Meldepflichten für Berufsbetreuer nach § 25 BtOG – was wann fällig ist

Als Berufsbetreuer hast du Pflichten nicht nur gegenüber dem Betreuungsgericht, sondern auch gegenüber deiner Stammbehörde – der Betreuungsbehörde, bei der du registriert bist. Welche Meldepflichten du ihr gegenüber hast und was wann fällig ist, regelt § 25 BtOG. Die Vorschrift ist kurz, hat aber eine verwinkelte Vorgeschichte, und daher stammt ein verbreiteter Irrtum: der falsche Meldetakt.

Welche Meldepflichten hast du gegenüber der Betreuungsbehörde?

Stammbehörde ist die Betreuungsbehörde, in deren Bezirk du deinen Sitz hast; hast du keinen Sitz, zählt dein Wohnsitz (§ 2 Abs. 4 BtOG). Sie hat dich registriert, und sie bleibt für alles zuständig, was die Registrierung betrifft. Das sind deine Pflichten ihr gegenüber:

Nicht verwechseln solltest du diese Meldungen mit den Pflichten gegenüber dem Gericht: Anfangs-, Jahres- und Schlussbericht gehen an das Betreuungsgericht und betreffen jeweils eine Betreuung (§ 1863 BGB) – was dort hineingehört, steht in unserem Artikel Jahresbericht in der Betreuung. Für die Vergütung laufen ebenfalls eigene Fristen, siehe Vergütungsantrag: Diese Fristen gelten für Berufsbetreuer.

Wie oft musst du an die Betreuungsbehörde melden?

Die Änderungen im Bestand deiner Betreuungen meldest du alle sechs Monate (§ 25 Abs. 1 Satz 1 BtOG). Einen Kalenderstichtag nennt das Gesetz nicht. Naheliegend ist die Rechnung ab der Registrierung, wie § 25 Abs. 2 BtOG sie für die Nachweise vorsieht – so verlangt es etwa auch das Merkblatt einer Kreis-Betreuungsbehörde. Gibt deine Behörde eigene Termine oder einen Vordruck vor, richte dich danach.

Warst du schon vor 2023 als Berufsbetreuer tätig, musstest du deine Registrierung bis Ende Juni 2023 beantragen (§ 32 Abs. 1 BtOG). Wurdest du daraufhin 2023 registriert, sind die Drei-Jahres-Nachweise 2026 zum ersten Mal fällig – und womöglich schon überfällig. Das Gesetz sagt nicht ausdrücklich, ob ab dem Registrierungsbescheid gerechnet wird oder ab dem 1. Januar 2023, dem Beginn der vorläufigen Registrierung (§ 32 Abs. 1 Satz 6 BtOG); im zweiten Fall war der Termin schon im Januar 2026. Hast du noch nichts eingereicht, hol es jetzt nach, und frag im Zweifel bei deiner Stammbehörde nach, ab welchem Datum sie rechnet.

Vier Monate, Quartal oder halbes Jahr: Welcher Meldetakt gilt?

Im Umlauf sind drei verschiedene Takte, und nur einer gilt. Der Regierungsentwurf zum BtOG sah vor, Änderungen „alle vier Monate“ zu melden; seine Begründung sprach sogar von einer quartalsweisen Mitteilung (BT-Drucksache 19/24445). So stand es 2021 auch im Bundesgesetzblatt. Noch bevor das BtOG am 1. Januar 2023 in Kraft trat, hat der Gesetzgeber den Takt aber auf sechs Monate verlängert – als Kompromiss zwischen dem Interesse der Behörden an aktuellen Zahlen und möglichst wenig Bürokratie für die Betreuer (BT-Drucksache 20/1888). Die Vier-Monats-Regel hat also nie gegolten.

Weil sie trotzdem noch in manchen Fachtexten und Schulungsunterlagen auftaucht, lohnt der Blick in den aktuellen Gesetzestext. Ebenfalls Geschichte ist die jährliche Mitteilung an die Betreuungsbehörde nach § 10 VBVG alter Fassung – mit der Zahl der Betreuungen, aufgeschlüsselt nach Wohnform, und dem im Jahr erhaltenen Geldbetrag. Sie ist mit der Reform zum 1. Januar 2023 entfallen.

Was gehört in die Halbjahresmeldung – und was nicht?

