gehört keine Umsatzsteuer auf den Antrag. BetreuungOne geht von dieser Befreiung aus: Der Verfahrenspfleger-Antrag weist keine Umsatzsteuer aus und nennt stattdessen § 4 Nr. 16 Satz 1 Buchst. m UStG.

Was ist die Pauschale nach § 277 Abs. 3 FamFG?

Statt nach Stunden kann das Gericht dir einen festen Geldbetrag zubilligen – wenn die erforderliche Zeit vorhersehbar ist und ihre Ausschöpfung durch dich gewährleistet ist. Die Formel steht im Gesetz: veranschlagte Stunden mal Stundensatz nach § 3 Abs. 1 VBVG, plus 4 € Aufwandspauschale je veranschlagter Stunde. Veranschlagt das Gericht vier Stunden bei einem Satz von 44 €, sind das 176 € plus 16 €, zusammen 192 €.

Der Vorteil: Zeit und eingesetzte Mittel musst du nicht nachweisen. Der Preis: Weitergehende Vergütung und Aufwendungen kannst du nicht verlangen – dauert es länger, trägst du das Risiko. Auch der Anspruch auf die Pauschale erlischt nach 15 Monaten (BGH, Beschluss vom 20.12.2023, XII ZB 258/23, noch zum alten Recht).

Beispielrechnung: Wie viel bekommt ein Verfahrenspfleger für ein Verfahren?

Eine Verfahrenspflegerin mit Hochschulabschluss (44 € je Stunde) wird im August 2026 in einer Betreuungssache bestellt, die Berufsmäßigkeit ist festgestellt. Sie erfasst:

Mit Kenntnissen aus einer Lehre (33 €) stünden 115,50 € Vergütung im Antrag, insgesamt 149,74 €. Gerechnet wird mit der tatsächlich erfassten Zeit: 210 Minuten sind 3,5 Stunden. Jede angefangene Stunde aufzurunden, ist nicht statthaft.

Welche Nachweise will das Gericht sehen?

Ein amtliches Formular ist für Verfahrenspfleger nicht vorgeschrieben: § 277 Abs. 4 FamFG verweist nur auf § 292 Abs. 1 und 5 FamFG, nicht auf die Formularpflicht in Absatz 6. Umso wichtiger ist eine saubere Aufstellung, denn geprüft wird, ob die Zeit tatsächlich angefallen und erforderlich war:

• Jede Tätigkeit einzeln mit Datum, Dauer und einem Stichwort zum Inhalt – Aktenstudium, Gespräch, Anhörung, Stellungnahme.
• Nur Zeit nach der Bestellung: Was du vor der Bekanntgabe aufgewendet hast, wird nicht vergütet – auch nicht auf Bitten des Gerichts.
• Nur deine eigene Arbeitszeit – und nicht die Zeit, die du für den Vergütungsantrag selbst brauchst.
• Kilometer je Fahrt und Belege für Auslagen wie Parkentgelte.

Du kannst die förmliche Festsetzung durch Beschluss beantragen (§ 292 Abs. 1 FamFG). Ohne Festsetzungsantrag wird im vereinfachten Verwaltungsweg ausgezahlt: § 292 Abs. 5 FamFG übernimmt dafür nur das Verfahren, das für die baren Auslagen von Zeugen gilt. Die Beträge selbst richten sich weiter nach dem VBVG und für Fahrtkosten nach § 5 JVEG. Wie du Schreiben elektronisch ans Gericht bringst, steht im Artikel eBO für Berufsbetreuer.

Wie lange kann ein Verfahrenspfleger seine Vergütung abrechnen?

Ansprüche auf Vergütung und Aufwendungsersatz erlöschen, wenn sie nicht binnen 15 Monaten nach ihrer Entstehung gerichtlich geltend gemacht werden (§ 2 Abs. 2 Satz 1 VBVG, über § 277 Abs. 2 FamFG). Der Haken: Der Anspruch entsteht mit jeder einzelnen Tätigkeit, nicht erst mit dem Ende des Verfahrens (BGH, Beschluss vom 28.05.2008, XII ZB 53/08). Für das Aktenstudium vom 03.08.2026 aus dem Beispiel muss der Antrag also spätestens am 03.11.2027 beim Gericht sein.

Fristwahrend ist ein bezifferter Antrag beim Gericht; Belege lassen sich nachreichen. Eine Wiedereinsetzung gibt es bei einer versäumten Ausschlussfrist nicht. Wie die Fristen für die Betreuervergütung laufen, steht im Artikel Vergütungsantrag: Diese Fristen gelten für Berufsbetreuer.

So geht es mit BetreuungOne

BetreuungOne rechnet Verfahrenspflegschaften in derselben App ab wie deine Betreuungen:

• Akte: Du stellst die Akte auf „Verfahrenspflegschaft“. Deine Stufe nach § 3 VBVG legst du einmal im Konto fest.
• Zeiterfassung: jede Tätigkeit mit Datum, Dauer, Kilometern und Auslagen; die Dauer tippst du als „1:30“, „1,5“ oder „90“. Gerechnet wird mit der erfassten Zeit – keine angefangene Stunde wird aufgerundet.
• Jahreswechsel: Jede Tätigkeit rechnet die App mit dem Satz ihres Tages – bis 31.12.2025 mit dem alten, ab 01.01.2026 mit dem neuen, je in einer eigenen Zeile.
• Antrag als PDF: mit Tätigkeitsaufstellung, Stundensatz und 0,42 € je Kilometer, ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf die Befreiung.
• Frist im Blick: 90 Tage, bevor der älteste offene Eintrag erlischt, warnt dich die Akte. Erloschene Einträge kommen nicht mehr in den Antrag, sie stehen in einer eigenen Klappe.
• In derselben Liste: Unter „Vergütung“ steht der Antrag neben den Vergütungsanträgen deiner Betreuungen – mit Status und Zahlungseingang.

Stand: 29. September 2026. Rechtsstand: §§ 276, 277, 292, 317, 318 FamFG; §§ 2, 3, 4, 16 und 19 VBVG in der Fassung des KostBRÄG 2025 (in Kraft seit 01.01.2026); § 1877 BGB; § 5 JVEG; § 4 Nr. 16 Satz 1 Buchst. m UStG. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Angaben ohne Gewähr.