Mitzuteilen sind die Änderungen im Bestand: neu übernommene, abgegebene und beendete Betreuungen. Nach der Gesetzesbegründung übermittelst du dafür das gerichtliche Aktenzeichen und die Bezeichnung des Gerichts – und sonst nichts (BT-Drucksache 19/24445, S. 381).

• Gehört hinein: jede Übernahme, Abgabe und Beendigung, jeweils mit Aktenzeichen und Gericht.
• Muss nicht hinein: Erweiterungen oder Einschränkungen des Aufgabenkreises, die Anordnung eines Einwilligungsvorbehalts und Bestellungen als Verhinderungsbetreuer – das verlangt die Begründung ausdrücklich nicht.
• Darf nie hinein: Namen, Geburtsdaten oder Anschriften der Betreuten oder anderer Personen.

Manche Behörden haben eigene Vordrucke und fragen dort zusätzlich den aktuellen Gesamtbestand ab, manche auch freie Kapazitäten. Wozu das Ganze dient: Schlägt eine Betreuungsbehörde dich dem Gericht als Betreuer vor, muss sie die Anzahl und den Umfang deiner laufenden Betreuungen mitteilen (§ 12 Abs. 3 BtOG). Diese Zahl stammt aus deinen Meldungen an die Stammbehörde; schlägt dich eine andere Behörde vor, lässt sie sich die Angaben von dort übermitteln.

Musst du auch melden, wenn sich nichts geändert hat?

Der Wortlaut spricht nur von Änderungen – eine ausdrückliche Pflicht zur Nullmeldung steht nicht im Gesetz. Manche Behörden behandeln die Vorschrift in der Praxis aber als regelmäßige Meldung: Das Merkblatt einer Behörde verlangt sie turnusmäßig alle sechs Monate, der Vordruck einer anderen fragt den Bestand zu einem Stichtag ab. Unsere Empfehlung deshalb: Schick auch dann eine kurze Mitteilung, wenn sich im Halbjahr nichts getan hat, etwa „Im Zeitraum vom … bis zum … haben sich keine Änderungen im Bestand ergeben; Bestand zum Stichtag: 23 Betreuungen.“ Das kostet zwei Minuten und belegt, dass du deiner Pflicht nachgekommen bist.

Welche Änderungen musst du sofort melden?

Neben dem Halbjahrestakt gibt es Mitteilungen, die nicht warten dürfen. Unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern – meldest du alle Änderungen, die sich auf deine Registrierung auswirken können (§ 25 Abs. 1 Satz 1 BtOG). Gemeint sind vor allem Umstände, die deine Zuverlässigkeit nach § 23 Abs. 2 BtOG infrage stellen, und der Wegfall einer Registrierungsvoraussetzung:

• ein Berufsverbot oder vorläufiges Berufsverbot für die Tätigkeit als Betreuer,
• eine rechtskräftige Verurteilung wegen eines Verbrechens oder eines für die Betreuung relevanten vorsätzlichen Vergehens,
• ungeordnete Vermögensverhältnisse, etwa ein eröffnetes Insolvenzverfahren oder ein Eintrag im Schuldnerverzeichnis,
• der Verlust deiner Berufshaftpflichtversicherung (§ 23 Abs. 1 Nr. 3 BtOG).

Mitzuteilen sind außerdem Änderungen des zeitlichen Gesamtumfangs und der Organisationsstruktur deiner Betreuertätigkeit sowie ein Wechsel des Sitzes oder Wohnsitzes (§ 25 Abs. 1 Satz 2 BtOG); laut Gesetzesbegründung gehört auch eine neue Anschrift oder ein neuer Name dazu. Was zur Organisationsstruktur gehört, beschreibt § 11 BtRegV für den Registrierungsantrag: Mitarbeiter, Räumlichkeiten und Erreichbarkeit. Ändert sich daran später etwas – eine neue Bürokraft, andere Büroräume oder der Zusammenschluss mit Kollegen –, kann das meldepflichtig sein. Warte damit nicht bis zur nächsten Halbjahresmeldung: Das oben erwähnte Merkblatt verlangt auch diese Mitteilungen unverzüglich.

Verlegst du deinen Sitz – oder, wenn du keinen Sitz hast, deinen Wohnsitz – in den Bezirk einer anderen Behörde, wird diese deine neue Stammbehörde. Ihr zeigst du den Wechsel unverzüglich an (§ 28 Abs. 1 BtOG); die Registrierung wird dabei nicht erneut geprüft (§ 28 Abs. 2 BtOG). Und hat das Gericht – in der Regel der Vorstand des Amtsgerichts an deinem Sitz – deine Vergütungsstufe auf deinen Antrag festgestellt oder geändert (§ 8 Abs. 3 VBVG), teilst du der Stammbehörde das Ergebnis unaufgefordert mit (§ 25 Abs. 3 BtOG). Was die beiden Stufen bedeuten, erklärt unser Artikel Betreuervergütung 2026.

Welche Nachweise musst du alle drei Jahre vorlegen?

Ab der Registrierung legst du der Stammbehörde alle drei Jahre unaufgefordert vor (§ 25 Abs. 2 BtOG):

• ein aktuelles Führungszeugnis nach § 30 Abs. 5 BZRG. Es wird zur Vorlage bei einer Behörde beantragt und dieser unmittelbar übersandt – du bekommst es also nicht selbst zugeschickt,
• eine aktuelle Auskunft aus dem zentralen Schuldnerverzeichnis (§ 882b ZPO),
• eine Erklärung, ob ein Insolvenz-, Ermittlungs- oder Strafverfahren anhängig ist (§ 24 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 BtOG).

Unaufgefordert heißt: Die Behörde muss dich nicht erinnern. Was „aktuell“ bedeutet, lässt das Gesetz offen. Zur Orientierung: Beim Registrierungsantrag sollen Führungszeugnis und Schuldnerauskunft nicht älter als drei Monate sein (§ 24 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 und 2 BtOG). Plane beim Führungszeugnis einige Wochen Vorlauf ein, damit es rechtzeitig bei der Behörde ankommt.

Fortbildungen weist du ebenfalls der Stammbehörde nach (§ 29 BtOG), und zwar ohne gesetzlichen Stichtag. Einen jährlichen Versicherungsnachweis musst du dagegen nicht einreichen: Dein Versicherungsvertrag muss den Versicherer verpflichten, der Stammbehörde Kündigung, Beendigung oder eine den Schutz beeinträchtigende Änderung selbst anzuzeigen (§ 10 Abs. 3 BtRegV).

Was passiert, wenn du die Meldung versäumst?

Ein Bußgeld sieht das BtOG nicht vor. Die Folge kann aber deutlich härter sein: Die Stammbehörde widerruft die Registrierung, wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass du nicht mehr zuverlässig bist – und das ist in der Regel der Fall, wenn du beharrlich gegen die Pflichten aus § 25 verstößt (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 BtOG). Beharrlich meint mehr als eine einmal verspätete Meldung; die Gesetzesbegründung spricht von erheblichen und beharrlichen Verstößen. Kommt es zum Widerruf, trifft dich das gleich dreifach:

• Der Widerruf gilt bundesweit; die Behörde teilt ihn allen Betreuungsgerichten mit, bei denen du Betreuungen führst (§ 27 Abs. 4 BtOG).
• Das Betreuungsgericht hat dich dann als beruflichen Betreuer zu entlassen (§ 1868 Abs. 2 BGB).
• Für eine neue Registrierung fehlt es in den folgenden drei Jahren in der Regel an der Zuverlässigkeit (§ 23 Abs. 2 Nr. 3 BtOG).

Die Meldepflicht hängt also an deiner Registrierung – ob deine Behörde nachfragt, ändert daran nichts. Leicht wird die Halbjahresmeldung, wenn zu jeder Akte Aktenzeichen, Gericht, Beginn und Ende gepflegt sind: Dann ist sie eine Sache von Minuten.

Stand: 24. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 2, 12, 23–29 und 32 BtOG in der seit 1. Januar 2023 geltenden Fassung (Sechs-Monats-Takt durch Art. 7 des Gesetzes vom 24. Juni 2022, BGBl. I S. 959), §§ 10, 11 BtRegV, § 8 Abs. 3 und 4 VBVG, §§ 1863, 1868 BGB, § 30 Abs. 5 BZRG, § 882b ZPO; Gesetzesbegründung und Beratungen: BT-Drucksachen 19/24445, 20/1110 und 20/1888. Die Praxis der Betreuungsbehörden unterscheidet sich – im Zweifel gelten die Vorgaben deiner Stammbehörde. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.